Fehlende Unterlagen anfordern: E-Mail-Vorlage mit KI

Das Problem

Für die Steuererklärung, eine Kreditprüfung, eine Anmeldung oder eine Offerte brauchen Sie von der Gegenseite mehrere Dokumente. Sie schicken eine Mail «Bitte senden Sie uns die fehlenden Unterlagen», und zwei Wochen später kommt die Hälfte, die falsche Hälfte oder gar nichts. Dann beginnt das Nachfragen, jedes Mal mit einer neuen Mail, jedes Mal mit einem anderen Dokument.

Das passiert, weil die Mail nicht klar war. «Fehlende Unterlagen» heisst für Sie etwas Genaues, für die andere Seite oft etwas Vages. Welche Dokumente genau? Bis wann? In welcher Form? Wohin damit? Wozu überhaupt?

Eine klare Liste mit Frist und Hinweisen spart auf beiden Seiten Zeit. Mit KI-Hilfe schreiben Sie sie in wenigen Minuten, wenn Sie vorher selbst genau wissen, was fehlt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fehlendes feststellen: Gleichen Sie den Eingang mit Ihrer Checkliste ab. Was liegt vor, was fehlt, was ist unvollständig oder unleserlich?
2. Jedes Dokument benennen: Schreiben Sie präzise, zum Beispiel «Lohnausweis 2025 (alle Arbeitgeber)» statt «Einkommensnachweise».
3. Zweck notieren: Halten Sie in einem Satz fest, wozu Sie die Unterlagen brauchen. Das erhöht die Bereitschaft zur Mithilfe.
4. Frist festlegen: Setzen Sie ein realistisches Datum und nennen Sie, was passiert, wenn es nicht eintrifft, aber nur, wenn es stimmt.
5. Übermittlungsweg bestimmen: Per Post, über ein Portal, verschlüsselt per Mail? Schreiben Sie, wie die Unterlagen sicher zu Ihnen kommen sollen.
6. Entwurf mit KI erstellen: Nutzen Sie die Vorlage unten. Geben Sie die Liste ein, aber keine Personendaten.
7. Prüfen: Stimmen Liste und Frist? Kein Dokument zu viel, keines vergessen? Ist der Ton freundlich und klar?
8. Nachfassen planen: Tragen Sie die Frist in den Kalender ein und planen Sie eine Erinnerung. Siehe Nachfass-Mail bei fehlender Antwort.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entsteht ein Entwurf. Ersetzen Sie die Klammern, tragen Sie keine echten Namen ein:

Schreibe eine freundliche, klare E-Mail in der Sie-Form (Schweizer Rechtschreibung) an [Rolle des Empfängers, z. B. Kunde eines Treuhandbüros].
Zweck: Wir benötigen noch Unterlagen für [Vorgang, z. B. die Steuererklärung 2025].
Fehlende Unterlagen (nummerierte Liste, jeweils mit kurzer Erklärung, wozu sie gebraucht werden):
1. [Dokument 1 – Zweck] 2. [Dokument 2 – Zweck] 3. [Dokument 3 – Zweck]
Bitte um Zustellung bis [Datum]. Übermittlungsweg: [z. B. über unser Kundenportal / verschlüsselte Mail / per Post an …].
Hinweis: Bei Fragen oder wenn ein Dokument nicht vorhanden ist, bitte kurz melden: [Kontaktperson, Telefon].
Mache keine weiteren Forderungen, drohe nichts an und erfinde keine Dokumente oder Fristen. Länge: höchstens 150 Wörter plus Liste. Schlage einen Betreff vor.

Passen Sie Liste, Frist und Weg an. Mit dem Betreff «Vorgang: 3 Unterlagen bis [Datum]» fällt die Mail auf.

Worauf Sie achten müssen

• Sichere Übermittlung: Unterlagen enthalten oft sensible Daten (Löhne, Ausweise, Gesundheitsangaben). Nutzen Sie ein Portal oder verschlüsselte Übermittlung und weisen Sie darauf hin.
• Datenminimierung: Verlangen Sie nur, was Sie wirklich brauchen. Prüfen Sie die Liste auf Überflüssiges.
• Datenschutz bei KI: Geben Sie keine echten Namen, Konten oder Dokumentinhalte in öffentliche KI-Dienste ein. Siehe E-Mails anonymisieren.
• Fristen mit Folgen: Wenn eine Frist rechtliche oder finanzielle Folgen hat, klären Sie sie sorgfältig und dokumentieren Sie den Versand.
• Ton: Drohende Formulierungen verschlechtern die Zusammenarbeit. Bleiben Sie sachlich und freundlich.
• Verständlichkeit: Fachbegriffe erklären. Nicht alle wissen, was ein «Kontoauszug per Stichtag» ist.
• Kontrolle der Liste: Die KI kann Dokumente erfinden oder vergessen. Vergleichen Sie mit Ihrer Checkliste.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Frauenfeld bereitet die Steuererklärungen für Privatkunden vor. Bei einer Kundin fehlen drei Unterlagen.

Vorher: Die Mitarbeiterin schreibt: «Es fehlen noch Unterlagen, bitte senden.» Die Kundin schickt den Lohnausweis, aber das falsche Jahr, und wartet auf weitere Hinweise. Nach drei Wochen gibt es noch zwei Rückfragen.

Nachher: Die Mitarbeiterin gleicht mit der Checkliste ab, schreibt die drei Dokumente einzeln mit Zweck auf («Lohnausweis 2025, damit Ihr Einkommen vollständig erfasst ist») und lässt die KI daraus die Mail formulieren. Sie nennt die Frist und das Kundenportal. Eine Woche später sind alle Unterlagen da. Die Kundin schreibt, so sei es sehr verständlich gewesen.

Ein Wort zur Datensparsamkeit: Die Mitarbeiterin hat die Liste so gekürzt, dass nur nötige Dokumente verlangt werden.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Büro- und Kommunikationsaufgaben mit KI strukturiert erledigen möchte, kann das an konkreten Arbeitsaufgaben üben. Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort umfassen laut Beschreibung Bürokommunikation sowie die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Wie lange soll die Frist sein?

Realistisch, in der Regel ein bis zwei Wochen, je nach Aufwand. Berücksichtigen Sie Ferien und Feiertage.

Soll ich eine Konsequenz androhen?

Nur nennen, was tatsächlich folgt, sachlich und ohne Druck, zum Beispiel «Ohne diese Unterlagen können wir die Steuererklärung nicht fristgerecht einreichen».

Wie erinnere ich freundlich?

Mit einer kurzen Nachfass-Mail, die die Liste wiederholt. Eine Vorlage steht unter Nachfass-Mail.

Was, wenn ein Dokument nicht existiert?

Bitten Sie um eine kurze Rückmeldung. Dann prüfen Sie, ob ein Ersatz möglich ist oder ob die Unterlage entfallen kann.