Wie bindet man das Intranet an einen Wissens-Chatbot an?

Das Problem

Ihr Intranet enthält vieles, was Mitarbeitende täglich brauchen: Ferienregelung, Spesenreglement, IT-Anleitungen, Kontaktlisten, Formulare, Neuigkeiten. Die Seiten sind gepflegt, aber die Suche liefert 40 Treffer, und die richtige Seite ist die siebte. Neue Mitarbeitende fragen lieber die Kollegen.

Ein Wissens-Chatbot könnte direkt antworten: «Wie viele Ferientage habe ich?» Dafür muss er die Intranet-Seiten lesen. Der Weg über Abschreiben oder Kopieren ist mühsam und veraltet sofort: Wer ändert die Kopie, wenn das Reglement angepasst wird?

Besser ist eine Anbindung: Der Chatbot liest die Seiten an ihrem Ursprungsort. Das bringt neue Fragen mit sich: Wer darf was sehen? Wie meldet sich der Chatbot am Intranet an? Welche Seiten sind gültig? Diese Checkliste hilft, sie vorab zu klären.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Nutzer klären. Wer soll den Chatbot nutzen: alle Mitarbeitenden, einzelne Abteilungen, nur Neue? Das bestimmt, welche Inhalte erlaubt sind.

1. Seiten auswählen. Nehmen Sie nur Inhalte, die für alle Nutzer des Chatbots bestimmt sind. Personalakten, Lohndaten, Projektseiten mit Kundengeheimnissen bleiben draussen.

1. Zugriffsrechte klären. Das Intranet kennt Rechte pro Person oder Gruppe. Entscheiden Sie, ob der Chatbot nur Seiten sieht, die für alle gelten, oder ob er je nach Person unterschiedlich antworten soll. Das zweite ist anspruchsvoller. Mehr dazu: Berechtigungen nach Abteilungen.

1. Anmeldeweg festlegen. Ein Chatbot braucht ein eigenes Konto mit Leserechten, nicht das Konto einer Person. Klären Sie mit der IT, wie es angelegt, gesichert und überwacht wird.

1. Zustand der Seiten prüfen. Gibt es veraltete Seiten, Duplikate, tote Links, unklare Zuständigkeiten? Räumen Sie auf, bevor Sie anbinden.

1. Aktualisierung bestimmen. Wie schnell sollen Änderungen im Chatbot ankommen? Sofort, täglich, wöchentlich? Legen Sie das fest und testen Sie es. Siehe Chatbot-Wissen automatisch aktualisieren.

1. Quellenangaben verlangen. Jede Antwort soll mit Link auf die Intranet-Seite enden, damit Nutzer nachlesen können.

1. Pilot mit kleiner Gruppe. Starten Sie mit einem Team und 20 Testfragen. Sammeln Sie Rückmeldungen, bevor alle Zugriff erhalten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich helfen, eine Entscheidungsvorlage für das Gespräch mit Ihrer IT zu erstellen. Fügen Sie nur allgemeine Angaben ein, keine Zugangsdaten.

Wir möchten das Intranet unseres Unternehmens an einen Wissens-Chatbot anbinden. Bereite eine Checkliste mit Fragen für ein Gespräch mit unserer IT und der Datenschutzverantwortlichen vor.

Rahmen: [Anzahl Mitarbeitende, Art des Intranets (z. B. SharePoint, eigenes System, Wiki), Bereiche: Personal, IT, Verkauf ...]
Ziel: [z. B. Fragen zu Reglementen und Prozessen beantworten]

Gliedere die Fragen in: 1. Zugriff und Anmeldung, 2. Rechte und Vertraulichkeit, 3. Aktualisierung, 4. Datenschutz, 5. Betrieb und Verantwortung.
Gib pro Frage an, warum sie wichtig ist, in einem Satz. Markiere Fragen, die rechtlich oder sicherheitstechnisch geklärt werden müssen, mit «Fachperson beiziehen». Mache keine Annahmen über unser System.

Besprechen Sie die Antworten der Fachleute, und halten Sie die Entscheide schriftlich fest.

Worauf Sie achten müssen

• Rechte umgehen: Wenn der Chatbot alle Seiten liest und alle Nutzer alles fragen dürfen, kann er Vertrauliches preisgeben. Das ist die grösste Gefahr einer Intranet-Anbindung.
• Personendaten: Kontaktlisten, Abwesenheiten und Personalnews enthalten Personendaten. Das Datenschutzgesetz verlangt Sorgfalt, und Mitarbeitende sollten wissen, was der Chatbot nutzt. Siehe Chatbot und Datenschutz in der Schweiz.
• Veraltetes: Intranet-Seiten altern still. Ohne Pflege liefert der Chatbot alte Regeln. Legen Sie Verantwortliche pro Bereich fest.
• Sicherheit: Prüfen Sie, wie das Konto des Chatbots geschützt ist und ob Dritte darauf zugreifen können. Auch Lieferanten haben unter Umständen Zugriff. Siehe Support-Zugriff aus dem Ausland.
• Falsche Sicherheit: Auch eine gute Anbindung macht den Chatbot nicht unfehlbar. Verbindliche Aussagen bleiben Sache der Verantwortlichen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Spedition mit 120 Mitarbeitenden in Basel hat ein Intranet auf SharePoint. Die Personalverantwortliche beantwortet täglich dieselben Fragen: Ferien, Spesen, Krankmeldung.

Vorher kopiert die Assistentin Texte in ein separates Dokument, das nach einem Monat nicht mehr stimmt. Nachher legt die IT ein Leserechtekonto für den Chatbot an, beschränkt auf drei Bereiche: Personal-FAQ, Spesenreglement und IT-Anleitungen. Die Lohnseiten und die Geschäftsleitung bleiben draussen. Im Pilot mit dem Dispositionsteam beantwortet der Chatbot 17 von 20 Testfragen richtig, mit Link zur Intranet-Seite. Bei einer Frage nannte er eine alte Fassung des Spesenreglements; die Personalverantwortliche entfernt die veraltete Seite, und ab dann stimmt die Antwort.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie ein solches Vorhaben planen, unterstützt Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung integrieren, Schnittstellen konzipieren, Systeme verbinden und die Umsetzung dokumentieren.

Eine fertige Chatbot-Software ist es nicht. Projekte werden individuell offeriert, und Sicherheits- und Rechtsfragen klären Sie mit Ihren Fachleuten.

Häufige Fragen

Kann der Chatbot für jede Person nur ihre erlaubten Seiten nutzen?

Technisch ist das möglich, aber aufwendig. Einfacher ist ein Chatbot, der nur Inhalte nutzt, die für alle Nutzer bestimmt sind. Für Bereiche mit unterschiedlichen Rechten braucht es eine sorgfältige Lösung.

Müssen die Mitarbeitenden informiert werden?

Ja, transparent zu informieren ist sinnvoll und kann datenschutzrechtlich geboten sein, besonders wenn Personendaten betroffen sind. Klären Sie das mit der Datenschutzverantwortlichen.

Was ist besser: Anbindung oder Export der Seiten?

Eine Anbindung bleibt aktueller, ein Export ist einfacher und leichter zu kontrollieren. Für den Pilot genügt oft der Export einer Auswahl.