Bewerbungsunterlagen mit KI auf Widersprüche prüfen

Das Problem

Sie haben Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse beisammen und möchten die Bewerbung abschicken. Doch eine Sorge bleibt: Stimmt wirklich alles überein? In einem Dokument steht «seit März 2019», im anderen «seit April 2019». Das Anschreiben nennt «fünf Jahre Erfahrung», der Lebenslauf zeigt vier. Die Stelle heisst im Zeugnis anders als im Lebenslauf.

Solche Unstimmigkeiten entstehen schnell, wenn man Unterlagen über Jahre fortschreibt und verschiedene Fassungen kopiert. Für Personalverantwortliche wirken sie unsorgfältig, im ungünstigen Fall unehrlich. Sie lassen sich leicht vermeiden, aber nur, wenn man sie findet. Wer drei Dokumente selbst Zeile für Zeile vergleicht, übersieht schnell etwas.

KI kann beim Vergleichen helfen, denn sie ist gut darin, Daten und Aussagen nebeneinanderzustellen. Doch sie ist kein Ersatz für Ihre Kontrolle. Ein Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI. Bewerbungsunterlagen sind persönlich: Hier gilt besondere Sorgfalt beim Datenschutz.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Unterlagen zusammenstellen: Aktueller Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Diplome, Weiterbildungsnachweise, gegebenenfalls Online-Profil.
2. Persönliche Daten entfernen: Streichen Sie für die KI Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Namen von Kunden und Vorgesetzten und Details zur Gesundheit. Ersetzen Sie Firmennamen durch «Firma A», «Firma B», wenn Sie möchten.
3. Prüfpunkte festlegen: Zeiträume (Beginn/Ende je Stelle), Funktionstitel, Aufgaben, Abschlüsse mit Datum, Sprachniveaus, Zahlen im Anschreiben, Pensum.
4. Textauszüge einfügen: Verwenden Sie nur die relevanten Teile jedes Dokuments, klar benannt: «Lebenslauf», «Anschreiben», «Zeugnis Firma A».
5. Vorlage ausfüllen: Verlangen Sie eine Tabelle mit Angabe, Fundstelle und Abweichung.
6. Treffer prüfen: Gehen Sie jede gemeldete Abweichung im Original durch: echter Widerspruch, Tippfehler oder Fehlalarm?
7. Korrigieren: Passen Sie die Dokumente an. Das Zeugnis selbst ändern Sie nicht. Bei Abweichungen in Zeugnissen entscheiden Sie, wie Sie im Lebenslauf formulieren (zum Beispiel: Funktionstitel wie im Zeugnis).
8. Zweite Prüfung: Lassen Sie eine Person Ihres Vertrauens oder ein Coaching die Unterlagen lesen.
9. Endkontrolle vor dem Versand: Wiederholen Sie den Vergleich nach den Änderungen.

Vorlage zum Kopieren

Vergleiche die folgenden Auszüge aus meinen Bewerbungsunterlagen auf Widersprüche und Unstimmigkeiten. Verwende nur die Angaben, die ich dir gebe. Rate nichts und erfinde nichts.
Prüfe: 1. Zeiträume (Beginn und Ende je Stelle) 2. Funktionstitel 3. Aufgaben und Verantwortung 4. Abschlüsse und Daten 5. Sprachniveaus 6. Zahlen und Jahresangaben im Anschreiben 7. Pensen.
Ausgabe: Tabelle mit den Spalten: Prüfpunkt, Angabe im Lebenslauf, Angabe im Anschreiben, Angabe im Zeugnis, Abweichung (ja/nein/unklar), Hinweis.
Nenne danach höchstens fünf Auffälligkeiten, die ein Personalverantwortlicher bemerken könnte (zum Beispiel Lücken, unklare Übergänge, Überlappungen).
Weise darauf hin, dass ich jeden Hinweis im Original prüfen muss.
LEBENSLAUF (Auszug): [Text]
ANSCHREIBEN (Auszug): [Text]
ZEUGNIS FIRMA A (Auszug): [Text]

