Wie mache ich mit KI aus einem Text eine Tabelle?

Das Problem

Drei Handwerker haben Offerten geschickt, jede in einem anderen Format: einmal als E-Mail-Text, einmal als PDF, einmal als lange Nachricht mit vielen Nebensätzen. Irgendwo stehen Preis, Ausführungszeitraum, Garantie und Zahlungsbedingungen. Um zu vergleichen, müssen Sie hin und her blättern.

Ähnlich ist es mit Anmeldungen per E-Mail, Notizen aus Telefonaten oder Rückmeldungen auf eine Umfrage. Die Informationen sind da, aber verstreut. Wer sie von Hand in eine Tabelle überträgt, braucht Zeit und macht leicht Tippfehler.

Eine KI kann solche Angaben herauslesen und ordnen. Das nennt man Extrahieren, also gezieltes Herausziehen von Informationen. Damit es zuverlässig klappt, braucht die KI klare Spalten und die Erlaubnis, Lücken offen zu lassen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Spalten festlegen. Überlegen Sie, was Sie vergleichen wollen. Bei Offerten etwa: Anbieter, Gesamtpreis inkl. MWST, Ausführungszeitraum, Garantie, Zahlungsfrist, Besonderheiten.
2. Die Texte sammeln. Kopieren Sie alle Texte untereinander in den KI-Chat oder laden Sie die Dateien hoch. Trennen Sie mehrere Texte mit einer Zeile wie «--- Text 2 ---».
3. Persönliche Daten prüfen. Bei Anmeldelisten oder Kundenrückmeldungen stehen Namen und Kontaktdaten. Klären Sie, ob Sie diese in den gewählten KI-Dienst eingeben dürfen, oder ersetzen Sie sie durch Nummern.
4. Die Vorlage verwenden. Wichtig ist der Satz, dass fehlende Angaben nicht erfunden werden dürfen.
5. Die Tabelle prüfen. Vergleichen Sie jede Zahl und jedes Datum mit dem Original. Besonders heikel sind Preise mit und ohne Mehrwertsteuer sowie Rabatte.
6. Nach Excel oder Word übernehmen. Markieren Sie die Tabelle im Chat, kopieren Sie sie (Ctrl+C) und fügen Sie sie in Excel oder Word ein (Ctrl+V). Viele Dienste bieten auch einen Knopf zum Kopieren oder Herunterladen.
7. Rückfragen ableiten. Lassen Sie sich zum Schluss auflisten, welche Angaben bei welchem Anbieter fehlen. Daraus wird Ihre Nachfrage-E-Mail.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus den folgenden Texten eine Tabelle.
Eine Zeile pro [Anbieter / Anmeldung / Rückmeldung].
Spalten: [Spalte 1], [Spalte 2], [Spalte 3], [Spalte 4], Bemerkungen.
Regeln:
- Übernimm Zahlen, Beträge und Daten genau so, wie sie im Text stehen.
- Wenn eine Angabe fehlt, schreib «nicht genannt». Rate nichts.
- Wenn eine Angabe unklar ist, schreib «unklar» und erkläre es in der Spalte Bemerkungen.
- Beträge in CHF; gib an, ob mit oder ohne MWST, wenn das im Text steht.
Liste unter der Tabelle auf, welche Angaben pro Zeile fehlen.

--- Text 1 ---
[Text einfügen]
--- Text 2 ---
[Text einfügen]

Setzen Sie Ihre eigenen Spaltennamen ein; bei mehr als drei Texten ergänzen Sie einfach weitere Trennzeilen.

Beispiel: Offerten im Vergleich

So kann das Ergebnis aussehen, wenn drei Malerofferten zusammengefasst werden. Die Angaben sind frei gewählte Beispielwerte, keine echten Preise oder Firmen.

Schon auf einen Blick sehen Sie: Maler B ist ohne Mehrwertsteuer angegeben und deshalb nicht direkt vergleichbar, bei Maler C fehlt ein Gesamtpreis. Genau diese Fragen klären Sie als Nächstes. Eine ausführliche Variante mit weiteren Formaten finden Sie unter Tabelle aus Text erstellen.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen können verrutschen. Eine KI kann beim Übertragen eine Ziffer vertauschen oder einen Betrag der falschen Zeile zuordnen. Prüfen Sie jede Zahl. Warum das passiert, erklärt Warum liest KI Tabellen manchmal falsch?.
• Vorsicht beim Rechnen. Lassen Sie die KI nicht ungeprüft Summen oder Durchschnitte bilden. Rechnen Sie in Excel nach, dort sind Formeln nachvollziehbar.
• Mit und ohne MWST. In Schweizer Offerten werden Beträge mal mit, mal ohne Mehrwertsteuer genannt. Lassen Sie das immer in einer eigenen Spalte festhalten.
• Personendaten. Anmeldelisten oder Kundenrückmeldungen enthalten Personendaten. Nutzen Sie dafür nur Dienste, die Ihr Betrieb freigegeben hat, oder anonymisieren Sie vorher.
• Gescannte PDFs. Bei eingescannten Unterlagen muss die KI den Text erst erkennen. Dabei entstehen öfter Lesefehler, besonders bei Zahlen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Frei organisiert für einen Seniorenverein in Wil einen Ausflug. Die Anmeldungen kamen per E-Mail und Telefonnotiz: wer kommt, ob mit Begleitung, ob vegetarisch, ob ein Rollator mitkommt.

Vorher: Herr Frei blättert durch 34 Nachrichten und führt eine Strichliste. Am Ende stimmen die Zahlen für das Restaurant nicht.

Nachher: Er ersetzt die Namen durch Nummern, fügt die Texte ein und lässt eine Tabelle mit den Spalten Nummer, Anzahl Personen, vegetarisch, Rollator, Bemerkungen erstellen. Zwei Anmeldungen markiert die KI als «unklar», weil dort «vielleicht mit meiner Schwester» steht. Herr Frei ruft diese zwei Personen an, überträgt die Tabelle nach Excel und zählt dort mit einer Summenformel. Das Restaurant bekommt korrekte Zahlen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Angaben aus unstrukturiertem Text in eine Tabelle überführen und anschliessend auswerten möchten, bieten die Kurse zu Excel und Datenverständnis unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben passende Praxisaufgaben. Sie lernen online im eigenen Tempo.

Häufige Fragen

Kann die KI die Tabelle direkt als Excel-Datei liefern?

Einige Dienste können Dateien zum Herunterladen erzeugen, andere nicht. Kopieren und Einfügen funktioniert fast immer. Wenn die Spalten in Excel verrutschen, bitten Sie um ein Format, bei dem die Werte durch Semikolon getrennt sind.

Wie viele Texte kann ich auf einmal einfügen?

Das hängt vom Dienst ab. Bei vielen kurzen Texten ist es sicherer, in Portionen von etwa zehn zu arbeiten und die Tabellen danach in Excel zusammenzuführen. So bleibt die Kontrolle überschaubar.

Funktioniert das auch umgekehrt, also aus einer Tabelle einen Text machen?

Ja. Fügen Sie die Tabelle ein und bitten Sie um einen kurzen Bericht in Worten. Achten Sie auch dann darauf, dass die KI keine Schlüsse zieht, die nicht in den Zahlen stehen.