Dürfen fremde Dokumente in unsere KI-Wissensdatenbank?

Das Problem

Ihr Betrieb möchte eine interne KI-Suche: Mitarbeitende stellen eine Frage und erhalten Antworten aus Handbüchern, Merkblättern, Normen und Fachartikeln. Technisch heisst das häufig RAG (Retrieval-Augmented Generation): Die KI sucht zuerst passende Textstellen in Ihren Dokumenten und formuliert daraus eine Antwort.

Dafür müssen die Dokumente in eine Datenbank. Sie werden kopiert, in Abschnitte zerlegt, indexiert und teils bei einem Dienstleister gespeichert. Das sind Vervielfältigungen. Bei eigenen Dokumenten ist das unproblematisch, bei fremden Handbüchern, gekauften Normen oder Verbandspublikationen nicht ohne Weiteres.

Hinzu kommt: Die KI gibt Auszüge wieder. Werden aus geschützten Texten wörtliche Stücke angezeigt oder weitergeben, ist auch das eine Nutzung des fremden Werks. Eine kurze Rechteprüfung vor dem Start vermeidet teure Überraschungen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erstellen Sie ein Dokumenteninventar. Listen Sie auf, was in die Wissensdatenbank soll: Titel, Herkunft, Format, Besitzer. Eine einfache Tabelle genügt.

1. Sortieren Sie nach Herkunft. Unterscheiden Sie eigene Dokumente, Unterlagen von Kundschaft oder Partnern, gekaufte Fachinhalte (Normen, Bücher, Abos) und frei verfügbare Inhalte. Jede Gruppe hat andere Regeln.

1. Prüfen Sie die Lizenz jedes fremden Dokuments. Suchen Sie in Kaufbedingungen, Lizenzverträgen oder Nutzungshinweisen nach Aussagen zu Vervielfältigung, Speicherung, Weitergabe und Nutzung mit KI. Viele Normen und Fachdatenbanken haben eigene Lizenzmodelle für den internen Gebrauch.

1. Beachten Sie den internen Gebrauch. Das Urheberrechtsgesetz (URG) erlaubt in Betrieben bestimmte Vervielfältigungen zur internen Information und Dokumentation. Diese Ausnahme hat Grenzen, vor allem bei ganzen Werken, und vertragliche Beschränkungen können vorgehen. Prüfen Sie den Einzelfall.

1. Fragen Sie die Rechteinhaber. Für wichtige Quellen schreiben Sie dem Verlag oder Herausgeber und fragen nach einer Lizenz für die interne KI-Nutzung. Manche haben dafür Zusatzangebote.

1. Legen Sie Regeln für die Antworten fest. Die KI soll Quellen nennen, nicht lange Passagen wörtlich ausgeben und bei fremden Inhalten auf das Original verweisen. Stellen Sie das in der Konfiguration oder im Systemauftrag ein.

1. Regeln Sie Zugriffe und Datenschutz. Nicht alle Mitarbeitenden dürfen alle Dokumente sehen. Prüfen Sie auch, ob Personendaten enthalten sind, und beachten Sie Zugriffsrechte in der KI-Wissensdatenbank.

1. Pflegen Sie das Inventar laufend. Notieren Sie Lizenzablauf und Änderungen. Entfernen Sie Dokumente, deren Rechte enden.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Rechte-Prüfliste für unsere interne KI-Wissensdatenbank.
Firma/Branche: [z. B. Gebäudetechnik in Chur].
Geplante Dokumente (Titel, Herkunft, Lizenz, soweit bekannt):
[Liste einfügen].
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Dokument, Herkunft
(eigen/fremd/frei), Lizenz bekannt (ja/nein), KI-Nutzung erlaubt
(ja/nein/unklar), Personendaten (ja/nein), Nächster Schritt,
Verantwortliche Person.
Markiere alle Zeilen, bei denen die Rechte vor der Aufnahme
geklärt werden müssen. Triff keine rechtlichen Aussagen,
die ich nicht selbst belegen kann.

Ergänzen Sie die Liste mit Ihren Dokumenten, und tragen Sie die Prüfergebnisse laufend in die Tabelle ein.

Wie gehen Sie mit welcher Dokumentart um?

Worauf Sie achten müssen

• Auszüge sind Nutzung: Zeigt die KI längere Passagen aus fremden Texten an, ist das eine Wiedergabe. Begrenzen Sie die Länge und verlangen Sie Quellenangaben.
• Weitergabe an Dienstleister: Wer die Wissensdatenbank bei einem Cloud-Anbieter betreibt, gibt die Dokumente an diesen weiter. Klären Sie Vertrag, Speicherort und Training.
• Datenschutz: Enthalten Dokumente Personendaten, gilt das Datenschutzgesetz (DSG). Mehr zu Pflichten lesen Sie in Das revidierte DSG und KI im KMU.
• Vertrauliches nicht vermischen: Geschäftsgeheimnisse und Kundenunterlagen gehören nicht in eine Datenbank, auf die alle zugreifen können.
• Antworten prüfen: Auch mit RAG kann die KI falsch zusammenfassen oder Aussagen erfinden. Verlangen Sie Fundstellen und kontrollieren Sie wichtige Antworten.
• Keine Rechtsberatung: Bei umfangreichen Fremdbeständen lohnt sich eine kurze Rechtsprüfung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Installationsbetrieb in Chur möchte seinen Monteuren eine Suche für Betriebsanleitungen, Normen und Merkblätter bereitstellen. Der Geschäftsführer will einfach alle PDFs im Ordner einlesen lassen.

Die Büroleiterin erstellt zuerst mit der Vorlage ein Inventar. Es zeigt: Rund die Hälfte sind eigene Arbeitsanweisungen. Die Herstellerhandbücher dürfen intern genutzt werden. Bei zwei gekauften Normen und einem Fachbuch ist unklar, ob die Lizenz KI-Nutzung erlaubt.

Der Betrieb nimmt zunächst nur eigene und geklärte Dokumente auf und fragt beim Normenverlag nach einer Lizenz. Die KI nennt bei jeder Antwort die Quelle und gibt nur kurze Auszüge aus. So startet die Suche ohne Rechteunsicherheit.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine interne KI-Suche planen, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Anwendungsfall klären, Pilot durchführen, Einsatzregeln festlegen und Prozesse sowie Schnittstellen dokumentieren. Das verbindet die technische Planung mit klaren Regeln für den Umgang mit Dokumenten und Daten.

Die rechtliche Prüfung einzelner Lizenzen gehört zu einer Fachperson für Urheberrecht. Ergänzend lesen Sie KI-Training mit firmeneigenen Inhalten.

Häufige Fragen

Darf ich fremde PDFs in einen Cloud-Dienst für Dokumentensuche laden?

Nur, wenn Lizenz und Vertrag das zulassen. Das Hochladen ist eine Vervielfältigung und eine Weitergabe an den Anbieter. Prüfen Sie die Bedingungen des Dokuments und des Dienstes.

Reicht es, wenn die KI nur sucht und nicht «lernt»?

Auch bei der Suche werden Texte kopiert, gespeichert und teilweise ausgegeben. Ob der Dienst mit Ihren Daten trainiert, ist eine zusätzliche Frage. Beides sollten Sie prüfen.

Was tun, wenn eine Lizenz fehlt?

Nehmen Sie das Dokument nicht auf, bis die Rechte geklärt sind. Verlinken Sie stattdessen auf die Originalquelle oder fragen Sie beim Rechteinhaber nach einer Lizenz.