Onboarding: Mit KI unausgesprochene Teamregeln besprechen

Das Problem

Seit drei Wochen arbeitet Herr Suter im Team von Frau Berger. Er ist fachlich stark, aber er stolpert: Er schreibt Kolleginnen um 19 Uhr E-Mails, die dort als aufdringlich gelten. Er hat in der Teamsitzung widersprochen, was im Team niemand tut. Er weiss nicht, was er falsch gemacht hat.

Jedes Team hat ungeschriebene Regeln: Wie schnell antwortet man auf Nachrichten? Wer sagt in Sitzungen zuerst etwas? Wird nach 17 Uhr noch gearbeitet? Alteingesessene merken sie nicht mehr, Neue entdecken sie durch Fehltritte. Das ist unangenehm und kostet Vertrauen.

Besser ist, solche Regeln im Onboarding aktiv zu besprechen. KI kann eine Gesprächsvorlage liefern. Die Regeln selbst kennt nur Ihr Team, und es entscheidet auch, welche davon bleiben sollen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Eigene Regeln sammeln. Notieren Sie, was in Ihrem Team «man macht» oder «man lässt»: Erreichbarkeit, Sitzungsstil, Pausen, Ansprache, Umgang mit Fehlern.

1. Das Team einbeziehen. Bitten Sie zwei bis drei Teammitglieder, ihre Liste zu ergänzen. Sie entdecken Regeln, die Sie selbst nicht sehen.

1. Regeln prüfen. Fragen Sie bei jeder Regel: Ist sie sinnvoll? Gilt sie für alle? Würde sie neuen Personen schaden? Kennzeichnen Sie Regeln, die Sie ändern oder aufschreiben möchten.

1. Gesprächsvorlage entwerfen. Geben Sie die Vorlage unten in die KI ein und lassen Sie sich einen Gesprächsleitfaden für ein Onboarding-Gespräch vorschlagen.

1. Gespräch mit der neuen Person führen. Erklären Sie, dass Teams ungeschriebene Regeln haben, nennen Sie drei Beispiele und laden Sie zu Fragen ein.

1. Umgekehrt fragen. Fragen Sie nach zwei bis vier Wochen: «Was hat Sie überrascht? Was haben Sie vermisst, zu wissen?» Neue sehen blinde Flecken.

1. Gemeinsam entscheiden, was aufgeschrieben wird. Besprechen Sie im Team, welche Regeln schriftlich festgehalten und welche geändert werden.

1. Einmal pro Jahr überprüfen. Nehmen Sie das Thema in eine Teamsitzung auf, damit die Liste lebendig bleibt.

Vorlage zum Kopieren

Beschreiben Sie Ihr Team allgemein. Namen, Beurteilungen einzelner Personen oder vertrauliche Informationen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

Ich bin Teamleiterin und möchte neuen Mitarbeitenden helfen, ungeschriebene Teamregeln zu verstehen.
Unser Team: [Grösse, Branche, Arbeitsweise, z. B. «acht Personen, Büro und Homeoffice»].
Ungeschriebene Regeln, die mir einfallen: [Regel 1], [Regel 2], [Regel 3].
Aufgabe: 1. Entwirf einen Leitfaden für ein 30-minütiges Onboarding-Gespräch, das ungeschriebene Regeln offen anspricht.
2. Formuliere zehn Fragen, mit denen das bestehende Team weitere ungeschriebene Regeln entdecken kann.
3. Formuliere drei Fragen für die neue Person nach vier Wochen.
Erfinde keine Regeln und beurteile keine Personen. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Passen Sie die Beschreibung an Ihr Team an. Ergänzen Sie, was in Ihrer Branche besonders ist.

Worauf Sie achten müssen

• Keine personenbezogenen Daten und keine vertraulichen Teaminterna in öffentliche KI-Dienste eingeben. Beschreiben Sie das Team allgemein.
• Nicht jede ungeschriebene Regel ist harmlos. Manche schliessen Menschen aus oder fördern Überlastung, etwa ständige Erreichbarkeit. Prüfen Sie kritisch, welche Sie fortführen wollen.
• Arbeitszeit und Erreichbarkeit sind rechtlich geregelt. Verlangen Sie nicht stillschweigend etwas, das im Vertrag oder Gesetz anders steht; klären Sie das mit HR.
• Unterschiedliche Kulturen, Sprachen und Arbeitsstile prägen, was als höflich oder angemessen gilt. Fragen Sie offen statt zu vermuten.
• KI kennt Ihre Teamkultur nicht. Vorschläge sind allgemein und müssen im Team besprochen werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Berger leitet eine Planungsabteilung in einem Ingenieurbüro in Winterthur. Ein neuer Mitarbeiter wird nach vier Wochen von Kolleginnen als «distanziert» erlebt, weil er mittags allein isst.

Vorher: Niemand hat ihm gesagt, dass das Team gemeinsam isst und ein Fehlen auffällt. Nachher: Frau Berger führt das Onboarding-Gespräch mit der Vorlage und spricht die Regel an. Der Mitarbeiter erklärt, dass er sich nicht eingeladen fühlte. Das Team beschliesst, die Einladung künftig auszusprechen und die Teilnahme freiwillig zu halten. Mehrere Regeln werden in einem kurzen Teamdokument gesammelt.

So hilft Ihnen Alpasana

Für klare Gesprächsleitfäden brauchen Sie präzise Aufträge an die KI. Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Der Kurs ist online mit Zertifikat beschrieben und führt zu einem getesteten Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Er hilft bei der Vorbereitung. Die Teamregeln selbst legt Ihr Team fest.

Häufige Fragen

Soll ich alle ungeschriebenen Regeln aufschreiben?

Nein. Schreiben Sie jene auf, die für Neue wichtig und fair sind. Manche Regeln verschwinden, wenn man sie ausspricht und merkt, dass sie niemand mehr will.

Was, wenn das Team die Regeln nicht ändern möchte?

Dann besprechen Sie sie wenigstens offen mit Neuen, damit sie wissen, was sie erwartet. Ob die Regeln fair sind, bleibt Ihre Führungsaufgabe.

Wann führe ich das Gespräch am besten?

In der ersten oder zweiten Woche, mit einem Nachgespräch nach vier bis sechs Wochen. Früh erhalten Neue Orientierung, später können sie berichten, was sie überrascht hat.

Mehr dazu: Teamregeln für die Zusammenarbeit, Soziale Integration im Onboarding und Psychologische Sicherheit im Team.