Wie vergleicht ein Chatbot Aussagen aus mehreren Dokumenten?

Das Problem

Oft stehen Sie vor zwei Dokumenten, die fast gleich aussehen: das alte und das neue Reglement, zwei Offerten für dieselbe Leistung, zwei Versicherungsbedingungen. Wo genau liegen die Unterschiede? Wer beide Texte nebeneinander legt und Zeile für Zeile liest, braucht eine halbe Stunde oder länger, und trotzdem rutscht leicht etwas durch.

Ein Chatbot kann hier helfen. Er liest beide Texte, stellt Gemeinsamkeiten und Unterschiede zusammen und zeigt Ihnen, worauf Sie genauer schauen sollten. Für Frau Müller, die vor einer Unterschrift oder Entscheidung steht, ist das eine grosse Erleichterung.

Ein Vergleich durch KI ist aber nicht automatisch vollständig oder richtig. Kleine Änderungen, etwa eine geänderte Zahl oder ein «nicht» weniger, können übersehen werden. Deshalb braucht es eine saubere Methode und ein Mindestmass an Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragestellung klären. Was wollen Sie wissen? «Was hat sich geändert?» oder «Welche Offerte ist günstiger bei gleicher Leistung?» sind verschiedene Aufgaben.
2. Dokumente bereitstellen. Geben Sie dem Chatbot genau die zwei oder drei Fassungen, die verglichen werden sollen, und benennen Sie sie eindeutig (zum Beispiel «Reglement 2025» und «Reglement 2026»).
3. Aspekte vorgeben. Nennen Sie die Themen, die Sie interessieren: Fristen, Kosten, Pflichten, Ausnahmen. Das verhindert eine oberflächliche Gesamtzusammenfassung.
4. Tabelle verlangen. Fordern Sie eine Gegenüberstellung mit den Spalten «Thema», «Dokument A», «Dokument B», «Unterschied» und «Belegstelle».
5. Belegstellen prüfen. Öffnen Sie bei jedem wichtigen Unterschied die genannten Stellen in beiden Dokumenten.
6. Nachfragen. Fragen Sie: «Gibt es weitere Unterschiede, die du nicht genannt hast?» und «Welche Punkte sind in nur einem Dokument geregelt?»
7. Gegenprobe mit anderem Werkzeug. Für Fassungen desselben Dokuments hilft die Funktion «Dokumente vergleichen» in Word oder PDF-Programmen. Sie markiert jede Änderung, auch kleine.
8. Ergebnis festhalten. Speichern Sie Tabelle und Quellen mit Datum. Siehe Dokumentversionen abfragen.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt eignet sich für den Vergleich zweier Dokumente in einem Werkzeug, das Sie für solche Inhalte freigegeben haben:

Vergleiche die beiden Dokumente [Dokument A: Titel/Version] und [Dokument B: Titel/Version].
Konzentriere dich auf: [Fristen, Kosten, Pflichten, Ausnahmen, Zuständigkeiten].
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Thema | Dokument A | Dokument B | Unterschied | Belegstelle (Seite/Abschnitt).
Regeln:
1. Nenne nur Unterschiede, die du im Text belegen kannst.
2. Wenn ein Thema nur in einem Dokument vorkommt, schreibe «nicht geregelt» für das andere.
3. Bewerte nicht, welches Dokument besser ist, ausser ich bitte darum.
4. Liste am Ende Stellen auf, bei denen du unsicher bist.

Passen Sie die Themen an Ihren Fall an. Bei rechtlich bedeutsamen Texten gehört die endgültige Beurteilung in die Hände von Fachpersonen.

Warum der Vergleich zwei Mal gelesen werden sollte

Ein Sprachmodell fasst zusammen, was ihm wichtig erscheint. Kleine, aber folgenreiche Änderungen wie «mindestens» statt «höchstens», ein anderes Datum oder ein neuer Nebensatz gehen dabei leicht verloren.

Bewährt hat sich deshalb ein zweistufiges Vorgehen: Zuerst lassen Sie sich einen Überblick geben, danach gehen Sie die Abschnitte mit den grössten Konsequenzen selbst durch, zum Beispiel Kosten, Fristen und Haftung. So nutzen Sie die Geschwindigkeit der KI und behalten die Kontrolle über das Wesentliche.

Gerade bei längeren Texten lohnt es sich, Kapitel für Kapitel vorzugehen, statt ganze Dokumente auf einmal zu vergleichen. Das macht die Ergebnisse genauer und die Prüfung einfacher.

Worauf Sie achten müssen

• Vollständigkeit. Der Chatbot nennt oft nur die auffälligsten Unterschiede. Fragen Sie ausdrücklich nach weiteren.
• Vergleichbarkeit. Zwei Dokumente mit anderer Gliederung sind schwer zu vergleichen. Schlagen Sie die Themen selbst vor.
• Zahlen. Beträge, Prozentsätze und Daten prüfen Sie im Original.
• Vertrauliche Dokumente. Verträge und Offerten enthalten Geschäftsgeheimnisse und Personendaten. Verwenden Sie nur Werkzeuge, die Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.
• Keine Rechtsberatung. Der Chatbot erkennt Unterschiede, aber er beurteilt deren rechtliche Wirkung nicht verlässlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in St. Gallen erhält von einem Kunden die alten und die neuen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) eines Softwareanbieters. Herr Frei soll in einer Stunde sagen, was sich geändert hat.

Vorher: Er liest 14 Seiten parallel und wird unsicher. Nachher: Er lässt den Chatbot eine Tabelle zu Preisen, Kündigung, Datenhaltung und Haftung erstellen. Zwei Unterschiede kommen mit Belegstellen. Er öffnet beide Stellen, entdeckt beim Gegenlesen eine dritte Änderung bei der Kündigungsfrist und meldet dem Kunden alle drei. Die rechtliche Beurteilung überlässt er dessen Rechtsberatung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Texte, Offerten und Unterlagen im Berufsalltag sicher mit KI auswerten möchte, findet bei absofort die Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dort sind unter anderem Bürokommunikation, die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten und Projektmanagement abgedeckt, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach.

Häufige Fragen

Wie viele Dokumente kann ich gleichzeitig vergleichen?

Technisch hängt das vom Werkzeug ab. Für gute Ergebnisse vergleichen Sie am besten zwei, höchstens drei Dokumente pro Frage. Bei mehr Dokumenten arbeiten Sie in Schritten.

Kann der Chatbot auch erkennen, wenn sich zwei Dokumente widersprechen?

Oft ja, aber nicht immer. Verlangen Sie ausdrücklich «Widersprüche zwischen den Dokumenten». Mehr dazu unter Widersprüchliche Dokumente.

Ist der Vergleich auch bei unterschiedlichen Formaten möglich?

Ja, etwa Word gegen PDF. Achten Sie darauf, dass der Text in beiden Fällen lesbar ist, und prüfen Sie Tabellen und Fussnoten besonders.

Darf ich vertrauliche Verträge hochladen?

Nur in Werkzeuge, bei denen Verarbeitungsort, Speicherung und Vertrag geklärt sind. Im Zweifel anonymisieren Sie oder fragen Sie Ihre Datenschutzverantwortliche.