Pflichtweiterbildung: Mit KI den Nutzen für den Alltag finden

Das Problem

Frau Keller ist Personalverantwortliche in einer Gemeinde und organisiert den jährlichen Pflichtkurs zum Datenschutz. Die Teilnehmenden sitzen mit verschränkten Armen da: «Das haben wir schon letztes Jahr gehört.» «Das betrifft mich in meiner Arbeit nicht.» Mehrere schauen aufs Handy.

Dieser Lernwiderstand ist verständlich. Praxisbezug und erkennbare Relevanz können die Lernmotivation Erwachsener beeinflussen. Welche Faktoren wichtig sind, ist individuell und hängt auch von der jeweiligen Lernsituation ab. Bei Pflichtkursen fehlt die freie Wahl, und wenn Inhalt und Alltag auseinanderliegen, entsteht der Eindruck von Zeitverlust.

Was hilft: den Kurs an konkrete Situationen der Teilnehmenden anbinden. Dafür braucht es Beispiele aus ihrer Arbeit, und zwar viele, für verschiedene Abteilungen. Das Sammeln und Aufbereiten ist aufwendig. KI kann Ihnen dabei als Ideengeberin dienen, wenn Sie ihr allgemeine, nicht personenbezogene Beschreibungen geben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Pflichtinhalt und Spielraum klären. Was muss vermittelt werden (rechtliche oder betriebliche Vorgaben), und was können Sie gestalten (Beispiele, Methode, Reihenfolge)? Am Inhalt ändern Sie nichts, am Bezug schon.

1. Arbeitsbereiche sammeln. Notieren Sie, welche Berufsgruppen im Kurs sitzen, etwa Einwohnerdienste, Bauverwaltung, Schule, Werkhof. Beschreiben Sie typische Aufgaben in einem Satz.

1. Alltagssituationen anfragen. Fragen Sie die Teilnehmenden vorab in zwei Fragen: «In welcher Situation hat das Thema bei Ihnen schon eine Rolle gespielt?» und «Was ist Ihnen unklar?» Bündeln Sie die Antworten ohne Namen.

1. Bezüge mit KI entwickeln. Geben Sie der KI mit der Vorlage unten Pflichtinhalt und allgemeine Arbeitsbereiche. Sie liefert Beispielsituationen und Fragen, die jede Gruppe an ihren Alltag erinnern.

1. Beispiele prüfen. Streichen Sie unrealistische oder fachlich falsche Beispiele. Prüfen Sie, ob rechtliche Aussagen stimmen. Bei Rechtsfragen sind die Vorgaben Ihrer Organisation oder eine Fachstelle massgebend.

1. Mitbestimmung ermöglichen. Lassen Sie die Gruppe die Reihenfolge wählen oder wählen, an welchem Beispiel sie üben möchte. Auch kleine Wahlmöglichkeiten verändern die Haltung.

1. Nutzen in Aufgaben zeigen. Bauen Sie die Beispiele in kurze Aufgaben ein: «Was tun Sie, wenn ein Bürger telefonisch seine Akte einsehen will?» So wird der Kurs praxisnah.

1. Nachfragen und anpassen. Fragen Sie am Ende: «Was nehmen Sie für Ihren Alltag mit?» Verbessern Sie die Beispiele für das nächste Mal.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt mich als Kursverantwortliche bei einem Pflichtkurs für Erwachsene. Thema (Pflichtinhalt): [z. B. Datenschutz im Verwaltungsalltag]. Teilnehmende arbeiten in: [Bereiche, allgemein beschrieben, z. B. Einwohnerdienste, Bauverwaltung, Werkhof].

Was die Teilnehmenden vorab als unklar nannten (anonym):
[Stichwort 1]
[Stichwort 2]

Aufgabe:
1. Entwickle für jeden Bereich zwei realistische Alltagssituationen, in denen das Thema vorkommt. Keine echten Personen und Fälle.
2. Formuliere zu jeder Situation eine Frage, die Teilnehmende mit ihrer Erfahrung beantworten können.
3. Markiere Aussagen zu Vorschriften mit «bitte prüfen», denn ich kläre sie mit der Fachstelle.
4. Schlage drei Formulierungen für den Kursbeginn vor, die den Nutzen für den Alltag nennen, ohne belehrend zu klingen.

