Was müssen Mitarbeitende vor der Chatbot-Nutzung lernen?

Das Problem

Ihr Betrieb führt einen internen Chatbot ein, der Fragen zu Handbüchern, Abläufen oder Produkten beantwortet. Die Technik steht, aber niemand hat gesagt, wie man ihn benutzt. Die einen probieren zwei Fragen aus und sind enttäuscht, die anderen verlassen sich blind auf jede Antwort.

Beides ist ein Risiko. Wer zu wenig erwartet, nutzt das Werkzeug nicht und der Aufwand war umsonst. Wer zu viel erwartet, gibt vielleicht ungeprüft eine falsche Auskunft an Kundschaft weiter oder tippt vertrauliche Angaben ein, die dort nichts zu suchen haben.

Ein Chatbot ist kein Mensch mit Berufserfahrung. Er formuliert flüssig, auch wenn er sich irrt. Das müssen alle im Team wissen, bevor sie ihn einsetzen. Die gute Nachricht: Die wichtigsten Regeln lassen sich in kurzer Zeit lernen, wenn man sie an eigenen Beispielen übt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel der Schulung festlegen. Was soll nach der Schulung jeder können? Schreiben Sie drei bis vier konkrete Fähigkeiten auf, zum Beispiel: eine Frage so stellen, dass sie eine brauchbare Antwort ergibt; die Quelle öffnen und vergleichen; erkennen, wann der Bot sich irren könnte.

1. Die vier Lernthemen vorbereiten. Bauen Sie die Schulung um die Themen in der Tabelle unten auf. Für jedes Thema ein kurzes Beispiel aus Ihrem Betrieb.

1. Eigene Beispiele sammeln. Nehmen Sie fünf echte Fragen aus dem Alltag, etwa «Wie viele Ferientage habe ich bei einem Teilzeitpensum?». Prüfen Sie vorher, was der Chatbot dazu antwortet, und halten Sie gute wie schlechte Antworten fest.

1. Kurze Einführung durchführen. Zeigen Sie in 20 bis 30 Minuten live, wie man fragt, wie die Antwort aussieht und wo die Quelle steht. Lassen Sie danach alle selbst zwei Fragen ausprobieren.

1. Fehler bewusst zeigen. Zeigen Sie ein Beispiel, in dem der Bot falsch oder unvollständig antwortet. Das schafft ein gesundes Misstrauen. Siehe KI-Halluzinationen einfach erklärt.

1. Regeln klar abgeben. Verteilen Sie eine einseitige Regelübersicht: Was darf eingegeben werden, was nicht, wer ist Ansprechperson. Eine Vorlage finden Sie unter Nutzungsrichtlinie für den internen Chatbot.

1. Fragen und Rückmeldungen sammeln. Richten Sie einen einfachen Weg ein, falsche Antworten zu melden. So verbessern Sie Inhalte und nehmen Bedenken ernst. Hinweise zur Akzeptanz: Chatbot-Akzeptanz im Team.

1. Nach vier bis sechs Wochen nachschulen. Fragen Sie, was nicht klappt. Oft braucht es nur ein kurzes zweites Treffen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie die Schulungsunterlage vor. Verwenden Sie keine vertraulichen Firmeninhalte:

Du hilfst mir, eine kurze Schulung für Mitarbeitende zu planen, die einen internen Chatbot nutzen werden. Du erfindest keine Zahlen oder Studien.

Betrieb: [Branche, Grösse, z. B. Schreinerei mit 20 Mitarbeitenden in der Region Aargau]
Wofür wird der Chatbot genutzt: [z. B. Fragen zu Arbeitsanweisungen und Personalreglement]
Vorkenntnisse im Team: [z. B. meist keine, einzelne haben ChatGPT ausprobiert]
Zeit: [z. B. 45 Minuten]

Erstelle:
1. Einen Ablauf der Schulung mit Zeitangaben.
2. Fünf Übungsfragen mit je einer Anmerkung, worauf beim Prüfen der Antwort zu achten ist.
3. Eine Liste von sechs Merksätzen in einfacher Sprache (Sie-Form) für ein Merkblatt.
4. Drei Fragen, mit denen ich am Ende prüfen kann, ob alle die Regeln verstanden haben.
Verwende Deutsch (Schweiz) und kurze Sätze.

