KI und Datenschutz als PDF-Merkblatt: Was gehört hinein?

Das Problem

Im Kollegium wird KI bereits verwendet, doch niemand weiss genau, was erlaubt ist. Frau Keller möchte ein kurzes Merkblatt zu KI und Datenschutz, das sie verteilen kann: gedruckt, per E-Mail oder als PDF auf dem Schulserver. Ein langes Reglement liest keiner, ein mündlicher Hinweis geht vergessen.

Ein Merkblatt hat eine klare Aufgabe: Es soll in zwei Minuten lesbar sein und im Alltag Entscheidungen erleichtern. Die häufigste Frage lautet: Darf ich diesen Text, dieses Foto oder diese Information in eine KI eingeben? Die Antwort hängt davon ab, ob Personendaten enthalten sind, welcher Dienst verwendet wird und wer ihn freigegeben hat.

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, etwa Name, Adresse, Foto oder Beurteilung. Besonders heikel sind Gesundheitsdaten, Angaben zur Sozialhilfe oder zu Strafverfahren. Das Merkblatt sollte genau das in einfachen Worten ordnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Zielgruppe und Rahmen. Für wen schreiben Sie: Team, Klasse, Kollegium oder Eltern? Eine Schulklasse braucht einfachere Sprache als eine Verwaltung. Notieren Sie den Geltungsbereich in einem Satz.

1. Finden Sie die geltenden Regeln. Fragen Sie bei der Schulleitung, der Datenschutzbeauftragten oder der IT nach, welche KI-Dienste freigegeben sind und welche kantonalen oder betrieblichen Vorgaben gelten. Schreiben Sie nichts auf, was Sie nicht abgeklärt haben.

1. Sammeln Sie typische Situationen. Welche Fragen stellen die Leute wirklich? Beispiele: Elternbrief entwerfen, Protokoll zusammenfassen, Foto beschreiben lassen, Zeugnistext formulieren. Sie bilden die Grundlage der drei Stufen.

1. Ordnen Sie die Daten in drei Stufen. Die Ampel ist eine interne Vorsichtsregel, keine rechtliche Beurteilung: Rot kennzeichnet Daten, die nach Ihren internen Regeln nicht eingegeben werden; Gelb steht für anonymisierte oder nur in freigegebenen Diensten verwendete Daten, Grün für Inhalte mit geringerem Risiko. Prüfen Sie konkrete Fälle fachlich.

1. Schreiben Sie das Merkblatt mit der Vorlage. Passen Sie Platzhalter an und kürzen Sie, bis es auf eine A4-Seite passt. Jede Regel braucht einen Satz, keine Absätze.

1. Lassen Sie eine Kollegin gegenlesen. Verstehen Personen ohne Datenschutzwissen jede Regel? Fragen Sie, was sie bei einem konkreten Beispiel tun würden. Unklare Stellen überarbeiten Sie.

1. Lassen Sie die Regeln prüfen. Die zuständige Stelle, etwa Schulleitung oder Datenschutzverantwortliche, gibt das Merkblatt frei. Rechtliche Details im Einzelfall klärt eine Fachperson.

1. Exportieren Sie das PDF. In Word oder Google Docs wählen Sie «Speichern unter» oder «Herunterladen» und das Format PDF. Prüfen Sie, dass Links funktionieren und Version und Datum oben stehen.

1. Verteilen und besprechen Sie es. Ein Merkblatt wirkt besser mit zehn Minuten Gespräch. Legen Sie fest, wann es überprüft wird, zum Beispiel jährlich.

Die drei Stufen im Überblick

Vorlage zum Kopieren

Dieses Merkblatt können Sie in Ihr Textprogramm kopieren und anpassen.

KI und Datenschutz bei [Name der Schule / Firma]
Stand: [Datum]  Version: [Nummer]

1. Wir nutzen nur freigegebene KI-Dienste: [Dienst A, Dienst B].
   Private Konten sind für Arbeitsinhalte nicht erlaubt.

2. Nach interner Vorsichtsregel nicht eingeben (rot):
   Namen mit Beurteilungen oder Noten, Gesundheits- oder Sozialdaten
   nicht in öffentliche oder nicht freigegebene Dienste. Jede Bearbeitung
   solcher Daten braucht eine institutionelle und datenschutzrechtliche Prüfung.
   Passwörter, vertrauliche Verträge und Geschäftsgeheimnisse nur nach den
   internen Vorgaben behandeln.

3. Nur anonymisiert (gelb):
   Texte mit Personenbezug erst ohne Namen, Adressen und Details,
   die eine Person erkennbar machen.

