Wie bereite ich Tabellen für eine KI-Suche auf?

Das Problem

Sie haben Ihre Preislisten, Stundenpläne oder Lieferzeiten in Tabellen. Sie haben diese in eine KI-Suche eingelesen und fragen: «Wie lange dauert die Lieferung für Artikel B?» Die KI antwortet selbstsicher, aber mit der Lieferzeit von Artikel C. Der Wert stimmt, nur gehört er zur falschen Zeile.

Der Grund: Für die Suche wird alles in Text umgewandelt und in Abschnitte («Chunks») zerschnitten. Eine Tabelle wird dabei zu einer langen Kette aus Zahlen und Wörtern, zum Beispiel «B 12 4,90 C 8 5,20». Wer sieht, was Spalte eins, zwei oder drei bedeutet? Die Überschriften stehen oft nur im ersten Abschnitt, und alle späteren Abschnitte haben sie «vergessen».

Das Problem lässt sich mit etwas Vorbereitung gut lösen. Eine KI (ein Programm, das Texte versteht und schreibt) hilft beim Umformen. Sie bleiben dafür verantwortlich, dass die Zahlen am Ende stimmen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Tabellen sichten: Öffnen Sie Ihre Dateien und notieren Sie, welche Tabellen für Fragen wirklich gebraucht werden. Nicht jede Tabelle gehört in die Suche.
2. Tabelle bereinigen: Entfernen Sie leere Zeilen, verbundene Zellen und Zwischenüberschriften mitten in der Tabelle. Jede Spalte braucht genau eine Überschrift, jede Zeile soll für sich verständlich sein.
3. Das Zielformat wählen: Es gibt zwei bewährte Wege. Entweder wird jede Zeile zu einem Satz («Artikel B: Lieferzeit 12 Tage, Preis CHF 4.90»). Oder jede Zeile wird als Liste mit Spaltennamen gespeichert («Artikel: B; Lieferzeit: 12 Tage; Preis: CHF 4.90»).
4. Einheiten ausschreiben: Schreiben Sie «Tage», «CHF», «Stück» in jeden Wert, damit er auch einzeln stehend verständlich ist.
5. Kontext mitgeben: Fügen Sie jedem Eintrag den Namen der Tabelle und der Datei hinzu, zum Beispiel «Preisliste Ersatzteile, gültig ab 1. Januar». So erkennt die Suche, woher der Wert stammt.
6. Umformen lassen und stichprobenartig prüfen: Eine KI oder ein kleines Skript kann das Umformen übernehmen. Vergleichen Sie danach mindestens 20 Zeilen mit dem Original.
7. Grosse Tabellen zeilenweise teilen: Schneiden Sie nie mitten in einer Zeile. Ein Abschnitt enthält einige ganze Zeilen samt Überschrift. Siehe Wie gross sollten Textabschnitte für die KI-Suche sein?.
8. Mit Testfragen prüfen: Stellen Sie 15 Fragen mit bekannter Antwort, auch solche zu Randwerten und ähnlichen Zeilen. Notieren Sie, wo die KI falsch liegt, und passen Sie das Format an.
9. Rechnen nicht der KI überlassen: Summen, Durchschnitte und Vergleiche über viele Zeilen sind besser mit Excel oder einem Rechenwerkzeug zu lösen. Mehr dazu in Chatbot und Zahlen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, eine Tabelle für eine KI-Suche aufzubereiten. Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.
Tabelle: [Name und Zweck, z. B. Preisliste Ersatzteile]
Spalten: [Spaltennamen mit Einheiten]
Aufgabe: Wandle jede Zeile der folgenden Beispieltabelle in einen vollständigen, eigenständig verständlichen Satz um. Nenne in jedem Satz den Tabellennamen, den Spaltenbezug und die Einheit. Ändere keinen Wert und rechne nichts neu. Wenn ein Feld leer ist, schreibe «keine Angabe».
Danach: Schlage zehn Testfragen vor, bei denen eine Verwechslung der Zeilen oder Spalten auffallen würde.
Beispieldaten: [3–5 Zeilen, anonymisiert]

