KI schreibt mein Feedback: Wie bleibt es glaubwürdig?

Das Problem

Frau Berger hat sich von einer KI einen Feedbacktext für einen Mitarbeiter schreiben lassen. Er ist wohlformuliert, freundlich und strukturiert. Beim Durchlesen fällt ihr auf: So spricht sie nicht. Einige Sätze beschreiben Dinge, die sie nie beobachtet hat. Als sie den Text vorlas, reagierte der Mitarbeiter irritiert: «Das klingt gar nicht nach dir.»

Menschen spüren, ob Feedback aus echter Beobachtung kommt. Ein glatter, standardisierter Text wirkt unpersönlich und kann sogar Misstrauen wecken. Wer erkennt, dass die Rückmeldung nicht von der Führungskraft stammt, nimmt sie weniger ernst. Zudem erfindet KI gern Details, die gut klingen, aber nicht stimmen.

Das heisst nicht, dass KI hier fehl am Platz ist. Als Schreibhilfe für Struktur und Formulierung kann sie nützen. Entscheidend ist, dass Beobachtung, Haltung und Sprache von Ihnen kommen und das Gespräch stattfindet, nicht nur der Text.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zuerst die eigene Beobachtung notieren. Schreiben Sie in Stichworten auf, was Sie konkret gesehen oder gehört haben, mit Datum und Situation, noch bevor Sie die KI einsetzen.

1. Die eigene Haltung klären. Fragen Sie sich: Was möchte ich erreichen, und wie stehe ich zu der Person? Das bestimmt Ton und Inhalt.

1. Entwurf nur auf Basis Ihrer Notizen erstellen lassen. Geben Sie der KI Ihre anonymisierten Stichworte, nicht eine offene Aufgabe wie «Schreib ein Feedback».

1. Jeden Satz prüfen. Fragen Sie bei jedem Satz: Habe ich das beobachtet? Würde ich das so sagen? Streichen Sie, was nicht stimmt oder fremd klingt.

1. In die eigene Sprache übersetzen. Ändern Sie Wörter, die Sie nie benutzen würden. Lesen Sie den Text laut und passen Sie an, bis er nach Ihnen klingt.

1. Den Text als Gesprächsstütze nutzen. Gehen Sie nicht mit einem fertigen Brief ins Gespräch, sondern mit drei Stichpunkten. Das Gespräch lebt von Zuhören.

1. Offenlegen, wenn nötig. Wenn Sie KI zur Vorbereitung genutzt haben und gefragt werden, sagen Sie es ehrlich. Es ist kein Makel, solange der Inhalt von Ihnen stammt.

1. Nach dem Gespräch auswerten. Notieren Sie, was gewirkt hat und wo der Entwurf Sie in die Irre führte.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie anonymisierte Stichworte. Namen, Leistungsdaten und vertrauliche Details gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

Ich bin Führungskraft und bereite ein Feedbackgespräch vor.
Meine Beobachtungen (stichwortartig, anonymisiert): [Beobachtung 1 mit Datum und Situation], [Beobachtung 2].
Mein Ziel im Gespräch: [Ziel]. Meine Haltung zur Person: [z. B. wohlwollend, aber klar].
Mein Sprachstil: [z. B. direkt, kurze Sätze, ohne Fachjargon].
Aufgabe: 1. Formuliere aus meinen Stichworten einen Entwurf von höchstens 150 Wörtern.
2. Verwende ausschliesslich meine Beobachtungen und füge keine Details oder Wertungen hinzu.
3. Markiere Stellen, an denen du Annahmen getroffen hast.
4. Schlage zwei offene Fragen vor, mit denen ich die Sicht der Person erfrage.
Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede wie im Team üblich.

Passen Sie Ziel, Haltung und Stil an. Streichen Sie jede Markierung, die zeigt, dass die KI etwas ergänzt hat.

Worauf Sie achten müssen

• Keine echten Personal- oder Leistungsdaten in öffentliche KI-Dienste eingeben. Verwenden Sie Stichworte ohne Namen.
• KI erfindet Details, die plausibel klingen. Lesen Sie den Entwurf kritisch auf Behauptungen, die Sie nicht belegen können.
• Floskeln wie «Ich schätze Ihr Engagement sehr» wirken leer, wenn sie nicht konkret sind. Nennen Sie, was genau Sie schätzen.
• Beziehung entsteht im Gespräch, nicht im Text. Ein perfekter Entwurf ersetzt Zuhören nicht.
• Bei Beurteilungen, die Folgen haben (Lohn, Vertrag, Zeugnis), gelten formale Regeln. Klären Sie diese mit HR.
• Wenn jemand im Feedbackgespräch von Überforderung oder persönlicher Not spricht, wechseln Sie vom Feedback zum Zuhören und verweisen Sie bei Bedarf auf Hausarzt oder Psychotherapie; die Dargebotene Hand ist unter Telefon 143 erreichbar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Berger leitet das Kundencenter einer Krankenkassen-Agentur in Zug. Sie muss einem Mitarbeiter Rückmeldung zu seinen Telefongesprächen geben.

Vorher: Sie lässt sich einen vollständigen Text erstellen und liest ihn vor. Der Mitarbeiter fühlt sich bewertet und antwortet kaum. Nachher: Sie notiert drei eigene Beobachtungen mit Datum, lässt sie von der KI in kurze Sätze fassen und streicht zwei Formulierungen, die nicht zu ihr passen. Im Gespräch nennt sie ihre Beobachtungen in eigenen Worten und fragt: «Wie erleben Sie diese Gespräche?» Der Mitarbeiter erzählt von einer schwierigen Anrufergruppe. Gemeinsam vereinbaren sie ein Training.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn KI formuliertes Feedback auf Ihren Stil abstimmen soll, vermittelt der Prompt-Engineering-Kurs von absofort, wie Sie Aufgabe, Kontext und Beispiele vorgeben und Ergebnisse prüfen. Die Beobachtung der Situation und die Beziehung im Gespräch bleiben bei Ihnen.

Häufige Fragen

Darf ich KI für Feedback nutzen, ohne es zu sagen?

Als Schreibhilfe kann KI dienen, sofern der Inhalt auf Ihrer Beobachtung beruht. Ob und wie Sie die Nutzung offenlegen, hängt von Kontext, betrieblichen Regeln und allfälligen Offenlegungspflichten ab. Überarbeiten Sie den Entwurf so, dass Sie ihn selbst vertreten können.

Wie erkenne ich, dass der Entwurf zu glatt ist?

Er enthält Floskeln, allgemeine Lobsätze oder Beispiele, die Sie nicht erlebt haben. Ersetzen Sie sie durch konkrete Beobachtungen.

Soll ich schriftliches Feedback komplett von KI schreiben lassen?

Besser nicht. Schriftliche Beurteilungen mit Folgen sollten Sie selbst formulieren. Die KI kann Struktur und Wortwahl vorschlagen, mehr nicht.

Mehr dazu: Feedback an Vorgesetzte geben, SBI-Feedback-Modell und Lob konkret formulieren.