Budget für ein Chatbot-Projekt: Vorlage für KMU

Das Problem

Die Geschäftsleitung sagt: «Gut, aber was kostet uns das?» Und Sie haben bisher nur Prospekte und eine einzige Offerte. Ein Budget für ein Chatbot-Projekt aufzustellen, fühlt sich schwierig an, weil vieles neu ist und Anbieter ihre Preise unterschiedlich darstellen.

Dabei braucht ein erstes Budget keine genauen Zahlen. Es braucht eine klare Struktur, ehrliche Annahmen und eine Reserve. Mit einer guten Vorlage können Sie in einer Stunde einen Entwurf erstellen, der in der Besprechung trägt, und die Zahlen später verfeinern.

Diese Seite liefert diese Vorlage. Sie enthält bewusst keine Preise, denn die müssen Sie von Anbietern erfragen oder selbst abschätzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Umfang in einem Satz schreiben. Beispiel: «Interner Chatbot für Handbücher und Richtlinien, Pilot mit einer Abteilung.» Das Ziel entscheidet, was ins Budget gehört. Siehe Projektsteckbrief.

1. Posten sammeln. Nutzen Sie die Vorlage unten und streichen Sie, was nicht zutrifft. Fügen Sie ergänzende Posten hinzu.

1. Offerten einholen. Fragen Sie bei mindestens zwei Anbietern nach den Kosten für Einrichtung und Betrieb und nennen Sie allen dieselben Angaben. Siehe Angebote vergleichen.

1. Interne Arbeitszeit schätzen. Wer sammelt Dokumente, prüft Antworten, schult Mitarbeitende? Schätzen Sie Stunden und bewerten Sie sie mit Ihrem internen Stundenansatz.

1. Betriebskosten über ein Jahr rechnen. Monatliche Gebühren mal zwölf, plus Nutzungskosten, plus Pflege. Siehe laufende Kosten.

1. Reserve einplanen. Legen Sie einen Prozentsatz fest, den Sie für Unvorhergesehenes zurückstellen. Neue Technik bringt fast immer Überraschungen.

1. Nutzen daneben stellen. Notieren Sie, welche Zeitersparnis oder welchen Mehrwert Sie erwarten, mit vorsichtigen Annahmen. Siehe ROI berechnen.

1. Entscheidungsgrenzen festlegen. Wann brechen Sie ab, wann bauen Sie aus? Halten Sie Kriterien nach dem Pilot fest.

Vorlage zum Kopieren

Sie können die Vorlage in Word oder Excel übernehmen oder von einer KI ausfüllen lassen, indem Sie nur Ihre Angaben, aber keine vertraulichen Daten einsetzen.

BUDGET CHATBOT-PROJEKT: [Projektname]
Stand: [Datum]   Verantwortlich: [Name]   Zeitraum: [z. B. 12 Monate]

1. Ziel in einem Satz: [Ziel]
2. Umfang: [Nutzergruppe, Dokumente, Quellen, Sprachen]

A. EINMALIGE KOSTEN
- Anbieter: Einrichtung/Anbindung: CHF [Betrag]  (Quelle: [Offerte vom ...])
- Anbieter: Schulung: CHF [Betrag]
- Interne Arbeitszeit Vorbereitung: [Stunden] x CHF [Satz] = CHF [Betrag]
- Weitere: [Posten]: CHF [Betrag]
Zwischensumme A: CHF [Summe]

B. WIEDERKEHRENDE KOSTEN PRO JAHR
- Lizenz/Abo: [Betrag pro Monat] x 12 = CHF [Betrag]
- Nutzungskosten (Schätzung): [Annahme] = CHF [Betrag]
- Wissenspflege intern: [Stunden pro Monat] x 12 x CHF [Satz] = CHF [Betrag]
- Betrieb/Support: CHF [Betrag]
Zwischensumme B: CHF [Summe]

C. RESERVE
[Prozentsatz] von (A + B) = CHF [Betrag]

GESAMT (A + B + C): CHF [Summe]

D. ERWARTETER NUTZEN (vorsichtig)
- [z. B. weniger Rückfragen: Annahme ... Stunden pro Monat]
E. KRITERIEN NACH DEM PILOT
- Ausbauen, wenn: [Kriterium]
- Abbrechen, wenn: [Kriterium]

Ersetzen Sie jeden Platzhalter durch Ihre Angabe und markieren Sie Schätzungen als solche. Offene Fragen schreiben Sie in einer Zeile darunter.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht vergleichbare Offerten: Prüfen Sie, was enthalten ist. Ein günstiger Preis ohne Anbindung kann am Ende teurer werden.
• Interne Zeit: Sie erscheint auf keiner Rechnung, belastet aber Ihr Team. Beziffern Sie sie.
• Nutzungsabhängige Preise: Bei Preisen pro Nachricht oder Nutzer kann die Rechnung steigen, wenn der Chatbot beliebt wird. Fragen Sie nach Obergrenzen. Siehe Kostenlimit einrichten.
• Mehrwertsteuer: Klären Sie, ob Angebote mit oder ohne MWST ausgewiesen sind, damit Sie gleich vergleichen.
• Datenschutz und Recht: Prüfungen und Verträge können zusätzlichen Aufwand verursachen. Planen Sie ihn ein.
• Keine erfundenen Zahlen: Lassen Sie eine KI keine Preise «schätzen». Sie kennt Ihre Angebote nicht und kann veraltete oder falsche Werte nennen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Geschäftsführerin eines Handwerksbetriebs in Aarau möchte einen Chatbot für Offertfragen und Produktauskünfte. Sie hat eine Offerte mit einem Gesamtpreis und weiss nicht, ob das fair ist.

Vorher: Eine einzige Zahl, keine Struktur. Nachher: Mit der Vorlage trennt sie Einrichtung, Abo und Pflege, schätzt die interne Zeit für das Sammeln der Produktblätter, und plant eine Reserve ein. Sie holt eine zweite Offerte ein und stellt fest, dass bei einer Offerte die Schulung fehlte und bei der anderen die Anbindung ihres Programms nicht enthalten war. Das Budget geht als Entwurf in die Besprechung, mit klaren Annahmen und Prüfkriterien nach drei Monaten.

So hilft Ihnen Alpasana

Für ein belastbares Budget braucht es einen klaren Umfang. Die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH umfasst nach Leistungsbeschreibung die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben, einen Umsetzungsplan und die Integration von KI-Agenten mit Pilot und Skalierung. Eine Offerte erstellt Alpasana für Projekte nach geklärtem Umfang individuell.

Häufige Fragen

Wie genau muss das Budget für die Geschäftsleitung sein?

Es sollte nachvollziehbar sein, nicht exakt. Eine Spanne mit klaren Annahmen ist ehrlicher als eine genaue Zahl, die später nicht stimmt. Zeigen Sie, was sicher ist und was geschätzt.

Wie klein darf ein Pilot sein?

Klein genug, um das Risiko zu begrenzen, und gross genug, um etwas zu lernen. Eine Abteilung, eine Dokumentengruppe und ein klarer Zeitraum genügen oft. Siehe Pilotbudget planen.

Was, wenn das Budget überschritten wird?

Besprechen Sie es früh mit der Geschäftsleitung. Prüfen Sie, ob Umfang oder Zeitplan angepasst werden können, bevor Sie Mehrkosten hinnehmen. Die Reserve ist genau dafür da.