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben und prüfen Sie jede erzeugte Zeile gegen das Original, bevor Sie das Verfahren auf die ganze Tabelle anwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen nicht blind übernehmen: Eine KI kann Werte beim Umformen verändern oder auslassen. Prüfen Sie Stichproben und notieren Sie, wer wann geprüft hat.
• Datenschutz: Enthält die Tabelle Namen, Löhne oder Kundendaten, anonymisieren Sie sie vor der Verarbeitung in einem Cloud-Dienst. Siehe Embeddings und Datenschutz.
• Veraltete Werte: Preise und Fristen ändern sich. Speichern Sie das Gültigkeitsdatum mit und planen Sie, wie die Tabelle aktualisiert wird.
• Grenzen der Suche: Eine Vektorsuche ist stark bei Sinn, schwach bei exakten Zahlen und Artikelnummern. Für Codes ist eine ergänzende Stichwortsuche sinnvoll.
• Komplexe Tabellen: Mehrstufige Kopfzeilen, farbige Hervorhebungen mit Bedeutung oder Kommentare in Zellen gehen beim Einlesen oft verloren. Schreiben Sie diese Bedeutung in eine eigene Spalte.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Grosshandel für Sanitärbedarf in Olten hat eine Excel-Tabelle mit rund 800 Artikeln, Lieferzeiten und Lagerorten. Die Mitarbeiterin im Verkauf möchte Kundenfragen schneller beantworten. Die erste Version des KI-Suchprototyps liest die Datei als Rohtext ein und verwechselt immer wieder Lieferzeit und Mindestbestellmenge.

Vorher: Alle Zeilen als eine Textkette, Überschriften nur im ersten Abschnitt. Die Antworten stimmen teils nicht.

Nachher: Jede Zeile wird als Satz mit Artikelname, Lieferzeit in Tagen und Lagerort gespeichert, dazu der Dateiname und das Datum der Preisliste. Die Verantwortliche prüft 30 Zeilen von Hand und stellt 20 Testfragen. Die Verwechslungen verschwinden in den Tests, bei Artikelnummern ergänzt sie eine einfache Stichwortsuche. Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur das Vorgehen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Tabellen, Dokumente und Suche technisch sauber verbinden möchten, aber keine eigene IT-Abteilung haben, kann ready4future ICT helfen. Laut Beschreibung setzen begleitete Informatiklernende unter anderem Skripte, Automatisierungen, Schnittstellen und Datenaufbereitung sowie KI-Workflows um. Eine zweite Person prüft die Ergebnisse vor Ihrer Abnahme.

Als Standard werden Test-, anonymisierte oder synthetische Daten verwendet. Das passt gut zu einem ersten Prototyp. Den Umfang klären Sie vorab im Gespräch.

Häufige Fragen

Soll ich die Tabelle als Excel-Datei einlesen oder zuerst umwandeln?

Wandeln Sie sie vorher um. Excel-Dateien enthalten oft mehrere Blätter, versteckte Spalten und Formeln, die beim Einlesen nicht so ankommen, wie Sie es erwarten. Eine bereinigte CSV-Datei oder ein Satz pro Zeile ist verlässlicher.

Reicht es, die Tabelle als PDF zu exportieren?

Meist nicht. Beim Auslesen von PDF-Tabellen gehen Spalten gerne durcheinander. Siehe Tabellen in PDF-Dateien für den Chatbot. Besser ist die Originaldatei.

Kann die KI Tabellen auch direkt auswerten?

Für einfache Fragen zu einzelnen Zeilen ja. Für Summen oder Vergleiche über viele Zeilen setzt man besser ein Rechenwerkzeug ein, das die KI aufruft. Eine Einführung bietet Excel-Tabellen für den Chatbot.

Wie oft muss ich die Tabelle neu einlesen?

Immer dann, wenn sich Werte ändern, die für Antworten wichtig sind. Legen Sie fest, wer verantwortlich ist, und notieren Sie das Datum der letzten Aktualisierung.