Wie stelle ich ChatGPT eine gute Frage?

Das Problem

Sie tippen eine Frage ein und erhalten einen langen Text, der irgendwie passt, aber Ihre eigentliche Aufgabe nicht löst. Gerade im Büro fehlt oft die Zeit, sich durch allgemeine Ratschläge zu arbeiten und daraus selbst eine brauchbare Antwort zusammenzustellen.

ChatGPT kennt Ihre betrieblichen Abläufe nicht von sich aus. Für eine Frage zur Kundeninformation braucht es beispielsweise andere Angaben als für eine Erklärung eines unbekannten Begriffs. Ein Prompt, also Ihre Eingabe an die KI, kann diese Unterschiede verständlich festhalten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie ein freigegebenes Gespräch. Öffnen Sie ChatGPT über den im Betrieb vorgesehenen Zugang und beginnen Sie für eine neue Aufgabe ein neues Gespräch. Verwenden Sie zum Üben einen erfundenen Fall ohne Kundendaten. So können Sie sich zunächst auf das Fragen konzentrieren.

1. Nennen Sie das gewünschte Ergebnis. Schreiben Sie zuerst, was am Ende vorliegen soll: etwa eine verständliche Erklärung, ein E-Mail-Entwurf oder eine Checkliste. «Hilf mir mit Kunden» ist zu offen; «Entwirf eine Antwort auf eine Lieferanfrage» benennt eine bearbeitbare Aufgabe.

1. Ergänzen Sie den nötigen Hintergrund. Nennen Sie die Zielperson, den Anlass und die Angaben, die übernommen werden dürfen. Bei einer Lieferanfrage gehören dazu der bestätigte Lieferstatus und die gewünschte Rückmeldung. Betriebsgeheimnisse sind für das Üben nicht erforderlich.

1. Bestimmen Sie Form und Sprache. Verlangen Sie beispielsweise einen kurzen Betreff und zwei Absätze in Schweizer Hochdeutsch mit Sie-Anrede. Entscheiden Sie, ob Sie eine fertige Formulierung oder eine Erklärung benötigen. Diese beiden Ergebnisse sollten Sie nicht unbemerkt vermischen.

1. Lassen Sie Lücken sichtbar. Ergänzen Sie: «Wenn eine wichtige Angabe fehlt, frage nach oder setze einen Platzhalter.» Lesen Sie Rückfragen aufmerksam und beantworten Sie nur, was Sie tatsächlich wissen. Eine erfundene Lieferzusage macht einen flüssigen Text nicht brauchbar.

1. Prüfen und verbessern Sie gezielt. Vergleichen Sie den Entwurf mit Ihren ursprünglichen Angaben. Schreiben Sie anschliessend beispielsweise: «Behalte die Fakten, kürze die Einleitung und formuliere die Bitte eindeutiger.» Übernehmen Sie den Text erst, wenn Inhalt und Ton zu Ihrer Situation passen.

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI; die folgende Vorlage können Sie in das Eingabefeld eines freigegebenen Werkzeugs kopieren.

Ich brauche [gewünschtes Ergebnis] für [Zielperson].
Anlass: [Situation in wenigen Sätzen].
Diese Angaben stehen fest: [geprüfte Fakten].
Schreibe in Schweizer Hochdeutsch mit Sie-Anrede.
Form: [Betreff und zwei kurze Absätze / Liste / Erklärung].
Der Text soll [konkretes Ziel] erreichen.
Ergänze keine unbekannten Fakten oder Zusagen.
Fehlt etwas Entscheidendes, stelle zuerst eine Rückfrage.
Kennzeichne offene Angaben mit [noch klären].

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch passende, freigegebene Informationen und entfernen Sie Auswahlmöglichkeiten, die für Ihren Auftrag nicht gelten.

Welche Frage sollte zuerst kommen?