Passen Sie die Prüfpunkte an. Vergessen Sie nicht, die Auszüge zu bereinigen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz zuerst: Bewerbungsunterlagen enthalten viele persönliche Angaben. Geben Sie nur bereinigte Auszüge ein. Siehe Personenbezogene Daten im Prompt.
• Fehlalarme und übersehene Fehler: Die KI kann Widersprüche sehen, wo keine sind, und echte übersehen, besonders in Zahlen und Daten. Prüfen Sie selbst.
• Zeugnisse nicht verändern: Ein Arbeitszeugnis ist ein Dokument des früheren Arbeitgebers. Passen Sie Ihren Lebenslauf an, nicht das Zeugnis.
• Ehrlichkeit: Wenn Angaben abweichen, korrigieren Sie sie zugunsten der Wahrheit. Beschönigen Sie nichts.
• Funktionstitel: Interne Bezeichnungen weichen oft vom Zeugnis ab. Nennen Sie im Lebenslauf die Bezeichnung des Zeugnisses oder erklären Sie die Abweichung.
• Lücken und Überschneidungen: Beginnt eine Stelle vor dem Ende der vorherigen, erklären Sie es (Übergang, Teilzeit, Nebenjob).
• Eigene Dokumente aktuell halten: Online-Profile (LinkedIn) sollten zu Ihrem Lebenslauf passen.
• Menschliche Prüfung: Eine zweite Person liest mit anderen Augen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Rutz, Sachbearbeiterin in Baden, bewirbt sich auf eine Stelle als Teamleiterin Administration. Sie hat den Lebenslauf über Jahre ergänzt.

Vorher: Sie schickt die Bewerbung ab. Im Gespräch fragt die Personalleiterin, warum im Lebenslauf «Teamleiterin» steht, im Zeugnis aber «Sachbearbeiterin mit Stellvertretung». Frau Rutz ist überrumpelt.

Nachher: Bei der nächsten Bewerbung prüft sie die Unterlagen mit der Vorlage (Auszüge ohne Namen). Die Tabelle zeigt drei Hinweise: abweichender Funktionstitel, ein Monatsunterschied beim Austritt, «sechs Jahre Erfahrung» im Anschreiben bei fünf Jahren im Lebenslauf. Sie prüft alle im Original: zwei sind echt, einer war ein Tippfehler. Sie schreibt im Lebenslauf «Sachbearbeiterin mit Stellvertretung der Teamleitung (laut Zeugnis)» und korrigiert die Jahresangabe.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer seine Bewerbung vor dem Versand von einer zweiten Person prüfen lassen möchte, findet Unterstützung im Job-Coaching und der Laufbahnberatung bei Alpasana: Dazu gehören CV und Motivationsschreiben nach Schweizer Standard mit Feedback, eine Standortbestimmung anhand von CV, Zeugnissen und Diplomen sowie die Begleitung der Stellensuche. Nataliya Fiechter begleitet auf Deutsch, Ukrainisch und Russisch, online schweizweit oder vor Ort in Safenwil. Das Kennenlerngespräch ist kostenlos.

Häufige Fragen

Soll ich der KI meine Zeugnisse geben?

Nur Auszüge ohne Namen und persönliche Angaben, und nur, wenn Sie den Dienst dafür einsetzen dürfen. Zeugnisse sind persönliche Dokumente.

Was, wenn das Zeugnis falsch ist?

Sprechen Sie mit dem früheren Arbeitgeber über eine Berichtigung. Ändern Sie das Zeugnis nicht selbst.

Findet die KI alle Fehler?

Nein. Sie ist eine Hilfe. Eine zweite menschliche Person und Ihre eigene Kontrolle bleiben wichtig.

Wie oft soll ich so prüfen?

Vor jeder neuen Bewerbung, besonders wenn Sie Unterlagen angepasst haben.