Gemini-App oder Gemini in Workspace: Was brauche ich?

Das Problem

Ihre Kollegin zeigt Ihnen Gemini auf ihrem Handy. Sie öffnen es in Ihrem Arbeitskonto und stellen fest: Es sieht anders aus, Funktionen fehlen oder erscheinen an anderen Stellen. Manches funktioniert gar nicht. Sie fragen sich, ob etwas kaputt ist.

Meist liegt es daran, dass es mehrere Gemini-Angebote gibt. Das gleiche Wort steht für die App für Privatpersonen und für die in Google Workspace (dem Arbeitskonto mit Gmail, Docs, Drive und Meet für Firmen) eingebaute Variante. Sie unterscheiden sich in Funktionen, Verwaltung und Datenschutzbedingungen.

Das ist nicht nur eine technische Frage. Wer Geschäftsdaten in das falsche Gemini eingibt, verlässt womöglich die Regeln seines Betriebs. Dieser Beitrag hilft Ihnen, die Angebote zu unterscheiden. Google passt Namen und Pakete häufig an (Stand Oktober 2026), verbindlich sind die aktuellen Angaben von Google und Ihrer IT.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Konto erkennen: Schauen Sie oben rechts auf Ihr Profil. Ist es eine private Adresse (gmail.com) oder die Firmenadresse? Das entscheidet, welches Gemini Sie öffnen.
2. Fragen Sie Ihre IT: Ist Gemini für Ihr Arbeitskonto freigeschaltet? Wer ist zuständig? Gibt es eine Regel zur Nutzung?
3. Paket klären: Welche Workspace-Lizenz hat Ihr Betrieb? Ob Gemini enthalten oder ein Zusatz ist, hängt vom Paket und vom Zeitpunkt ab. Fragen Sie die IT oder prüfen Sie die Angaben von Google.
4. Funktionen vergleichen: Notieren Sie, wo Sie Gemini brauchen: in Gmail, Docs, Sheets, Meet oder in einer eigenen App? Nicht jede Funktion ist überall vorhanden.
5. Datenschutz-Bedingungen lesen: Google beschreibt für Workspace eigene Zusagen zum Umgang mit Inhalten. Lesen Sie sie oder lassen Sie sie Ihre IT zusammenfassen. Siehe Gemini und Datenschutz.
6. Regeln festlegen: Welche Daten dürfen mit Gemini bearbeitet werden, welche nicht? Schreiben Sie es auf.
7. Kleiner Test: Zwei bis drei Personen testen im Arbeitskonto mit unkritischen Dokumenten.
8. Auswerten und entscheiden: Was hat sich bewährt, was fehlt? Danach entscheiden Sie über die breitere Einführung.

Vorlage zum Kopieren

Diese Fragenliste können Sie Ihrer IT oder Ihrem Google-Partner stellen:

Fragen zu Gemini in unserem Google Workspace:
1. Ist Gemini für unser Arbeitskonto aktiviert? Für wen, seit wann?
2. Welches Workspace-Paket haben wir, und ist Gemini darin enthalten oder ein Zusatz (Kosten in CHF pro Person)?
3. In welchen Anwendungen steht Gemini zur Verfügung (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, eigene App)?
4. Welche Datenschutzzusagen gelten für Inhalte, die wir eingeben? Werden sie für das Training verwendet? Von Menschen gelesen?
5. Wo werden die Daten verarbeitet? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?
6. Welche Einstellungen können wir zentral steuern (Aktivitätsprotokoll, Zugriff, Erweiterungen)?
7. Dürfen Mitarbeitende zusätzlich private Gemini-Konten für die Arbeit nutzen? Wenn nein, wo ist das geregelt?
8. Wer ist Ansprechperson bei Fragen oder Vorfällen?

Stellen Sie die Fragen schriftlich und legen Sie die Antworten bei den Unterlagen ab.

Worauf Sie achten müssen

• Private Konten für Geschäftsdaten: Das ist ein häufiger Fehler. Auf privaten Konten gelten andere Bedingungen, und Ihr Betrieb hat keine Kontrolle darüber.
• Zentrale Einstellungen: Administratoren können Funktionen ein- und ausschalten. Fehlt etwas bei Ihnen, ist oft eine Einstellung der Grund, siehe Gemini fehlt in Gmail.
• Zugriff auf Daten: Gemini im Arbeitskonto kann auf Inhalte zugreifen, auf die Sie Zugriff haben. Prüfen Sie Freigaben in Drive, sonst entdeckt die KI Dokumente, die zu offen geteilt sind.
• Versprechen prüfen: Aussagen von Anbietern zum Datenschutz sind Zusagen, keine Garantie für Ihren Fall. Rechtliche Prüfung im Einzelfall, besonders bei Personendaten und Berufsgeheimnissen.
• Schatten-KI: Wenn das Arbeitskonto Gemini nicht freigibt, weichen Mitarbeitende leicht auf private Konten aus. Eine klare Regel verhindert das.
• Kosten: Preise und Pakete ändern sich. Lassen Sie sich die aktuelle Rechnung zeigen.
• Schulung: Auch das beste Paket nützt wenig ohne Regeln und Übung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Planungsbüro in Frauenfeld mit 15 Personen nutzt Google Workspace. Zwei Mitarbeitende verwenden Gemini privat, um Projektberichte zu glätten.

Vorher: Die Geschäftsleitung weiss nicht, welche Inhalte in privaten Konten landen. Eine andere Mitarbeiterin findet Gemini im Arbeitskonto nicht und ist frustriert.

Nachher: Die Geschäftsleitung klärt mit dem IT-Partner Paket, Freischaltung und Bedingungen. Sie schaltet Gemini für das Arbeitskonto frei, prüft die Freigaben in Drive und legt eine Regel fest: Projektdaten nur im Arbeitskonto, keine Kundendaten in privaten Konten. Ein Kurzworkshop erklärt die Regel und das Prüfen von Ergebnissen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI im Unternehmen einführt, braucht Regeln und geschulte Mitarbeitende. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten, mit Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Häufige Fragen

Ist Gemini im Arbeitskonto kostenlos?

Das hängt vom Workspace-Paket und vom Angebot ab. Fragen Sie Ihre IT nach dem aktuellen Stand und den Kosten.

Sieht Google meine Firmendokumente?

Google beschreibt für Workspace Zusagen zum Umgang mit Inhalten. Lesen Sie sie, und lassen Sie bei sensiblen Daten rechtlich prüfen, ob sie für Ihren Fall genügen.

Kann ich Gemini im Arbeitskonto auch privat nutzen?

Das sollten Sie trennen. Nutzen Sie das Arbeitskonto für Arbeit, das private für Privates.

Warum funktioniert Gemini bei einer Kollegin, bei mir nicht?

Mögliche Gründe: unterschiedliche Lizenz, Einstellung des Administrators, Region oder Konto. Fragen Sie Ihre IT.