KI-Agent oder fester Ablauf: Was passt zu unserer Aufgabe?

Das Problem

Ein Fachbetrieb für Haustechnik in Zürich möchte seine Büroarbeit automatisieren. Eingehende Anfragen sollen erfasst, die Servicetechniker informiert und Rückfragen an Kunden vorbereitet werden. Ein Anbieter schwärmt von «autonomen KI-Agenten», ein anderer von «einfachen Abläufen mit etwas KI». Frau Müller aus der Disposition soll empfehlen, was zu wählen ist.

Der Unterschied ist wichtig. Ein Agent kann flexibel reagieren, aber er ist weniger vorhersehbar, teurer im Betrieb und schwerer zu prüfen. Ein fester Ablauf ist langweilig, aber zuverlässig. Wer einen Agenten einsetzt, wo ein Ablauf reicht, bezahlt für Flexibilität, die er nicht braucht, und nimmt Risiken in Kauf, die vermeidbar wären.

Hier lernen Sie eine einfache Entscheidungshilfe kennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Begriffe klären. Ein Workflow ist ein Ablauf, bei dem Sie die Schritte im Voraus festlegen: «Wenn X, dann Y, danach Z.» Eine KI kann in einzelnen Schritten helfen, etwa einen Text zusammenfassen, aber die Reihenfolge bestimmen Sie. Bei einem Agenten bestimmt die KI selbst, welche Schritte und Werkzeuge sie in welcher Reihenfolge einsetzt.

1. Die Aufgabe als Ablauf aufschreiben. Notieren Sie Schritt für Schritt, wie ein Mensch die Aufgabe löst. Können Sie jeden Schritt und jede Verzweigung beschreiben? Dann genügt ein Workflow.

1. Ausnahmen zählen. Wie viele Fälle weichen vom Normalablauf ab, und wie unterschiedlich sind sie? Wenige, gut beschreibbare Ausnahmen kann ein Workflow mit Regeln abdecken.

1. Entscheidungsspielraum prüfen. Muss jemand abwägen, nachforschen oder je nach Zwischenergebnis den Plan ändern? Das spricht für einen Agenten.

1. Risiko einschätzen. Was passiert bei einem Fehler? Ein Agent mit Zugriff auf Systeme kann mehr Schaden anrichten als ein Workflow mit festen Schritten. Siehe Zugriffsrechte für Agenten.

1. Kosten und Aufwand vergleichen. Agenten verbrauchen oft mehr Rechenleistung und brauchen mehr Tests. Rechnen Sie Einrichtung, Betrieb und Kontrolle ein.

1. Mischform wählen. Häufig ist die beste Lösung ein Workflow, der an einer bestimmten Stelle eine KI befragt, zum Beispiel zur Einordnung einer Anfrage. Der Rest bleibt festgelegt.

1. Klein beginnen und Ergebnis messen. Starten Sie mit dem Workflow, und führen Sie nur dort mehr Freiheit ein, wo der Test zeigt, dass Regeln nicht ausreichen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich helfen, Ihre Aufgabe einzuordnen. Beschreiben Sie den Ablauf ohne vertrauliche Details.

Ich beschreibe dir eine Aufgabe aus einem [Branche]-Betrieb in der Schweiz.
Aufgabe: [Aufgabe in drei Sätzen]. Wie sie heute abläuft: [Schritte 1 bis 6].
Ausnahmen, die oft vorkommen: [Beispiele].
Beurteile: 1. Welche Schritte sind fest und regelbar? 2. Wo braucht es Entscheidungsspielraum?
3. Genügt ein fester Ablauf mit KI an einzelnen Stellen, oder wäre ein Agent sinnvoll?
Nenne je zwei Vorteile, zwei Risiken und die erste Massnahme für einen Pilot.
Weise auf Unsicherheiten hin und schreibe in einfacher Sprache.

Setzen Sie Branche, Aufgabe, Schritte und Ausnahmen ein. Die Einschätzung ist eine Diskussionsgrundlage, die Sie mit Ihrer IT besprechen.

Worauf Sie achten müssen

• Marketing-Begriffe: «Agent» wird oft für einfache Abläufe verwendet. Fragen Sie nach, wer wann entscheidet.
• Vorhersehbarkeit: Bei Abrechnungen, Löhnen oder rechtlich relevanten Schritten ist ein fester Ablauf meist die bessere Wahl.
• Kontrolle: Agenten brauchen Protokolle und Freigaben. Siehe Menschliche Freigabe einbauen.
• Datenschutz: Je mehr Systeme ein Agent berührt, desto genauer müssen Sie Datenflüsse und Zugriffe prüfen.
• Kosten: Mehr Freiheit bedeutet oft mehr Verbrauch und mehr Testaufwand.
• Fehlerverstärkung: Bei mehrstufigen Aufgaben kann ein früher Fehler alles Folgende beeinflussen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Haustechnikbetrieb in Zürich möchte Serviceanfragen bearbeiten. Frau Müller schreibt den Ablauf auf: Anfrage lesen, Dringlichkeit bestimmen, Techniker zuordnen, Bestätigung an den Kunden vorbereiten. Die Schritte sind klar, nur die Einordnung der Dringlichkeit verlangt Sprachverständnis.

Vorher: Ein Anbieter schlägt einen Agenten mit Zugriff auf Kalender und Kundenverwaltung vor. Nachher: Der Betrieb wählt einen festen Ablauf, in dem eine KI nur die Dringlichkeit und eine Zusammenfassung liefert, und Menschen bestätigen die Zuordnung. Für den seltenen Fall von Anfragen, die nicht in das Schema passen, geht die Anfrage an die Disposition. Das Ergebnis ist günstiger und besser nachvollziehbar.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der Entscheidung zwischen Ablauf und Agent hilft eine Prozessaufnahme. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst Geschäftsprozesse verbessern, digitale Workflows und Automatisierungen entwickeln sowie KI-Agenten integrieren, mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung.

So sehen Sie, wo ein fester Ablauf genügt und wo KI Mehrwert bringt. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann ein Workflow nicht auch KI nutzen?

Doch, und das ist der häufigste Weg: Der Ablauf ist fest, und an einzelnen Stellen ruft er ein Sprachmodell auf, etwa zum Zusammenfassen oder Einordnen. Siehe n8n einfach erklärt.

Wann ist ein Agent wirklich sinnvoll?

Wenn der Weg zur Lösung stark vom Einzelfall abhängt, etwa bei Recherchen mit mehreren Quellen, und wenn Fehler gut kontrollierbar sind. Prüfen Sie das mit einem kleinen Pilot, siehe KI-Agenten für KMU prüfen.

Lässt sich ein Workflow später zu einem Agenten ausbauen?

Ja. Ein gut dokumentierter Ablauf ist eine gute Grundlage. Sie ergänzen Freiheit schrittweise und messen, ob sie sich lohnt.