Wie organisiert man mehrsprachige Dokumente für einen Chatbot?

Das Problem

In der Schweiz sind mehrsprachige Unterlagen Alltag: Das Reglement gibt es auf Deutsch, Französisch und Italienisch, das Merkblatt auf Deutsch und Englisch, die Preisliste auf Deutsch. Manche Übersetzungen sind aktuell, andere hinken einer Revision hinterher. Jemand hat das französische Dokument vor einem Jahr aktualisiert, das italienische nicht.

Ein Chatbot soll nun in der Sprache der Fragenden antworten. Fragt eine Mitarbeiterin auf Französisch nach der Ferienregelung, sollte er die französische Fassung nutzen. Findet er sie nicht, greift er vielleicht auf die deutsche zurück und übersetzt selbst. Oder er mischt Abschnitte aus zwei Fassungen, die nicht ganz dasselbe sagen.

Das Ergebnis: Antworten, die je nach Sprache verschieden ausfallen. Das untergräbt das Vertrauen, und bei Regelungen kann es rechtlich heikel sein. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Ihre Sprachfassungen ordnen, damit der Chatbot sie richtig einsetzt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sprachen festlegen. In welchen Sprachen soll der Chatbot antworten? Beginnen Sie mit den wichtigsten, nicht mit allen möglichen.

1. Original bestimmen. Pro Dokument wird eine Sprachfassung zum Original erklärt, meist die, in der es verfasst wurde. Bei Rechtstexten ist festzuhalten, welche Fassung massgebend ist.

1. Übersetzungen zuordnen. Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Zeile pro Dokument und einer Spalte pro Sprache: Dateiname, Stand, übersetzt von, geprüft von. So sehen Sie auf einen Blick, wo Lücken bestehen.

1. Stand abgleichen. Prüfen Sie, ob jede Übersetzung zum aktuellen Original passt. Veraltete Übersetzungen kennzeichnen Sie oder lassen sie vorerst weg.

1. Einheitlich benennen und kennzeichnen. Verwenden Sie klare Dateinamen mit Sprachkürzel (de, fr, it, en) und tragen Sie die Sprache auch in die Zusatzangaben ein. Siehe Zusatzangaben für Dokumente.

1. Fehlende Fassungen bewusst behandeln. Gibt es zu einem Dokument keine französische Fassung, entscheiden Sie: Soll der Chatbot auf Deutsch antworten, auf die Lücke hinweisen oder selbst übersetzen? Letzteres sollte er nur mit Hinweis tun.

1. Antwortregel festlegen. Der Chatbot antwortet in der Sprache der Frage und nennt die Fassung, aus der er schöpft. Bei verbindlichen Texten verweist er auf das Original.

1. In jeder Sprache testen. Stellen Sie dieselben 15 Fragen in jeder Sprache und vergleichen Sie die Antworten. Abweichungen zeigen Probleme in Dokumenten oder Suche.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich helfen, eine Übersicht der Sprachfassungen anzulegen. Geben Sie nur Dateinamen und Stände ein.

Wir bereiten mehrsprachige Dokumente für einen Chatbot vor. Hier ist die Liste unserer Dateien mit Sprache und Stand:
[Dateiname | Sprache | Stand | Original oder Übersetzung]

Aufgabe:
1. Gruppiere Dateien, die dasselbe Dokument in verschiedenen Sprachen sein könnten.
2. Erstelle eine Übersichtstabelle: Dokument | Deutsch | Französisch | Italienisch | Englisch (Stand oder «fehlt»).
3. Markiere Zeilen, in denen eine Sprachfassung deutlich älter ist als das Original.
4. Nenne Dokumente, die nur in einer Sprache vorliegen.
Beurteile keine Inhalte und übersetze nichts. Wenn die Zuordnung unsicher ist, schreibe «bitte prüfen».

Die Übersicht nutzen Sie als Arbeitsplan für das Nachziehen der Übersetzungen.

Worauf Sie achten müssen

• Verwechslung von Fassungen: Der Chatbot kann Abschnitte aus verschiedenen Sprachfassungen mischen. Kennzeichnen Sie Sprache und Stand deutlich. Mehr zur Suche: Mehrsprachige Suche mit Embeddings.
• Fehler in Übersetzungen: KI-Übersetzungen und manche menschliche enthalten Fehler. Für verbindliche Texte ist eine geprüfte Übersetzung nötig. Siehe Grenzen der KI-Übersetzung.
• Massgebende Fassung: Bei Rechtstexten kann eine Sprachfassung vorgehen. Klären Sie das und weisen Sie den Chatbot an, darauf zu verweisen.
• Eigene Übersetzung durch den Chatbot: Übersetzt er spontan, kann er Nuancen ändern. Verlangen Sie einen Hinweis «automatisch übersetzt».
• Schweizerdeutsche Anfragen: Mundart wird nicht von allen Systemen gleich gut verstanden. Siehe Chatbot und Schweizerdeutsch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Logistikunternehmen mit Standorten in Bern und Lausanne führt einen internen Chatbot für Personalfragen ein. Das Personalreglement liegt auf Deutsch und Französisch vor.

Vorher zeigt ein Test: Auf Deutsch antwortet der Chatbot, dass der Vaterschaftsurlaub zehn Tage beträgt, auf Französisch nennt er eine abweichende Zahl. Die Personalleiterin stellt fest, dass die französische Fassung vor einer Änderung erstellt wurde. Nachher lässt sie sie überarbeiten, trägt in der Übersichtstabelle Stand und Sprache ein und entfernt die alte Datei. Der Chatbot erhält die Regel, bei Reglementen immer die Fassung der Frage-Sprache zu verwenden und das Datum zu nennen. Beim zweiten Test stimmen beide Antworten überein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre mehrsprachigen Dokumente ordnen und die Abläufe dafür aufsetzen möchten, unterstützt Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, Geschäftsprozesse verbessern, Vorhaben priorisieren, Pilot und Einsatzregeln festlegen und die Umsetzung dokumentieren.

Übersetzungen selbst bietet Alpasana über einen eigenen Bereich an: Übersetzen, Dolmetschen und Sprachtraining mit Fachübersetzungen, Korrektorat und Lektorat. Der Schwerpunkt liegt auf Ukrainisch, Russisch und Deutsch; weitere Sprachkombinationen nach Projekt, mit Dokumentprüfung und verbindlicher Offerte.

Häufige Fragen

Soll der Chatbot selbst übersetzen?

Als Notlösung mit klarem Hinweis ja, als Regel nein. Für verbindliche Aussagen sollen geprüfte Fassungen verwendet werden.

Muss jedes Dokument in jeder Sprache vorliegen?

Nicht zwingend. Priorisieren Sie nach Bedarf: Häufig gefragte und wichtige Dokumente zuerst. Für den Rest genügt ein Hinweis auf die vorhandene Sprachfassung.

Wie halte ich Übersetzungen aktuell?

Verknüpfen Sie sie mit dem Original: Wenn sich das Original ändert, wird die Übersetzung auf «zu prüfen» gesetzt. Eine einfache Tabelle mit Stand genügt dafür.