Unterlagen bei einer Behörde nachreichen: KI-Vorlage

Das Problem

Das Amt hat Ihnen geschrieben: Für Ihren Vorgang fehlen noch Unterlagen. Sie haben die Dokumente inzwischen gefunden, wissen aber nicht, wie Sie sie einreichen sollen. Ein Stapel Papier oder ein Dutzend Dateien ohne Erklärung landet bei einer Sachbearbeiterin, die täglich viele Vorgänge bearbeitet.

Wenn nicht sofort klar ist, zu welchem Vorgang die Unterlagen gehören, geht Zeit verloren. Im ungünstigen Fall werden sie falsch abgelegt oder es kommt eine Rückfrage, obwohl alles vorhanden wäre. Das ist lästig und kann bei Fristen heikel werden.

Ein kurzer Begleitbrief löst das. Er sagt, wer Sie sind, zu welchem Vorgang die Beilagen gehören und was genau mitgeschickt wird. KI hilft Ihnen, diesen Brief schnell und in einem sachlichen Ton zu entwerfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Holen Sie das Schreiben der Behörde hervor. Dort steht meist, welche Unterlagen fehlen, bis wann sie eintreffen sollen und auf welchem Weg. Notieren Sie Aktenzeichen oder Geschäftsnummer, Datum des Schreibens und die zuständige Stelle. Diese Angaben schreiben Sie nicht aus dem Gedächtnis, sondern vom Original ab.

1. Legen Sie die Beilagen bereit. Nehmen Sie jedes Dokument einzeln zur Hand und geben Sie ihm eine kurze Bezeichnung, zum Beispiel «Lohnabrechnung September 2026» oder «Mietvertrag vom 1. April 2024». Nummerieren Sie die Dokumente in der Reihenfolge, in der die Behörde sie verlangt hat.

1. Prüfen Sie Form und Weg. Verlangt das Amt Kopien oder Originale, eine Unterschrift, ein bestimmtes Formular oder ein Online-Portal? Das steht im Schreiben oder auf der Website der Stelle. Fragen Sie im Zweifel telefonisch nach, statt zu raten.

1. Bereiten Sie die Angaben für die KI vor. Schreiben Sie in Stichworten auf: Behörde, Bezug, Beilagenliste und Ihre Bitte («Bitte bestätigen Sie den Eingang»). Laden Sie die Dokumente selbst nicht hoch; für den Brief genügt die Liste der Titel.

1. Lassen Sie die KI den Entwurf schreiben. Öffnen Sie ein im Betrieb erlaubtes KI-Werkzeug und setzen Sie die Vorlage unten ein. Bitten Sie ausdrücklich um einen kurzen Brief mit Betreff, einem Einleitungssatz und einer nummerierten Beilagenliste.

1. Gleichen Sie den Entwurf mit der Beilagenliste ab. Zählen Sie nach: Steht jede Beilage im Brief, und liegt jede erwähnte Beilage wirklich dabei? Prüfen Sie Aktenzeichen, Datum und Namen Zeichen für Zeichen.

1. Versenden Sie und bewahren Sie einen Nachweis auf. Unterschreiben Sie, wo nötig, und schicken Sie das Paket auf dem verlangten Weg. Legen Sie eine Kopie des Briefs und der Beilagen ab und notieren Sie, wann und wie Sie es abgeschickt haben.

So sieht eine brauchbare Beilagenliste aus:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag, den Sie in das Eingabefeld der KI tippen. Kopieren Sie die Vorlage und ersetzen Sie jede Stelle in eckigen Klammern durch Ihre geprüften Angaben.

Schreibe einen kurzen, sachlichen Begleitbrief an [Name der Behörde / Abteilung].
Betreff: Nachreichung von Unterlagen zu [Aktenzeichen / Geschäftsnummer].
Bezug: Ihr Schreiben vom [Datum], in dem Sie folgende Unterlagen verlangt haben: [kurze Aufzählung].
Ich reiche hiermit nach (nummerierte Beilagenliste, in dieser Reihenfolge):
[1. Bezeichnung, 2. Bezeichnung, 3. Bezeichnung]
Meine Bitte: [z. B. «Bitte bestätigen Sie den Eingang» oder «Bitte teilen Sie mir mit, ob damit alles vollständig ist»].
Schreibe höflich in der Sie-Form, in Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß), maximal 150 Wörter.
Erfinde keine Angaben. Wo etwas fehlt, setze [klären].

