Wie bediene ich KI im Büro mit meiner Stimme?

Das Problem

Frau Müller schreibt täglich lange Mails, Gesprächsnotizen und Berichte. Seit einer Sehnenscheidenentzündung am Handgelenk tut das Tippen weh. Gleichzeitig soll sie KI-Programme für Textentwürfe nutzen, und dafür muss sie ihre Aufträge eintippen. Sie würde lieber sprechen: «Schreibe eine freundliche Antwort an die Kundin und bitte um den Termin.»

Spracheingabe ist heute viel besser als vor einigen Jahren, und viele Programme bieten sie an. Aber sie hat Tücken. Namen, Fachbegriffe und Dialekte werden falsch erkannt. Wer in einem offenen Büro spricht, stört andere und gibt vertrauliche Informationen preis. Und nicht jedes Diktierprogramm verarbeitet das Gesprochene lokal: Manche senden die Aufnahme an Server, was bei Vertraulichem heikel ist.

Hier erfahren Sie, wie Sie Sprache sinnvoll nutzen und worauf Sie achten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären, wofür Sie sprechen wollen. Aufträge an KI («schreibe, fasse zusammen»), Diktat von Texten oder Notizen nach Gesprächen? Je klarer, desto besser die Wahl der Technik.

1. Vorhandene Funktionen prüfen. Ihr Computer hat meist eine Diktierfunktion: Unter Windows lässt sie sich mit der Tastenkombination Windows-Taste und H starten, auf dem Mac finden Sie sie in den Systemeinstellungen unter Tastatur. Smartphones haben ein Mikrofonsymbol auf der Tastatur. Auch manche KI-Programme bieten eigene Spracheingabe.

1. Mikrofon und Umgebung vorbereiten. Ein Headset verbessert die Erkennung deutlich. Wählen Sie einen ruhigen Ort, besonders wenn Sie Vertrauliches besprechen.

1. Satzweise und deutlich sprechen. Sprechen Sie in ganzen Sätzen, mit normaler Geschwindigkeit. Satzzeichen sagen Sie je nach Programm laut an («Punkt», «Komma», «neue Zeile») oder das Programm setzt sie selbst.

1. Fachbegriffe und Namen prüfen. Diese werden am häufigsten falsch erkannt. Lesen Sie den Text nach dem Diktat sorgfältig durch, vor allem Namen, Zahlen, Daten und Beträge.

1. Aufträge an KI präzise sprechen. Statt zu viel auf einmal: Aufgabe, Ton, Länge und Inhalt in zwei, drei Sätzen. Prüfen Sie den Text im Eingabefeld, bevor Sie ihn absenden.

1. Korrekturen planen. Nutzen Sie Sprachbefehle für Löschen und Ersetzen oder korrigieren Sie per Tastatur. Eine Kombination aus Sprechen und Tippen ist oft am bequemsten.

1. Datenschutz klären. Fragen Sie Ihre IT, welche Spracheingabe im Betrieb erlaubt ist, ob sie lokal oder in der Cloud arbeitet und welche Inhalte Sie diktieren dürfen.

1. Regeln im Büro vereinbaren. Wo darf gesprochen werden, wo nicht? Für vertrauliche Gespräche braucht es einen geschützten Raum.

Vorlage zum Kopieren

Eine Vorlage, die Sie aus dem Gedächtnis sprechen können, um klare Aufträge zu geben:

Schreibe [Textart, z. B. eine E-Mail] an [Empfängerrolle, z. B. eine Kundin]. Ziel: [Ziel in einem Satz].
Inhalt: [Stichworte]. Ton: [freundlich und sachlich]. Länge: [höchstens fünf Sätze]. Anrede: Sie.
Schweizer Rechtschreibung. Schlage zwei Betreffzeilen vor.

Und eine Vorlage zum Nachbearbeiten eines diktierten Textes:

Hier ist ein diktierter Text mit möglichen Erkennungsfehlern: [Text]. Korrigiere offensichtliche Erkennungsfehler,
Satzzeichen und Gross- und Kleinschreibung, ohne den Inhalt zu verändern. Markiere Stellen mit [prüfen], wenn du dir
bei Namen, Zahlen oder Fachbegriffen nicht sicher bist.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Auch das korrigierte Ergebnis lesen Sie selbst nach, besonders Namen und Zahlen.

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauliche Inhalte: Prüfen Sie, wohin die Sprachaufnahme geht. Cloud-Dienste verarbeiten Gesprochenes auf Servern. Diktieren Sie Personendaten und Geschäftsgeheimnisse nur in freigegebenen Werkzeugen.
• Mithörende Personen: Im Grossraumbüro oder im Zug hören andere mit. Wählen Sie den Ort mit Bedacht.
• Aufnahmen Dritter: Gespräche mit anderen dürfen nicht ohne Einwilligung aufgezeichnet werden. Siehe Vertrauliche Meetings und KI-Transkription.
• Erkennungsfehler: Namen, Zahlen und Fachwörter sind fehleranfällig. Siehe Transkriptionsfehler.
• Dialekt: Schweizerdeutsch wird je nach Werkzeug unterschiedlich gut verstanden. Sprechen Sie Hochdeutsch oder testen Sie vorab.
• Zugänglichkeit: Spracheingabe kann eine Hilfe sein, aber nicht für alle. Bieten Sie Alternativen an, siehe KI am Arbeitsplatz barrierefrei.
• Ausgabe prüfen: Ein diktierter Auftrag kann die KI falsch lenken, wenn ein Wort falsch erkannt wurde.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller nutzt in einem Immobilienbüro in Burgdorf die Diktierfunktion ihres Computers mit Headset. Sie spricht Aufträge an die KI in zwei, drei Sätzen und lässt Entwürfe für Mails erstellen. Vertrauliche Themen wie Mieterwechsel behandelt sie nur im geschützten Besprechungsraum und in dem von der IT freigegebenen Werkzeug.

Vorher: Schmerzen beim Tippen und lange Mails. Nachher: Ein Entwurf entsteht in Minuten. Beim Nachlesen fallen ihr falsch erkannte Namen auf, etwa «Kaufmann» statt «Kauffmann». Sie ergänzt eine Gewohnheit: Namen und Zahlen immer nach dem Diktat prüfen. Als sie im Zug einmal diktieren möchte, verzichtet sie wegen der Mithörenden und tippt kurze Stichworte.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI im Büro bequem und sicher nutzen möchte, findet bei absofort passende Kurse. Die Kurse für KI und IT bei konkreten Arbeitsaufgaben enthalten laut Angebot Kurse zu Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, Podcast- und Voiceover-Vorbereitung sowie zu betrieblichen KI-Richtlinien, mit KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

So lernen Sie, Sprache und Text sinnvoll zu kombinieren.

Häufige Fragen

Funktioniert Spracheingabe auch ohne Internet?

Manche Funktionen laufen lokal, andere brauchen eine Verbindung. Prüfen Sie die Einstellungen Ihres Geräts, denn das beeinflusst Datenschutz und Verfügbarkeit.

Wird Schweizerdeutsch erkannt?

Teilweise. Die Erkennung ist je nach Werkzeug und Dialekt unterschiedlich gut. Hochdeutsch wird meist zuverlässiger erkannt. Testen Sie vorab.

Kann ich mit Sprache auch Befehle geben, etwa «öffne die Mail»?

Manche Betriebssysteme haben Sprachsteuerung. Sie ist unabhängig von KI-Programmen und bedarf Einarbeitung. Prüfen Sie die Hilfe Ihres Systems.