Mitarbeitende loben: Mit KI konkrete Anerkennung formulieren

Das Problem

«Gut gemacht» oder «Danke für deinen Einsatz» sind freundlich gemeint, aber austauschbar. Mitarbeitende wissen danach nicht, was genau gut war, und auf Dauer wirkt solches Lob abgenutzt. Gleichzeitig befürchten manche Führungskräfte, zu viel zu loben und damit unglaubwürdig zu werden, und loben deshalb gar nicht.

Wirksam ist konkrete Anerkennung. Sie beschreibt, was die Person getan hat, welchen Unterschied es gemacht hat und was das über ihre Fähigkeiten zeigt. Beispielsweise: «Du hast die Kundin am Telefon ruhig durch das Problem geführt und ihr eine klare Lösung genannt. Sie hat sich am Schluss bedankt, und der Fall ist ohne Eskalation abgeschlossen. Das zeigt mir, wie sicher du mit schwierigen Gesprächen umgehst.» Das Lob ist überprüfbar und individuell.

Das ist eng verwandt mit dem SBI-Modell, nur für Positives. KI kann helfen, Formulierungen zu finden und Lob auf Floskeln zu prüfen. Echt wirkt es aber nur, wenn Sie es auch so meinen und mit Ihren eigenen Worten sagen. Eine KI kennt die Leistung nicht, sondern nur Ihre Stichworte.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anlass auswählen: Wählen Sie eine konkrete Leistung der letzten Wochen, die Ihnen aufgefallen ist. Eine pro Rückmeldung.
2. Beobachtung festhalten: Schreiben Sie auf, was die Person genau getan hat: Handlung, Zeitpunkt, Rahmen.
3. Wirkung beschreiben: Notieren Sie, was es bewirkt hat: für Kundschaft, Team, Ergebnis, Sie selbst.
4. Fähigkeit benennen: Überlegen Sie, was es über die Person zeigt, etwa Sorgfalt, Initiative, Ruhe in schwierigen Situationen. Bleiben Sie ehrlich und beim Beobachteten.
5. KI-Entwurf einholen: Geben Sie die Stichworte (ohne Namen) in die Vorlage unten ein. Lassen Sie sich drei Varianten und eine Prüfung auf Floskeln geben.
6. In eigene Worte fassen: Übernehmen Sie, was zu Ihnen passt, und sprechen Sie es in Ihrem Ton aus. Streichen Sie Übertreibungen.
7. Passend übermitteln: Wählen Sie Ort und Rahmen: unter vier Augen, im Team oder schriftlich. Manche Menschen schätzen öffentliches Lob nicht.
8. Rhythmus finden: Überlegen Sie, wie oft Sie etwas Konkretes zurückmelden können, ohne dass es mechanisch wird.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Führungskraft und möchte eine konkrete, glaubwürdige Anerkennung formulieren. Ich gebe keine Namen oder vertraulichen Details an.

Was die Person getan hat (konkret): [z. B. Eine verärgerte Kundin am Telefon ruhig durch ein Problem geführt]
Wann und in welchem Rahmen: [z. B. gestern Nachmittag im Kundendienst]
Welche Wirkung es hatte: [z. B. Kundin hat sich bedankt, Fall ohne Eskalation abgeschlossen]
Was es über die Person zeigt (soweit beobachtet): [z. B. Ruhe in schwierigen Gesprächen]

Aufgabe:
1. Formuliere drei Varianten einer Anerkennung in höchstens vier Sätzen: sachlich, warm, schriftlich (Nachricht).
2. Prüfe jede Variante auf Floskeln und Übertreibungen und schlage Verbesserungen vor.
3. Nenne zwei Fragen, mit denen ich nach dem Lob die Sicht der Person erfahren kann.
Erfinde keine Details und beurteile die Person nicht. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie».

Setzen Sie Ihre Beobachtungen ein. Ändern Sie den Rahmen, wenn Sie zum Beispiel eine Nachricht im Teamchat schreiben möchten.

Worauf Sie achten müssen

• Echtheit: Loben Sie nur, was Sie wirklich anerkennen. Erfundenes oder übertriebenes Lob wirkt unglaubwürdig.
• Datenschutz: Namen und Leistungsdaten einzelner Mitarbeitender gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Gerechtigkeit im Team: Wer immer dieselben Personen lobt, schafft Unmut. Achten Sie auf Sichtbares und Unsichtbares. Siehe Anerkennung unsichtbarer Teamarbeit.
• Persönliche Vorlieben: Manche Menschen mögen öffentliches Lob, andere nicht. Fragen Sie nach oder beobachten Sie.
• Lob ist kein Ersatz: Es ersetzt weder angemessene Bezahlung noch gute Arbeitsbedingungen noch Entwicklungsmöglichkeiten.
• Kulturelle Unterschiede: Lob wird unterschiedlich aufgenommen. Passen Sie Wortwahl und Rahmen an.
• Belastung: Wenn jemand trotz Anerkennung erschöpft oder niedergeschlagen wirkt, sprechen Sie ihn behutsam an und verweisen Sie bei Bedarf auf Fachstellen. In akuten Krisen erreichen Betroffene die Dargebotene Hand unter Telefon 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Elisabeth, 52, leitet das Sekretariat einer Berufsfachschule im Aargau. Eine Mitarbeiterin hat kurzfristig die Raumplanung für eine Prüfungswoche übernommen.

Vorher: Elisabeth sagt im Vorbeigehen: «Danke, super gemacht.» Die Mitarbeiterin lächelt und geht weiter.

Nachher: Mit der KI-Vorlage formuliert sie: «Du hast die Raumplanung innerhalb von zwei Tagen übernommen und drei Konflikte schon vorab entschärft. Die Lehrpersonen haben sich nicht gemeldet, und die Prüfung ist reibungslos gelaufen. Das hat mir gezeigt, wie vorausschauend du planst.» Die Mitarbeiterin erzählt, dass sie genau diese Vorausplanung gern ausbauen möchte.

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Häufige Fragen

Wie oft sollte ich loben?

Es gibt keine feste Zahl. Wichtig ist, dass es echt und konkret ist. Lieber selten und genau als oft und pauschal.

Was, wenn jemand Lob nicht annehmen kann?

Das ist häufig. Sagen Sie es kurz und konkret und erwarten Sie keine Reaktion. Eine Übung für Betroffene bietet Komplimente annehmen.

Soll ich Lob mit Kritik verbinden?

Besser getrennt, sonst wirkt das Lob wie eine Verpackung. Mehr dazu auf der Seite Feedback-Sandwich oder direkt.

Kann ich Lob auch schriftlich geben?

Ja, eine kurze Nachricht mit konkretem Inhalt wird oft aufbewahrt. Wählen Sie den Kanal, der zur Person passt.