Ändern Sie die Wortzahl und den Schluss je nach Amt: Eine Gemeinde freut sich über zwei knappe Sätze, eine Versicherung über eine vollständige Liste.

Worauf Sie achten müssen

• Daten sparsam eingeben: Geben Sie der KI nur Titel der Unterlagen und die Angaben ein, die für den Brief nötig sind. Gesundheitsdaten, Ausweisnummern oder AHV-Nummern gehören nicht in ein Chatfenster. Klären Sie, welches Werkzeug Ihr Betrieb für Personendaten freigegeben hat; siehe auch Personenbezogene Daten im Prompt.
• Aktenzeichen selbst prüfen: KI kann Nummern verwechseln oder ergänzen, die so gar nicht existieren. Nehmen Sie die Nummer immer aus dem Schreiben der Behörde.
• Fristen sind Sache des Amtes: Die Frist steht im Schreiben. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine KI eine «übliche Frist» kennt. Wenn es knapp wird, melden Sie sich vorab beim Amt.
• Versandweg klären: Nicht jede Stelle akzeptiert gewöhnliche E-Mail. Bei wichtigen Eingaben ist ein Nachweis des Versands sinnvoll; im Verfahrensrecht des Bundes gibt es dazu Regeln, die kantonal und kommunal abweichen können (siehe Quelle).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller führt das Sekretariat eines kleinen Handwerksbetriebs im Kanton Solothurn. Das Amt für Wirtschaft schreibt, es fehlten für ein Gesuch noch drei Nachweise. Frau Müller sucht die Dokumente zusammen, sendet aber zunächst nur eine Datei mit dem Titel «Unterlagen» per E-Mail.

Nach dem Rückruf des Amtes («Zu welchem Gesuch gehört das?») setzt sie sich neu hin. Sie nummeriert die drei Beilagen, übergibt der KI die Titel und das Aktenzeichen und erhält einen Entwurf von sechs Zeilen. Sie ändert zwei Formulierungen, kontrolliert die Nummer am Original und schickt den Brief mit den Beilagen noch am selben Tag. Der Eingang wird bestätigt, ohne dass das Amt nachfragen muss.

Wenn Sie später nachhaken möchten, hilft Bearbeitungsstand beim Amt anfragen. Wollen Sie umgekehrt selbst wissen, welche Unterlagen verlangt sind, lesen Sie Unterlagenliste bei der Behörde anfordern.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat eines Arbeitsauftrags festzulegen. Sie üben, Ergebnisse zu prüfen und Datenschutz zu berücksichtigen. Programmierkenntnisse sind nicht nötig, der Kurs endet mit einem Zertifikat.

Für Briefe wie diesen können Sie dort ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Ablauf erarbeiten, zum Beispiel für alle Nachreichungen in Ihrem Sekretariat. Üben Sie zunächst mit einem erfundenen Vorgang ohne echte Personendaten.

Häufige Fragen

Muss ich den Begleitbrief unterschreiben?

Das hängt vom Amt und vom Weg ab. Auf Papier ist eine Unterschrift üblich; bei Online-Portalen ersetzt oft die Anmeldung die Unterschrift. Lesen Sie im Schreiben der Behörde nach oder fragen Sie telefonisch.

Soll ich die Unterlagen ins KI-Fenster hochladen, damit sie die Beilagen selbst erkennt?

Für einen Begleitbrief ist das nicht nötig und oft nicht ratsam. Die Dokumente enthalten meist mehr Personendaten, als der Brief braucht. Geben Sie nur die Titel ein und prüfen Sie die Liste selbst.

Was tue ich, wenn ich nicht alle verlangten Unterlagen habe?

Senden Sie, was Sie haben, und schreiben Sie klar, was noch fehlt und bis wann Sie es nachliefern können. Lassen Sie die KI diesen Satz höflich formulieren, aber erfinden Sie kein Datum. Bei Fristen ist ein kurzer Anruf beim Amt der sicherste Weg.