4. Erlaubt (grün):
   Öffentliche Informationen, erfundene Beispiele, allgemeine Texte.

5. Ergebnisse prüfen: Fakten, Zahlen und Namen kontrollieren.
   Verantwortlich bleibt immer die Person, die den Text verwendet.

6. Kennzeichnen: [Wo und wie KI-Hilfe angegeben wird].

7. Panne? Etwas Falsches eingegeben? Sofort melden bei
   [Ansprechperson, Kontakt]. Wir klären gemeinsam das weitere Vorgehen.

Fragen: [Ansprechperson, Kontakt]

Mit diesem Auftrag lassen Sie die KI die Vorlage nur sprachlich anpassen:

Sie helfen mir, ein Merkblatt zu überarbeiten.
Zielgruppe: [z. B. Lehrpersonen einer Sekundarschule].
Kürzen Sie den folgenden Text auf höchstens 250 Wörter,
verwenden Sie einfache Sprache und behalten Sie die drei Stufen
Rot, Gelb und Grün bei: [Merkblatttext einfügen].
Ändern Sie keine Regeln und fügen Sie keine rechtlichen Aussagen hinzu.

Fügen Sie in der KI nur den Merkblatttext ein, niemals Namen oder Daten aus dem Betrieb.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Grundlage kurz halten: Für Betriebe und Private gilt das Datenschutzgesetz des Bundes (DSG), für öffentliche Schulen meist das kantonale Datenschutzrecht. Das Merkblatt erklärt keine Paragrafen, verweist aber auf die zuständige Stelle. Im Einzelfall braucht es eine fachliche Prüfung.
• Keine Versprechen über Anbieter: Schreiben Sie nicht «Dienst X ist sicher», sofern Sie das nicht geprüft haben. Nennen Sie nur freigegebene Dienste.
• Aktualität: Dienste ändern Bedingungen, Einstellungen und Standorte. Legen Sie ein Prüfdatum fest. Hinweise zu KI und Datenschutz finden Sie beim EDÖB.
• Bilder und Stimmen: Fotos und Aufnahmen von Personen sind besonders sensibel. Mehr dazu unter Bilder in KI-Dienste hochladen.
• Übungen mit erfundenen Daten: Wer üben will, nimmt fiktive Beispiele. Vorschläge bietet KI-Schulung mit fiktiven Daten.
• Schulen: Schülerdaten, Beurteilungen und Lernberichte gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Orientierung bietet educa.ch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Frau Keller ist Mitglied der Schulleitung einer Oberstufe im Kanton St. Gallen. Im Kollegium kursiert die Frage, ob man Zeugnisbemerkungen mit KI formulieren darf. Die Antworten gehen auseinander.

Sie entwirft ein Merkblatt mit drei Stufen und zwei Beispielen pro Stufe. Zeugnisbemerkungen mit Namen sind rot, anonymisierte Formulierungshilfen ohne Details gelb. Die Datenschutzverantwortliche des Schulträgers ergänzt die Liste der freigegebenen Dienste und streicht einen Satz, der zu viel versprach.

Das PDF kommt auf den Schulserver und wird in der Konferenz zehn Minuten besprochen. Im folgenden Semester sammelt Frau Keller drei Rückfragen und passt das Merkblatt an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Datenschutzmerkblatt durch eine Teamschulung ergänzt werden soll, behandelt Linups Online-Kurs «KI sicher am Arbeitsplatz» den Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und Betrugsversuche. Er ersetzt weder Ihr Merkblatt noch die Datenschutzprüfung Ihrer Organisation.

Häufige Fragen

Wie lang darf ein Merkblatt sein?

Eine A4-Seite ist ideal. Wenn Sie mehr brauchen, trennen Sie eine Kurzfassung für alle von einer Langfassung für Verantwortliche. Wichtig ist, dass die Kurzfassung allein verständlich ist.

Muss das Merkblatt rechtlich geprüft werden?

Das ist ratsam, vor allem wenn es verbindliche Regeln enthält. Fragen Sie die Datenschutzverantwortliche oder eine Fachperson. Ein Merkblatt ersetzt keine Rechtsberatung.

Soll das Merkblatt auch für Lernende gelten?

Dafür schreiben Sie eine eigene, einfachere Fassung. Sie sollte Alter, Schulregeln und die Rolle der Eltern berücksichtigen. Viele KI-Dienste haben Altersgrenzen, die Sie klären müssen.

Wie oft sollte ich das Merkblatt aktualisieren?

Mindestens einmal pro Jahr und immer, wenn sich Dienste oder Regeln ändern. Version und Datum auf dem Blatt zeigen, ob es noch gilt. Eine Checkliste für die Einführung bietet Einsatz von KI und Datenschutz: Checkliste vor dem Start.