Wie findet KI Texte mit ähnlicher Bedeutung?

Das Problem

Sie suchen in Ihrem Dokumentenordner nach einem Merkblatt zur Kündigung eines Vertrags und tippen «Vertrag kündigen». Die Suche findet nichts, weil das Dokument «Beendigung des Vertragsverhältnisses» heisst. Die Kollegin weiss sofort, welches Blatt Sie meinen, aber der Computer nicht.

Eine klassische Suche vergleicht Buchstabenfolgen. Sie ist streng, schnell und genau, aber sie versteht nicht, dass «kündigen» und «beenden» fast dasselbe meinen. Das führt zu verpassten Treffern und dem Gefühl, die Suche sei «dumm».

Moderne KI-Suchen versuchen, die Bedeutung zu erfassen. Man nennt das semantische Suche. Sie ist die Technik, die hinter vielen Assistenten steckt, die in Ihren Firmenunterlagen nachschlagen.

Einfach erklärt

Die Technik arbeitet in drei Schritten. Erstens wird jeder Text in eine Zahlenliste übersetzt, ein sogenanntes Embedding. Zweitens wird Ihre Frage auf dieselbe Weise übersetzt. Drittens rechnet das Programm aus, welche Texte der Frage am nächsten liegen, und zeigt diese zuerst an.

Stellen Sie sich eine Karte vor, auf der jeder Text ein Punkt ist. Texte über Vertragsende liegen in derselben Gegend, auch wenn sie unterschiedliche Wörter nutzen. Ihre Frage ist ein weiterer Punkt, und das Programm zeigt die Punkte in der Nähe.

Wie unterscheiden sich die Treffer in der Praxis?

Drei kurze Beispiele zeigen, wann die Suche glänzt und wann Sie vorsichtig sein sollten.

Daraus folgt eine einfache Regel: Für Begriffe und Anliegen, die man auf mehrere Arten ausdrücken kann, hilft die Bedeutungssuche. Für feste Bezeichnungen wie Rechnungsnummern, Personennamen oder Gesetzesartikel bleibt die genaue Suche zuverlässiger. Mehr zum Unterschied zwischen einem KI-Chat und einer Suchmaschine lesen Sie unter Was unterscheidet KI-Chat und Suchmaschine?. Wer Fragen zu einem einzelnen Dokument stellen möchte, findet Hinweise unter Wie stelle ich der KI Fragen zu einem eigenen Dokument?.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen: Entscheiden Sie, was Sie finden wollen, zum Beispiel Merkblätter, Protokolle oder Kundenfragen. Notieren Sie typische Fragen Ihrer Mitarbeitenden.
2. Dokumente aufräumen: Entfernen Sie veraltete Versionen und doppelte Dateien. Gute Titel und kurze Abschnitte verbessern die Treffer.
3. Geeignetes Werkzeug wählen: Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Software (zum Beispiel Ihr Büropaket oder Ihr Dokumentenablagesystem) eine solche Suche bietet. Eine eigene Lösung ist nur bei grösseren Mengen nötig.
4. Berechtigungen klären: Legen Sie fest, wer welche Dokumente finden darf. Personalakten gehören nicht in eine für alle offene Suche.
5. Mit Testfragen prüfen: Stellen Sie zehn typische Fragen, bei denen Sie die richtige Antwort kennen, und schauen Sie, ob das richtige Dokument erscheint.
6. Stichwortsuche ergänzen: Für Namen, Nummern und Gesetzesartikel nutzen Sie weiterhin die genaue Suche.
7. Treffer prüfen: Öffnen Sie das Originaldokument und lesen Sie die Stelle selbst, bevor Sie sich darauf stützen.
8. Regelmässig nachbessern: Notieren Sie Fragen, die schiefgingen, und verbessern Sie Titel, Dokumente und Einstellungen.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte prüfen, ob eine KI-gestützte Suche für unsere Dokumente [z. B. Merkblätter und Protokolle] taugt.
Erstelle 15 Testfragen, wie Mitarbeitende sie stellen würden, mit je 2 anderen Formulierungen
(umgangssprachlich und fachlich). Ergänze 3 Fragen, bei denen genaue Namen oder Nummern nötig sind.
Verwende keine echten Namen. Gib zu jeder Frage eine Zeile, wo ich das erwartete Dokument eintrage.

Mit dieser Liste prüfen Sie später, ob das System die richtigen Dokumente findet.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Für die Suche werden Ihre Dokumente verarbeitet, häufig bei einem Anbieter. Klären Sie, ob vertrauliche Unterlagen dort liegen dürfen.
• Zugriffsrechte: Eine Suche darf nicht anzeigen, was die fragende Person nicht sehen darf. Siehe Zugriffsrechte für eine KI-Wissenssuche planen.
• Falsche oder veraltete Treffer: Die Suche liefert auch Veraltetes, wenn es im Bestand liegt.
• Genauigkeit bei Zahlen: Beträge, Fristen und Gesetzesartikel prüfen Sie im Original.
• Sprachen: Die Qualität kann je nach Sprache und Dialekt schwanken.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau besitzt über zweihundert Merkblätter. Vorher suchen die Mitarbeitenden mit Stichwörtern und fragen oft die erfahrene Kollegin, weil sie «das Dokument nicht finden».

Nachher nutzt die Verwaltung eine Suche, die auch Bedeutung versteht. Bei der Frage «Wie melde ich einen Umzug an?» erscheint das Merkblatt «Wohnsitzwechsel». Die Mitarbeitenden öffnen das Original, und eine Verantwortliche prüft vierteljährlich, welche Fragen nicht gut gefunden werden.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Ist semantische Suche besser als die normale Suche?

Nicht immer. Sie findet Ähnliches, ist aber bei Namen und Nummern schwächer. Am besten ergänzen sich beide.

Versteht die Suche wirklich, was ich meine?

Sie rechnet mit Ähnlichkeiten und erkennt oft den Sinn, versteht ihn aber nicht wie ein Mensch. Deshalb sind Stichproben wichtig.

Brauche ich dafür eine eigene Software?

Oft nicht. Viele Bürolösungen bieten KI-Suchfunktionen. Prüfen Sie zuerst, was Sie schon haben.