Welche KI hilft bei Excel-Formeln?

Das Problem

Sie wissen genau, was Sie wollen: «Wenn die Rechnung älter als 30 Tage und noch nicht bezahlt ist, soll in Spalte F ‹Mahnen› stehen.» Nur die Formel dazu bekommen Sie nicht hin. Nach dem dritten Versuch erscheint #WERT! oder #NAME?, und die Internetsuche liefert Anleitungen für die englische Excel-Version.

KI-Assistenten können Formeln schreiben und erklären. Aber welche hilft wirklich? Und wie stellen Sie sicher, dass die Formel nicht nur funktioniert, sondern auch richtig rechnet?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ihre Excel-Version und Sprache klären. Klicken Sie auf «Datei» › «Konto». Dort sehen Sie, ob Sie Microsoft 365 oder eine ältere Version nutzen. Neuere Funktionen wie XVERWEIS gibt es nicht in allen Versionen. Ist Ihr Excel deutsch, brauchen Sie deutsche Funktionsnamen.
2. Den passenden Weg wählen. Haben Sie Copilot in Excel, kann er Ihre Tabelle direkt lesen und eine neue Spalte vorschlagen. Wie das geht, zeigt Copilot in Excel. Ohne Copilot nutzen Sie einen Chatbot im Browser.
3. Die Tabelle beschreiben. Ein Chatbot sieht Ihre Datei nicht, solange Sie sie nicht hochladen. Beschreiben Sie Spalten und Zeilen, zum Beispiel: «Spalte A Rechnungsnummer, Spalte C Rechnungsdatum, Spalte E bezahlt (Ja/Nein), Daten ab Zeile 2.»
4. Gewünschtes Ergebnis in Worten schildern. Schreiben Sie die Regel wie für einen Menschen. Je genauer, desto besser.
5. Deutsche Formel verlangen. Fordern Sie ausdrücklich deutsche Funktionsnamen und das Trennzeichen Ihrer Version. In deutschsprachigen Excel-Versionen ist das je nach Ländereinstellung meist der Strichpunkt.
6. In einer Testzeile ausprobieren. Fügen Sie die Formel in eine Zelle ein, deren Ergebnis Sie kennen. Stimmt es? Dann ziehen Sie die Formel nach unten.
7. Grenzfälle prüfen. Was passiert bei leeren Zellen, bei genau 30 Tagen, bei Text statt Zahl? Diese Fälle entlarven die meisten Fehler.
8. Formel erklären lassen. Lassen Sie sich die fertige Formel Teil für Teil erklären. So können Sie sie später selbst anpassen.

Copilot in Excel oder Chatbot? (Stand Oktober 2026)

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage erhalten Sie von jedem Chatbot eine Formel, die zu Ihrer Excel-Version passt.

Ich brauche eine Excel-Formel für [Microsoft 365 / Excel 2019 / Excel 2016],
Sprache Deutsch, Trennzeichen Strichpunkt.
Aufbau meiner Tabelle:
- Spalte [A]: [Inhalt, z. B. Rechnungsnummer]
- Spalte [C]: [Inhalt, z. B. Rechnungsdatum im Format TT.MM.JJJJ]
- Spalte [E]: [Inhalt, z. B. «Ja» oder «Nein» für bezahlt]
- Daten ab Zeile [2]
Ziel: In Spalte [F] soll [Ergebnis] stehen, wenn [Bedingung].
Sonst soll [anderes Ergebnis] erscheinen.
Gib mir:
1. die Formel für Zeile 2
2. eine Erklärung jedes Teils in einfachen Worten
3. drei Testfälle mit erwartetem Ergebnis, inklusive Grenzfall

Passen Sie Spalten, Version und Bedingung an; die drei Testfälle können Sie direkt in Ihre Tabelle übernehmen und vergleichen. Für typische Aufgaben gibt es eigene Anleitungen, etwa XVERWEIS mit KI.

