Dokumentenanalyse

Definition

Dokumentenanalyse bedeutet, dass eine KI ein Dokument liest und daraus Informationen herausarbeitet. Das kann eine Zusammenfassung sein, eine Antwort auf eine Frage («Wann endet die Kündigungsfrist?»), eine Liste von Aufgaben oder der Vergleich zweier Fassungen.

Gemeint sind meist Textdokumente wie PDFs, Word-Dateien, Verträge, Protokolle oder Berichte. Bei eingescannten Seiten wird zuerst die Schrift erkannt, siehe OCR.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich eine sehr schnelle Praktikantin vor, die 80 Seiten überfliegt und Ihnen sagt, was drinsteht. Sie ist rasch und fleissig, kann aber Stellen überlesen, etwas falsch verstehen oder aus Eifer etwas hinzufügen, das gar nicht im Text steht.

Eine KI liest den Text nicht wie ein Mensch, sondern verarbeitet ihn in Abschnitten und muss in ihr begrenztes Arbeitsgedächtnis passen, das Kontextfenster. Sehr lange Dokumente werden deshalb manchmal in Teilen bearbeitet.

Beispiel

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin einer Gemeinde im Kanton Aargau erhält ein 60-seitiges Gutachten. Sie lädt eine bereinigte Fassung ohne Personendaten in eine KI und bittet um eine Zusammenfassung mit Seitenangaben. Anschliessend prüft sie die genannten Stellen im Original. So spart sie Zeit, bleibt aber für den Inhalt verantwortlich.

Nicht verwechseln

Die Dokumentenanalyse ist keine Rechtsberatung und keine Revision. Eine KI kann einen Vertrag strukturieren, aber nicht verbindlich beurteilen. Auch ist sie nicht dasselbe wie eine Suche: Eine Suche findet Wörter, eine Analyse versucht, Sinn zusammenzufassen und kann dabei irren, siehe Halluzination. Vertrauliche Dokumente gehören nur in Dienste, die Ihre Datenschutzvorgaben erfüllen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie das üben möchten, bietet absofort mit KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Online-Kurse zu Bürokommunikation, Datenverständnis sowie nicht-juristischer Strukturierung von Vertragsdokumenten an. Laut Beschreibung gibt es Praxisaufgaben und einen KI-Lerncoach.