Mahnung mit KI formulieren: Welche Angaben muss ich prüfen?

Das Problem

Frau Müller führt die Buchhaltung eines kleinen Handwerksbetriebs. Eine Kundin hat eine Rechnung über einen Gartenumbau nach vier Wochen noch nicht bezahlt. Mahnungen schreibt niemand gern: Der Ton ist heikel, man will die Kundschaft nicht verärgern, aber auch nicht auf das Geld verzichten.

Eine KI kann in Sekunden einen höflichen und klaren Mahntext liefern. Doch sie kennt Ihre Rechnung nicht und rät gern. Dann steht plötzlich ein falscher Betrag drin, eine Frist von zehn Tagen, die Sie nie vereinbart haben, oder eine Drohung mit Betreibung und Gerichtsverfahren, die so nicht angemessen ist. Solche Fehler kosten Vertrauen und können später Ärger bereiten.

Mit ein paar klaren Schritten nutzen Sie die KI für Sprache und Struktur und behalten die Fakten in der eigenen Hand.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie, ob die Forderung fällig ist. Schauen Sie auf Rechnungsdatum, vereinbarte Zahlungsfrist und Verfalltag. Ohne vereinbarte Frist wird eine Forderung grundsätzlich mit Mahnung fällig; der Schuldner kommt dann nach der Mahnung in Verzug (Art. 102 OR). Ist ein Verfalltag vereinbart, kommt er mit Ablauf dieses Tages in Verzug.

1. Sammeln Sie die Fakten. Rechnungsnummer, Datum, Betrag in CHF, bisherige Zahlungen, Zahlungsfrist, Kontaktdaten und vorherige Erinnerungen. Prüfen Sie, ob die Kundin die Rechnung erhalten hat.

1. Wählen Sie die Mahnstufe. Erste Zahlungserinnerung (freundlich), zweite Mahnung (klarer, neue Frist), letzte Mahnung (mit Hinweis auf nächste Schritte). Ob und wie viele Stufen Sie wählen, entscheiden Sie nach Kundschaft und Betrag.

1. Lassen Sie den Text entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Setzen Sie die Fakten selbst ein und geben Sie keine Kundendaten ein, die Sie nicht eingeben müssen.

1. Prüfen Sie Betrag und Zusatzkosten. Verzugszins (gesetzlich 5 Prozent pro Jahr, wenn nichts anderes vereinbart ist, Art. 104 OR) und Mahngebühren dürfen Sie nicht beliebig erfinden. Mahnspesen sind nur bei vertraglicher Grundlage oder als nachgewiesener Schaden verlangbar. Im Zweifel verzichten Sie.

1. Prüfen Sie jede Drohung. Der Hinweis auf eine Betreibung (SchKG) kann angemessen sein, wenn Sie sie tatsächlich einleiten würden. Verzichten Sie auf Formulierungen wie «strafrechtliche Konsequenzen» oder «Gerichtskosten in Höhe von …», die Sie nicht belegen können.

1. Dokumentieren Sie den Versand. Halten Sie fest, wann und wie die Mahnung gesendet wurde (E-Mail, Brief, Einschreiben). Bewahren Sie eine Kopie auf.

1. Planen Sie den nächsten Schritt. Was geschieht, wenn die Frist ohne Zahlung verstreicht? Notieren Sie das Datum im Kalender.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe eine Zahlungserinnerung auf Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie», sachlich und höflich.
Absender: [Firma]. Empfänger: [Anrede und Name als Platzhalter].
Fakten (nur diese verwenden): Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag], Leistung: [Kurzbeschreibung]. Zahlungsfrist laut Rechnung: [Datum]. Bisher eingegangene Zahlungen: [Betrag oder «keine»]. Neue Zahlungsfrist: [Datum]. Zahlungsangaben: [IBAN-Platzhalter].
Aufbau: Betreff | kurze Erinnerung | Betrag und Frist | Bitte, bei bereits erfolgter Zahlung den Brief als gegenstandslos zu betrachten | Kontakt bei Rückfragen.
Regeln: Keine Drohungen, keine Zusatzkosten oder Zinsen nennen, keine rechtlichen Behauptungen. Erfinde keine Beträge oder Daten. Markiere alles, was ich prüfen muss, mit [PRÜFEN].

Für spätere Mahnstufen ergänzen Sie den Prompt um den gewünschten Ton und die erlaubten Hinweise, setzen Sie aber Zinsen und Gebühren nur ein, wenn Sie die Grundlage kennen.

Worauf Sie achten müssen

• Richtige Forderung: Eine Mahnung über einen falschen Betrag schadet Ihrer Glaubwürdigkeit und kann Einwände auslösen.
• Unzutreffende Drohungen: Drohen Sie nur mit Schritten, die möglich und angemessen sind. Die KI neigt zu scharfen Formulierungen.
• Zinsen und Gebühren: Setzen Sie nur ein, was vertraglich oder gesetzlich begründet ist.
• Strittige Forderungen: Bestreitet die Kundin die Leistung, ist eine Klärung sinnvoller als eine weitere Mahnung.
• Datenschutz: Kundendaten gehören nicht in nicht freigegebene KI-Dienste. Arbeiten Sie mit Platzhaltern.
• Betreibung: Der Schritt zur Betreibung hat eigene Regeln; lassen Sie sich bei höheren Beträgen beraten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Schreinerei in Herisau wartet seit sechs Wochen auf CHF 3200 für eine Einbauküche. Die Inhaberin lässt von der KI eine Mahnung schreiben. Der erste Entwurf droht mit «Betreibung innert 48 Stunden» und rechnet 8 Prozent Zins plus CHF 80 Mahngebühr.

Vorher: ein scharfer Brief mit Forderungen ohne Grundlage. Nachher: Sie nutzt die Vorlage mit den Fakten, streicht Zins und Gebühr, setzt eine neue Zahlungsfrist von zehn Tagen und weist freundlich auf den offenen Betrag hin. Die Kundin zahlt nach zwei Tagen mit einer Entschuldigung. Die Inhaberin hat ihr Datum im Kalender für den Fall, dass es anders kommt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Geschäftsbriefe, Mahnungen und Buchhaltungsvorbereitung mit KI strukturieren möchte, findet bei absofort den Bereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dort sind unter anderem Bürokommunikation und die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen belegt, ergänzt durch Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbaren Abschluss.

Eine rechtliche Prüfung einzelner Forderungen oder die Einleitung von Betreibungen gehören nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Das Gesetz schreibt keine feste Zahl vor. Für den Verzug genügt grundsätzlich eine Mahnung, wenn kein Verfalltag vereinbart wurde. Viele Betriebe senden zwei bis drei Mahnungen aus Kulanz.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur wenn sie vertraglich vereinbart sind oder als Schaden nachgewiesen werden können. Pauschale Beträge ohne Grundlage sind angreifbar.

Darf die KI meine Kundenliste durchgehen und mahnen?

Das Zusammenstellen mit Kundendaten in einem externen Dienst ist datenschutzrechtlich heikel. Arbeiten Sie mit Platzhaltern oder in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Was kommt nach der letzten Mahnung?

Die Betreibung oder ein Gerichtsverfahren. Das ist ein eigener Schritt mit Kosten und Fristen. Holen Sie dazu Rat; verwandt ist Anwaltsgespräch vorbereiten.