Worauf Sie achten müssen

• Englische Namen in deutscher Excel. Wenn #NAME? erscheint, hat die KI oft eine englische Funktion geliefert, etwa IF statt WENN. Bitten Sie um die deutsche Fassung.
• Trennzeichen und Dezimalzeichen. Komma oder Strichpunkt, Punkt oder Komma bei Dezimalzahlen: Das hängt von Ihren Ländereinstellungen ab. Weisen Sie die KI darauf hin.
• Datumswerte. Datumsangaben, die als Text gespeichert sind, rechnen nicht. Prüfen Sie, ob Excel ein Datum rechtsbündig anzeigt – das ist meist ein echtes Datum.
• Neue Funktionen in alter Version. XVERWEIS, FILTER oder EINDEUTIG fehlen in älteren Versionen. Nennen Sie deshalb immer Ihre Version.
• Fehler finden lassen. Wenn eine bestehende Formel falsch rechnet, hilft eine gezielte Fehlersuche mehr als eine neue Formel. Eine Anleitung bietet Excel-Formelfehler mit KI finden.
• Rechnen ist nicht die Stärke von Sprachmodellen. Lassen Sie Excel rechnen, nicht die KI im Chat. Warum, erklärt Welche KI kann rechnen?.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektroinstallateur aus dem Rheintal verwaltet offene Rechnungen in Excel. Seine Frau führt die Buchhaltung und möchte automatisch sehen, wo gemahnt werden muss.

Vorher: Sie markierte überfällige Rechnungen jeden Monat von Hand gelb – rund eine Stunde Arbeit und fehleranfällig.

Nachher: Sie nutzt die Vorlage mit einem kostenlosen Chatbot. Die erste Formel enthält den englischen Funktionsnamen TODAY, Excel zeigt #NAME?. Nach dem Hinweis «bitte deutsche Funktionsnamen» erhält sie eine Formel mit HEUTE und WENN. Sie testet die drei vorgeschlagenen Fälle, darunter eine Rechnung von genau 30 Tagen, und stellt fest, dass diese noch nicht als «Mahnen» erscheinen soll. Nach einer kleinen Anpassung stimmt alles.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn KI eine Excel-Formel vorschlägt, helfen Tabellenwissen und sorgfältige Prüfung beim Einordnen des Ergebnisses. Die Kurse zu KI und IT für Arbeitsaufgaben behandeln Excel, Datenverständnis, Dashboards und Buchhaltungsunterlagen mit praktischen Aufgaben und einem KI-Lerncoach.

Häufige Fragen

Funktionieren die Formeln auch in Google Tabellen oder LibreOffice?

Viele Grundfunktionen sind ähnlich, aber nicht identisch. Nennen Sie deshalb im Auftrag ausdrücklich das Programm, mit dem Sie arbeiten. Die KI passt Namen und Schreibweise dann an.

Kann die KI auch Makros schreiben?

Ja, Chatbots können VBA-Makros oder Skripte erstellen. Diese sollten Sie aber nur einsetzen, wenn Sie oder jemand im Betrieb den Code versteht. Ein fehlerhaftes Makro kann Daten verändern oder löschen; arbeiten Sie deshalb zuerst mit einer Kopie.

Soll ich meine Excel-Datei hochladen?

Für Formeln genügt meist die Beschreibung der Spalten. Wenn Sie hochladen, verwenden Sie eine Kopie mit Testdaten ohne Namen, Adressen oder Lohnangaben. So sind Sie beim Datenschutz auf der sicheren Seite.

Was mache ich, wenn die KI immer wieder falsche Formeln liefert?

Beschreiben Sie die Tabelle genauer und geben Sie ein konkretes Beispiel mit erwartetem Ergebnis. Oft hilft es auch, die Aufgabe in zwei einfachere Formeln in Hilfsspalten aufzuteilen. Ein Neustart des Chats kann ebenfalls helfen.