Fragen Sie sich vor dem Tippen: «Was möchte ich mit der Antwort anschliessend tun?» Wenn Sie einen Text verschicken möchten, brauchen Sie einen Entwurf mit überprüfbaren Angaben. Wenn Sie etwas verstehen möchten, brauchen Sie eine Erklärung mit Beispiel und Gelegenheit zum Nachfragen.

Trennen Sie diese Aufgaben bei Bedarf. Lassen Sie sich zunächst einen Sachverhalt erklären und beauftragen Sie danach den Text. So bemerken Sie eher, wenn die KI bei der Formulierung etwas voraussetzt, das Sie selbst noch nicht geklärt haben.

Worauf Sie achten müssen

• Aufgabenbezogene Kontrolle: Kontrollieren Sie besonders Zusagen, Namen und Termine. Eine freundlich formulierte Antwort kann trotzdem eine Verpflichtung enthalten, die Sie nie eingehen wollten.
• Datenschutz im Arbeitsablauf: Geben Sie nur Informationen ein, die Ihr Betrieb für das verwendete Werkzeug freigegeben hat. Arbeiten Sie beim Üben mit Platzhaltern und prüfen Sie auch eingefügte Textausschnitte auf vertrauliche Inhalte.
• Fehler und erfundene Angaben: Die KI kann plausibel formulieren und trotzdem falsch liegen. Vergleichen Sie wichtige Aussagen mit Ihren Unterlagen; die Aufforderung «Erfinde nichts» ersetzt diese Kontrolle nicht.
• Grenzen der Hilfe: Sie entscheiden über die Verwendung des Ergebnisses. Sobald eine Formulierung rechtliche Verpflichtungen oder andere wichtige Folgen betrifft, lassen Sie den konkreten Fall fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller arbeitet in einem KMU in Olten und möchte eine Lieferanfrage beantworten. Auf «Schreib dem Kunden zurück» erhält sie zunächst einen Entwurf mit einem erfundenen Zustelltermin.

Sie nennt daraufhin nur den bestätigten Stand: Die Bestellung wird vorbereitet, ein Lieferdatum ist noch offen. Zusätzlich verlangt sie eine kurze Antwort ohne Lieferzusage. Der neue Entwurf lässt sich nach Prüfung verwenden, weil er die offene Frage benennt und keine Gewissheit vorspiegelt.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kurs Prompt Engineering von Alpasana über absofort lernen Sie, Aufgabe, Hintergrund, Ziel und Ausgabeformat festzulegen. Sie üben, Beispiele einzusetzen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Dafür benötigen Sie keine Programmierkenntnisse.

Für diese Aufgabe können Sie daraus eine wiederverwendbare Arbeitsvorlage entwickeln. Der Kurs sieht ein getestetes Set von Anweisungen für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess vor; die fachliche Freigabe Ihrer konkreten Inhalte bleibt bei Ihrem Betrieb.

Häufige Fragen

Muss ich besonders höflich mit der KI sprechen?

Sie dürfen ganz normal und freundlich schreiben. Für die Aufgabe sind klare Angaben hilfreicher als lange Höflichkeitsformeln; ein unklarer Auftrag bleibt auch mit «bitte» unklar.

Brauche ich für jede Frage ein langes Grundgerüst?

Nein, für eine einfache Worterklärung genügt häufig ein kurzer Satz mit Zielgruppe. Ergänzen Sie mehr Hintergrund, wenn die Antwort von Ihrem Betrieb, bestimmten Unterlagen oder einer gewünschten Entscheidung abhängt.

Soll ich nach einer schlechten Antwort neu beginnen?

Bei einer kleinen Korrektur können Sie im selben Gespräch weiterarbeiten. Wenn sich verschiedene Aufgaben und widersprüchliche Angaben angesammelt haben, beginnen Sie mit den gültigen Informationen ein neues Gespräch.

Vertiefen Sie bei Bedarf: Was ein Prompt ist, Grundgerüst für einen Prompt.