Ersetzen Sie die Platzhalter und prüfen Sie jede Situation auf Realismus. Die Teilnehmenden kennen ihren Alltag besser als die KI.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Richtigkeit: Pflichtkurse behandeln oft Vorgaben, etwa Datenschutz, Arbeitssicherheit oder Compliance. KI-Aussagen dazu können falsch oder veraltet sein. Prüfen Sie sie mit der zuständigen Stelle, bevor Sie sie weitergeben.
• Keine Personendaten: Geben Sie keine echten Fälle, Namen oder Kundendaten der Organisation in öffentliche KI-Dienste ein. Das gilt auch für Rückmeldungen einzelner Teilnehmender.
• Respekt vor Erfahrung: Erwachsene wollen ernst genommen werden. Beispiele sollten ihre Arbeit realistisch abbilden und nicht belehrend wirken.
• Pflicht bleibt Pflicht: Auch gute Beispiele ändern nichts daran, dass die Teilnahme verbindlich ist. Sagen Sie das ehrlich und begründen Sie den Zweck des Kurses.
• Vielfalt im Kurs: Teilnehmende haben unterschiedliche Vorkenntnisse und Sprachfähigkeiten. Planen Sie Hilfen und lassen Sie Erfahrene Erfahrungen einbringen.
• Kein Ersatz für Führung: Wenn die Organisation den Sinn eines Kurses nicht vermittelt, kann ein Kursleiter das nicht allein auffangen. Sprechen Sie mit der Leitung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Keller überarbeitet den jährlichen Datenschutzkurs ihrer Gemeinde. Bisher war es ein Vortrag mit Folien. Sie sammelt vorab bei den Teilnehmenden anonyme Fragen und lässt sich mit der KI Alltagssituationen für Einwohnerdienste, Bauverwaltung und Werkhof entwerfen.

Vorher: Die Gruppe hört einen Vortrag, am Schluss nicken alle. Nachher: Jede Abteilung erhält eine eigene Situation, etwa «Eine Bürgerin ruft an und möchte Auskunft über einen Nachbarn». Die Gruppen besprechen, wie sie reagieren würden, und vergleichen mit den Regeln der Gemeinde. Eine Situation der KI enthielt eine rechtliche Aussage, die nicht zur Gemeinde passte; Frau Keller strich sie nach Rücksprache mit der Datenschutzstelle.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden den Umgang mit KI lernen sollen, bietet absofort Online-Weiterbildung für Unternehmen von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Inhalte sind KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Schweizer Praxisbezug, Datenschutz und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten. Die Teilnehmenden lernen im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Ob eine Weiterbildung zur Pflicht wird, entscheidet Ihre Organisation.

Häufige Fragen

Wie viel Wahlfreiheit ist bei Pflichtkursen möglich?

Beim Inhalt oft wenig, bei Beispielen, Reihenfolge und Methode meist mehr. Schon die Wahl zwischen zwei Aufgaben stärkt das Gefühl der Mitbestimmung.

Wie gehe ich mit offen geäusserter Ablehnung um?

Nehmen Sie sie ernst und fragen Sie nach: «Was würde den Kurs für Sie nützlicher machen?» Sammeln Sie Antworten, ohne zu verteidigen. Vieles lässt sich beim nächsten Mal berücksichtigen.

Ist Online-Lernen für Pflichtkurse geeignet?

Für Wissensinhalte ja, besonders mit Praxisaufgaben. Für Haltung und Diskussion hilft ein gemeinsamer Austausch. Mehr zur Gestaltung von Pflichtkursen finden Sie bei Pflichtkurse mit KI gestalten: Wie entsteht Lernmotivation?.

Darf ich Teilnehmenden vorschreiben, KI zu nutzen?

Das regelt Ihre Organisation. Klären Sie vorher Datenschutz und Einsatzregeln. Wer KI verwenden soll, braucht zuerst Schulung und klare Regeln.