Newsletter mit KI zu einer lesbaren Übersicht bündeln

Das Problem

Jeden Tag landen Newsletter in Ihrem Postfach: vom Branchenverband, vom Lieferanten, von Ämtern, von Fachzeitschriften. Sie möchten informiert bleiben, aber die Zeit reicht nicht, alles zu lesen. Also stapeln sich die Mails ungelesen, und wichtige Hinweise, etwa zu neuen Vorschriften oder Fristen, gehen darin unter.

Die Informationsflut ist ein verbreitetes Problem im Büroalltag. Ein Wochenüberblick, der das Wichtigste bündelt, kann entlasten. Eine KI kann diese Arbeit vorbereiten, wenn sie klare Vorgaben bekommt, worauf es Ihnen ankommt.

Wichtig ist dabei, die Grenzen zu kennen: Eine Zusammenfassung kann Wichtiges auslassen oder falsch wiedergeben. Für alles, was Folgen hat, schauen Sie ins Original.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Relevanz festlegen: Schreiben Sie drei bis fünf Themen auf, die für Ihre Arbeit zählen, zum Beispiel «Änderungen bei Meldepflichten», «neue Produkte meiner Lieferanten», «Termine und Fristen». Alles andere ist zweitrangig.
2. Quellen auswählen: Behalten Sie die Newsletter, die Sie wirklich brauchen. Melden Sie andere ab. Weniger Quellen machen die Übersicht besser.
3. Texte sammeln: Kopieren Sie die Inhalte der Newsletter der Woche in ein Dokument, mit Absender und Datum. Entfernen Sie Werbeblöcke und Tracking-Links, soweit möglich.
4. Rechte beachten: Für den eigenen, internen Gebrauch ist das Zusammenfassen meist unproblematisch. Das Weiterverbreiten der Texte oder Teile davon kann Rechte verletzen. Beachten Sie die Bedingungen der Absender.
5. Übersicht erstellen lassen: Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie, dass jeder Punkt mit dem Absender versehen wird und dass Fristen und Termine gesondert aufgeführt werden.
6. Prüfen, was zählt: Lesen Sie die Übersicht und öffnen Sie bei wichtigen Punkten das Original. Besonders bei Fristen, Beträgen und Vorschriften.
7. Wichtiges weiterleiten oder notieren: Tragen Sie Fristen in den Kalender ein und leiten Sie Relevantes an die zuständigen Kolleginnen weiter.
8. Routine festlegen: Planen Sie ein festes Zeitfenster, etwa Freitagnachmittag 20 Minuten, und passen Sie Themen und Quellen nach einigen Wochen an. Weitere Hilfe bietet Wie hilft KI gegen die Informationsflut im Büro?.

Aufbau einer Wochenübersicht

Vorlage zum Kopieren

Unten stehen die Texte von [Anzahl] Newslettern der letzten Woche, jeweils mit Absender.
Meine Themen: [3 bis 5 Themen, z. B. Änderungen bei Vorschriften für mein Gewerbe, Termine, Neuheiten meiner Lieferanten].
Aufgabe: Erstelle eine Wochenübersicht von höchstens einer Seite mit: 1. dem Wichtigsten in drei Sätzen, 2. Punkten pro Thema (je höchstens zwei Sätze, mit Absender), 3. einer Liste aller genannten Fristen und Termine mit Datum und Quelle, 4. einer Liste der Beiträge, die ich im Original lesen sollte, mit Begründung.
Lasse Werbung und irrelevante Inhalte weg. Gib nichts wieder, was nicht im Text steht, und schreibe «unklar», wenn eine Angabe nicht eindeutig ist.
[Texte einfügen]

Fügen Sie die Texte ein und prüfen Sie Fristen und Beträge im Original, bevor Sie danach handeln.

Worauf Sie achten müssen

• Auslassungen: Die KI kann Wichtiges überspringen, besonders bei vielen Texten. Verlassen Sie sich nicht allein darauf, siehe Fehlt etwas? Zusammenfassungen prüfen.
• Fristen und Beträge: Immer im Original bestätigen.
• Werbung als Information: Manche Newsletter sind Verkaufsinstrumente. Die KI unterscheidet das nicht immer. Bewerten Sie Aussagen kritisch.
• Datenschutz: Newsletter enthalten selten vertrauliche Daten, aber manche sind personalisiert. Entfernen Sie Angaben zu Ihrer Person, bevor Sie Texte in ein nicht freigegebenes Programm einfügen.
• Urheberrecht: Geben Sie die Zusammenfassungen nicht ungeprüft an Dritte weiter, wenn sie wesentliche Teile geschützter Inhalte enthalten.

Eine Routine, die bleibt

Damit die Übersicht dauerhaft nützt, braucht sie einen festen Platz im Kalender und einen klaren Zweck. Legen Sie fest, wer sie erhält, in welchem Format und wie lange sie sein darf. Fragen Sie nach einem Monat die Empfängerinnen, ob die Übersicht ihnen etwas bringt, und streichen Sie, was nicht gelesen wird. So bleibt das Angebot schlank, und die Zeit, die Sie damit sparen, bleibt tatsächlich erhalten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin einer Treuhandfirma in Aarau erhält pro Woche rund zehn Newsletter von Verbänden, Behörden und Softwareherstellern. Vorher liest sie sie nur sporadisch und verpasst die Änderung einer Abgabefrist.

Nachher meldet sie vier Newsletter ab und bündelt die übrigen jeden Freitag in einer KI-Übersicht mit separater Fristenliste. Sie trägt die Fristen in den Kalender ein und prüft sie im Original. Die Übersicht dauert 20 Minuten. Kolleginnen erhalten ausgewählte Punkte per Mail, ohne die Originaltexte weiterzugeben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Informationen mit KI strukturiert aufzubereiten und kritisch zu prüfen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Beschrieben sind unter anderem das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben, das Überarbeiten und Prüfen von Prompts sowie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat.

Häufige Fragen

Wie viele Newsletter kann die KI auf einmal verarbeiten?

Das hängt vom Programm ab. Bei langen Texten ist es zuverlässiger, in Gruppen zu arbeiten, etwa nach Thema oder Absender, und das Ergebnis zusammenzuführen.

Kann die KI die Newsletter automatisch aus dem Postfach holen?

Es gibt Werkzeuge für automatische Abläufe, die das ermöglichen. Sie erfordern Zugriff auf Ihr Postfach und sind datenschutzrechtlich sorgfältig zu prüfen. Beginnen Sie besser mit manuellem Vorgehen.

Wie verhindere ich, dass die Übersicht Falsches enthält?

Mit klaren Vorgaben, Absenderangaben bei jedem Punkt und der Kontrolle wichtiger Aussagen im Original.

Lohnt sich das für wenige Newsletter?

Eher nicht. Sinnvoll wird es, wenn die Menge Sie spürbar belastet. Dann hilft auch das Abbestellen unnötiger Quellen.