Sachverhalt für Behörden chronologisch darstellen mit KI

Das Problem

Sie müssen einer Behörde, einer Versicherung oder einer Rechtsberatung erklären, was passiert ist. Die Geschichte hat viele Beteiligte, mehrere Briefe, einige Telefonate und eine Pause von drei Monaten. Beim Erzählen springen Sie vom Ende zum Anfang und wieder zurück, weil Ihnen laufend etwas einfällt.

Wer so schreibt, verliert die Leserin nach der ersten Seite. Sie muss selbst herausfinden, was wann war und was daraus folgt. Das führt zu Rückfragen, Missverständnissen und unnötigem Aufwand, im schlimmsten Fall wird etwas Wichtiges überlesen.

Eine Chronologie löst das Problem. Sie ordnet jedes Ereignis nach Datum, nennt kurz, was geschah, und verweist auf den Beleg. KI ist dafür ein gutes Werkzeug, weil sie rasch sortiert und formuliert. Die Richtigkeit bleibt aber Ihre Aufgabe.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie den Zweck fest. Für wen schreiben Sie, und was soll danach passieren? Eine Behörde braucht andere Details als eine Anwältin. Notieren Sie in einem Satz, welche Frage die Chronologie beantworten soll.

1. Sammeln Sie alles Schriftliche. Briefe, E-Mails, Quittungen, Kalendereinträge, Protokolle. Legen Sie sie in eine Reihenfolge, wenn möglich nach Datum. Alles, was ein Datum trägt, ist ein sicherer Anker.

1. Schreiben Sie ungeordnet alle Ereignisse auf. Nehmen Sie ein leeres Blatt und notieren Sie Stichworte, ohne auf die Reihenfolge zu achten. Wenn Sie ein Datum nicht sicher wissen, schreiben Sie «ca.» oder «unsicher» dazu.

1. Anonymisieren Sie für die KI. Ersetzen Sie Namen durch Kürzel, lassen Sie Nummern weg. Die Chronologie funktioniert auch mit «Person A» und «Stelle B». Namen setzen Sie später im Original wieder ein.

1. Lassen Sie die KI sortieren. Geben Sie die Stichworte in die Vorlage unten ein und bitten Sie um eine Tabelle mit Datum, Ereignis, Beleg und Sicherheit. Verlangen Sie, dass nichts hinzugefügt wird.

1. Prüfen Sie Eintrag für Eintrag. Vergleichen Sie jedes Datum mit dem Beleg. Fehlt ein Beleg, ergänzen Sie ihn oder markieren Sie den Eintrag als «Angabe von mir». Löschen Sie Einträge, die nicht zur Frage aus Schritt 1 gehören.

1. Fassen Sie zusammen und verwenden Sie es. Bitten Sie die KI um eine Zusammenfassung in drei bis fünf Sätzen, die Sie an den Anfang stellen. Fügen Sie die Tabelle als Anhang bei oder verwenden Sie sie als Gerüst für einen Brief, zum Beispiel mit Brief an eine Behörde schreiben.

So unterscheiden Sie Sicherheit der Angaben:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Auftrag, den Sie der KI geben. Setzen Sie nur anonymisierte Stichworte ein und ersetzen Sie die Platzhalter.

Ich muss [einer Behörde / einer Fachperson] einen Ablauf erklären. Ziel der Darstellung: [eine Frage, die sie beantworten soll].
Ordne die folgenden Stichworte chronologisch und erstelle eine Tabelle mit den Spalten Datum | Ereignis | Beleg | Sicherheit (gesichert / Angabe von mir / unklar).
Nutze nur meine Stichworte, ergänze nichts und bewerte nichts. Bei unklaren oder doppelten Daten schreibe [klären].
Schreibe danach eine Zusammenfassung in höchstens vier Sätzen, sachlich, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.
Stichworte: [Stichworte einfügen]

Wenn die Chronologie lang wird, bitten Sie zusätzlich: «Gliedere in Phasen mit je einem Zwischentitel.»

Worauf Sie achten müssen

• Unterscheiden Sie Fakten und Eindrücke: «Brief kam am 2.9.» ist ein Fakt; «man wollte mich hinhalten» ist ein Eindruck. Lassen Sie Eindrücke aus der Chronologie oder markieren Sie sie. Mehr dazu in Fakten und Annahmen trennen.
• Datenfehler kontrollieren: KI kann Daten vertauschen, Jahre umstellen oder zwei Ereignisse verschmelzen. Gerade bei Abläufen über den Jahreswechsel passiert das leicht. Prüfen Sie jede Zeile gegen den Beleg.
• Datenschutz beachten: Ablaufbeschreibungen enthalten oft Informationen über Dritte, etwa Kinder, Nachbarn oder Mitarbeitende. Nehmen Sie nur auf, was für den Zweck nötig ist, und verwenden Sie Kürzel.
• Keine Wertung durch die KI: Die Chronologie beschreibt, sie urteilt nicht. Sie soll nicht sagen, wer im Recht ist. Ob eine Frist abgelaufen ist, entscheidet nicht die Tabelle, sondern die zuständige Stelle.
• Vollständigkeit ist nicht garantiert: Was Sie nicht eingeben, kommt nicht vor. Lesen Sie Ihre Ordner nach Lücken durch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller hilft ihrem Bruder, der ein Baugesuch in einer Gemeinde im Thurgau eingereicht hat. Nach einem halben Jahr voller Telefonate, Nachforderungen und einer zweiten Eingabe weiss er selbst nicht mehr, was wann war. Die Bauverwaltung verlangt eine Darstellung des Ablaufs.

Frau Müller schreibt mit ihm gemeinsam 18 Stichworte auf, ersetzt die Namen durch Kürzel und lässt die KI eine Tabelle erstellen. Beim Abgleich mit den Belegen stellt sich heraus, dass zwei Daten vertauscht waren und ein Telefonat gar nicht dokumentiert ist. Sie korrigiert, markiert das Telefonat als «Angabe von uns» und schickt die Tabelle mit einer Zusammenfassung von vier Sätzen. Die Bauverwaltung kann den Ablauf in fünf Minuten nachvollziehen.

So hilft Ihnen Alpasana

Das Ordnen von Informationen gehört zu den Arbeitsaufgaben, bei denen KI viel Zeit spart, wenn der Auftrag klar ist. Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen und Ergebnisse zu prüfen. Sie bearbeiten komplexe Aufgaben schrittweise und berücksichtigen den Datenschutz.

Der Kurs ist online und braucht keine Programmierkenntnisse. Er endet mit einem Zertifikat.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine Chronologie sein?

So lang wie nötig und so kurz wie möglich. Eine Seite mit den wichtigsten Ereignissen wird eher gelesen als fünf Seiten mit jedem Telefonat. Heben Sie Entscheidendes hervor und lagern Sie Nebensachen in einen Anhang aus.

Kann die KI fehlende Daten erraten?

Das darf sie nicht, und Sie sollten es ihr verbieten. Raten führt zu erfundenen Daten, die später auffallen und die Glaubwürdigkeit der ganzen Darstellung beschädigen. Lassen Sie Lücken sichtbar und markieren Sie sie mit [klären].

Soll ich die Belege selbst in die KI hochladen?

Für die Chronologie genügt eine Liste der Belege mit Titel und Datum. Die Dokumente selbst enthalten oft mehr Personendaten, als nötig ist. Laden Sie nur hoch, was Ihr Betrieb für diese Art von Daten freigegeben hat.