Nutzungsrichtlinie für den internen Chatbot: Vorlage

Das Problem

Ein interner Chatbot ist im Betrieb angekommen, und plötzlich stellen sich Fragen: Darf ich den Namen eines Kunden eingeben? Muss ich die Antwort prüfen, bevor ich sie weitergebe? Wer ist zuständig, wenn der Bot etwas Falsches sagt? Ohne schriftliche Regeln entscheidet jede Person nach eigenem Gefühl.

Das führt zu Unsicherheit und Ungleichbehandlung. Die Vorsichtigen nutzen den Bot kaum, die Unbekümmerten geben vielleicht sensible Dinge ein. Kommt es zu einem Fehler, fehlt die Grundlage, um darüber zu sprechen.

Eine kurze, verständliche Nutzungsrichtlinie schafft Klarheit. Sie muss kein juristisches Dokument sein. Frau Müller im Sekretariat soll sie in fünf Minuten lesen und verstehen können. Wichtig ist, dass sie zu Ihrem Betrieb und Ihrem Chatbot passt und dass jemand für ihre Pflege zuständig ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rahmen klären. Welcher Chatbot, wofür, für wen? Notieren Sie Zweck, Nutzergruppe und die Dokumente, auf die er zugreift. Siehe Internen Wissens-Chatbot einführen.

1. Verantwortliche Person benennen. Wer beantwortet Fragen zur Richtlinie, wer entscheidet über Ausnahmen? Eine Person mit Name und Stellvertretung.

1. Erlaubte und verbotene Daten festlegen. Liste in drei Kategorien: erlaubt, nur mit Freigabe, nicht erlaubt. Ausgangspunkt: Vertrauliche Daten: Checkliste.

1. Kontrollpflicht regeln. Was muss vor Weitergabe geprüft werden? Zum Beispiel: Aussagen an Kundschaft, Zahlen, rechtliche Hinweise. Sagen Sie klar: Der Mensch bleibt verantwortlich.

1. Entwurf mit KI vorbereiten. Geben Sie Ihre Eckpunkte in die Vorlage unten ein und lassen Sie einen Entwurf erstellen. Prüfen Sie ihn Satz für Satz.

1. Fachlich prüfen lassen. Zeigen Sie den Entwurf einer verantwortlichen Person für Datenschutz oder Recht, bevor er gilt. Besonders bei Personaldaten und Kundendaten.

1. Einführen und erklären. Verteilen Sie die Richtlinie nicht nur per E-Mail, sondern besprechen Sie sie im Team, zum Beispiel in der Schulung. Siehe Schulung der Mitarbeitenden.

1. Regelmässig überprüfen. Legen Sie ein Datum für die nächste Durchsicht fest, etwa nach sechs Monaten, und bei jeder grösseren Änderung am Chatbot.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, eine einfache Nutzungsrichtlinie für einen internen Chatbot zu entwerfen. Du erfindest keine Gesetzesartikel, Fristen oder Pflichten. Wo eine rechtliche Frage offen ist, schreibst du [JURISTISCH PRÜFEN].

Betrieb: [Branche, Grösse, z. B. Treuhandbüro mit 12 Mitarbeitenden in Aarau]
Chatbot: [Zweck und Dokumente, z. B. Fragen zu Arbeitsanweisungen und Formularen]
Erlaubte Daten: [z. B. interne Handbücher, Produktinformationen]
Nicht erlaubte Daten: [z. B. Kundendossiers, Personalakten, Passwörter]
Verantwortliche Person: [Rolle, z. B. Leiterin Administration]

Schreibe einen Entwurf (höchstens 400 Wörter) mit diesen Abschnitten:
1. Zweck und Geltungsbereich
2. Erlaubte und nicht erlaubte Daten
3. Prüfung der Antworten (Kontrollpflicht)
4. Was eine Freigabe braucht
5. Was bei Fehlern oder Zweifeln zu tun ist
6. Ansprechperson und Überprüfungsdatum
Sprache: einfach, Sie-Form, Deutsch (Schweiz).

Ersetzen Sie die Angaben in Klammern durch Ihre Situation. Das Ergebnis ist ein Entwurf, keine fertige Regelung.

Worauf Sie achten müssen

• Kurz und verständlich. Eine Richtlinie, die niemand liest, schützt niemanden. Eine bis zwei Seiten genügen für den Start.
• Rechtliche Vorgaben. Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt einen sorgfältigen Umgang mit Personendaten. Was das im Einzelfall heisst, hängt von Ihren Daten und Ihrem Anbieter ab. Siehe Chatbot und Schweizer Datenschutz. Lassen Sie die Richtlinie fachlich prüfen.
• KI-Entwurf ist kein Rechtstext. Die KI kann falsche Pflichten oder Artikel nennen. Übernehmen Sie nichts, was Sie nicht verstehen.
• Arbeitsrechtliche Fragen. Ob und wie eine Richtlinie verbindlich eingeführt wird (zum Beispiel Mitwirkung oder Sanktionen), klären Sie mit einer Fachperson.
• Gelebte Regeln. Sie funktioniert nur, wenn Führung und Team sie vorleben und Fragen willkommen sind.
• Allgemeinere Vorlage. Für KI-Werkzeuge insgesamt gibt es KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Vorlage.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Aarau mit zwölf Mitarbeitenden lässt einen Chatbot Fragen zu Arbeitsanweisungen und Formularen beantworten. Es gibt keine Regeln. Ein Mitarbeiter fragt den Bot mit einem echten Kundendossier und merkt erst später, dass diese Dokumente nicht freigegeben waren.

Die Geschäftsleiterin formuliert mit der Vorlage einen Entwurf: erlaubt sind interne Handbücher, Kundendossiers sind tabu. Ihr Datenschutzberater prüft den Text und ergänzt zwei Punkte. Nach einer kurzen Besprechung im Team hängt die Seite im Intranet. Fragen sammelt die Leiterin Administration. Nach einem halben Jahr passt sie die Liste an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Regeln nicht nur schreiben, sondern im Team verankern möchte, findet in der KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort Lerninhalte zu Datenschutz, EU AI Act bei EU-Bezug sowie zum verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Die Teilnehmenden lernen online im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die rechtliche Prüfung Ihrer Richtlinie ersetzt das nicht. Dafür ziehen Sie Ihre Datenschutz- oder Rechtsberatung bei.

Häufige Fragen

Wie lang darf die Richtlinie sein?

So kurz wie möglich. Zwei Seiten sind ein guter Richtwert. Lange Regelwerke werden selten gelesen.

Brauchen wir die Richtlinie, auch wenn der Chatbot nur Handbücher kennt?

Eine kurze Fassung lohnt sich trotzdem, weil Mitarbeitende selbst entscheiden, was sie eintippen. Ohne Regel wird die Grenze schnell überschritten.

Wer unterschreibt die Richtlinie?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab. Üblich ist eine Freigabe durch die Geschäftsleitung. Ob zusätzlich Unterschriften der Mitarbeitenden sinnvoll sind, klären Sie mit einer Fachperson.

Wie oft sollten wir die Richtlinie anpassen?

Mindestens einmal im Jahr und bei jeder grösseren Änderung, etwa neuem Anbieter, neuen Dokumenten oder einem Vorfall.