Ersetzen Sie die Angaben in Klammern durch Ihre eigenen. Lassen Sie die Übungsfragen von einer Fachperson im Betrieb prüfen, bevor Sie sie einsetzen.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht überfordern. Vier Themen genügen für den Start. Mit Fachbegriffen wie «Token» oder «Embedding» verlieren Sie viele. Sagen Sie einfach, was zählt.
• Vertrauliche Daten. Legen Sie fest, was nicht eingegeben werden darf, etwa Personalakten oder Kundendaten, falls der Bot dafür nicht freigegeben ist. Siehe Vertrauliche Daten: Checkliste.
• Verantwortung bleibt bei Menschen. Wer eine Auskunft weitergibt, trägt die Verantwortung dafür, nicht der Bot.
• Ehrlich über Grenzen sprechen. Wer nur Vorteile verspricht, verliert das Vertrauen beim ersten Fehler.
• Datenschutzrechtliche Vorgaben. Was erlaubt ist, hängt von Ihrem Chatbot und Ihren Daten ab. Lassen Sie das im Einzelfall fachlich prüfen.
• Alle einbeziehen. Auch Teilzeitkräfte und neue Mitarbeitende brauchen die Einführung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektroinstallationsbetrieb in der Region Zofingen führt einen internen Chatbot für Arbeitsanweisungen und Personalfragen ein. Zuerst gibt es nur eine E-Mail «Der Chatbot ist ab Montag verfügbar». Nach einer Woche meldet sich eine Mitarbeiterin: Der Bot habe ihr eine Ferienregelung genannt, die nicht stimmte. Zwei andere nutzen ihn gar nicht.

Die Geschäftsleitung holt die Schulung nach: 40 Minuten im Pausenraum, fünf echte Fragen, ein gezeigter Fehler und eine Seite mit Regeln. Danach melden Mitarbeitende falsche Antworten über ein einfaches Formular, und das Büro korrigiert die Quelldokumente. Die Nutzung steigt, und Rückfragen im Büro werden gezielter.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihr Team nicht selbst schulen möchten, bietet die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort Online-Lernen von den Grundlagen an, mit Inhalten zu Verwaltung, Kommunikation und Texten, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsbewusstem Umgang mit Unternehmensdaten. Die Teilnehmenden lernen im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die Einführung in Ihren konkreten Chatbot mit Ihren Dokumenten und Regeln bleibt Ihre Aufgabe oder die Ihres Anbieters.

Häufige Fragen

Wie lange sollte die Schulung dauern?

Für den Einstieg reichen 30 bis 60 Minuten mit echten Beispielen. Planen Sie nach einigen Wochen ein kurzes Nachfassen ein, damit Fragen aus der Praxis Platz haben.

Muss jede Person die Schulung besuchen?

Ja, wer den Chatbot nutzt, sollte sie besucht haben, zumindest die Kurzfassung mit Regeln und Fehlerbeispiel. Sonst entstehen unterschiedliche Erwartungen und Fehlnutzungen.

Was, wenn jemand skeptisch ist?

Nehmen Sie die Bedenken ernst und zeigen Sie die Grenzen offen. Skeptische Personen prüfen oft besonders genau und können wertvolle Rückmeldungen geben.

Brauchen wir dafür eine externe Fachperson?

Nicht unbedingt. Eine Person, die den Chatbot gut kennt, kann die Einführung leiten. Für rechtliche Fragen oder grössere Teams kann externe Unterstützung sinnvoll sein.