Überweisungen mit KI aus freigegebenen Angaben vorbereiten

Das Problem

In einer Arztpraxis fallen täglich Überweisungen und Zuweisungen an: an die Radiologie, an eine Fachärztin, an eine Therapie. Die Angaben liegen verstreut: im Patientendossier, in Notizen, in Berichten. Das Praxisteam muss sie zusammentragen und in eine verständliche Form bringen, während das Telefon klingelt.

Das kostet Zeit, und es besteht die Gefahr, dass etwas fehlt oder falsch übernommen wird. Eine unvollständige oder fehlerhafte Zuweisung führt zu Rückfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Missverständnissen bei der Behandlung.

KI kann helfen, vorhandene Angaben in einer klaren Struktur anzuordnen. Sie darf dabei nichts Medizinisches erfinden, deuten oder entscheiden. Die ärztliche Verantwortung bleibt vollständig bei der unterzeichnenden Ärztin.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären, ob und wie KI in der Praxis erlaubt ist. Gibt es eine Regelung des Praxisinhabers? Welche Dienste sind für Patientendaten freigegeben? Ohne Freigabe nutzen Sie keine KI mit echten Patientendaten. Siehe Sensible Daten und KI.

1. Eine feste Struktur für Überweisungen festlegen. Zum Beispiel: Empfänger, Anlass der Zuweisung, relevante Vorgeschichte (nur Freigegebenes), bisherige Massnahmen, gewünschte Abklärung, Dringlichkeit, Beilagen. So sieht jede Überweisung gleich aus.

1. Die Angaben durch die Ärztin bestätigen lassen. Die Fachperson legt fest, welche Informationen in die Überweisung gehören, und gibt sie dem Team frei. Medizinische Auswahl und Wertung sind ärztliche Aufgaben.

1. Die Angaben bereinigen. Wo möglich, anonymisieren Sie: keine Namen, Geburtsdaten oder Versichertennummern in einer KI, die nicht ausdrücklich dafür freigegeben ist. Verwenden Sie Platzhalter, die Sie im fertigen Dokument ersetzen.

1. Den Entwurf mit KI strukturieren. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Mit der Vorlage unten setzen Sie die freigegebenen Angaben in Ihre Struktur. Die KI soll nur ordnen, nicht ergänzen.

1. Zeile für Zeile mit der Quelle vergleichen. Prüfen Sie jede Angabe gegen das Dossier und die Notiz der Ärztin. Hat die KI etwas hinzugefügt, umformuliert oder weggelassen? Medizinische Aussagen werden nicht von der KI formuliert.

1. Ärztliche Prüfung und Freigabe. Die Ärztin liest den Entwurf vollständig, korrigiert und unterschreibt oder gibt ihn im System frei. Ohne diese Freigabe verlässt nichts die Praxis.

1. Versand und Dokumentation. Versenden Sie über den vorgesehenen sicheren Weg und legen Sie die Überweisung im Dossier ab. Notieren Sie Datum, Empfänger und Freigabe.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte freigegebene Angaben für eine Überweisung in eine übersichtliche Struktur bringen.
Struktur: Empfänger (Platzhalter), Anlass der Zuweisung, relevante Vorgeschichte, bisherige Massnahmen, gewünschte Abklärung, Dringlichkeit, Beilagen.
Hier sind die ärztlich freigegebenen Angaben (ohne Namen, Geburtsdaten und Versichertennummern, mit Platzhaltern [Patient/in]): [Angaben].
Bitte setze sie wörtlich in die Struktur ein.
Ändere, deute oder ergänze keine medizinischen Angaben, nenne keine Diagnosen und keine Empfehlungen, die nicht in den Angaben stehen.
Wenn Angaben fehlen oder unklar sind, schreibe «[fehlt]» oder «[ärztlich klären]».

Verwenden Sie die Vorlage nur in Diensten, die für Patientendaten freigegeben sind, oder mit durchgehend anonymisierten Angaben.

Worauf Sie achten müssen

• Ärztliche Verantwortung. Medizinische Inhalte, Dringlichkeit und Zuweisung entscheidet die Ärztin. Die KI darf keine Diagnosen, Verdachtsangaben oder Empfehlungen formulieren. Halluzinationen, also erfundene Angaben, können hier gefährlich sein.
• Berufsgeheimnis und Datenschutz. Patientendaten sind besonders schützenswert und unterliegen dem Berufsgeheimnis. Eingaben in KI-Dienste sind nur zulässig, wenn der Dienst dafür geeignet und freigegeben ist. Die Beurteilung im Einzelfall gehört zur Praxisleitung und Fachpersonen. Hinweise bietet der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte.
• Fehler durch Umformulierung. Selbst kleine Änderungen, etwa bei Seitenangaben, Zahlen oder Zeitangaben, können Bedeutung verändern. Vergleichen Sie jeden Entwurf mit der Quelle.
• Sichere Übermittlung. Überweisungen gehen über sichere Wege. Normale E-Mails sind für Patientendaten meist ungeeignet. Halten Sie sich an die Vorgaben Ihrer Praxis.
• Keine Entscheidung durch KI. Wohin überwiesen wird, entscheidet die Ärztin.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einer Hausarztpraxis in Aarau bereitet Frau Müller als medizinische Praxisassistentin Überweisungen vor. Die Ärztin hat die Angaben für eine Zuweisung in einer kurzen Notiz freigegeben. Frau Müller arbeitet im praxisinternen, dafür freigegebenen System.

Sie lässt die Notiz mit der Vorlage in die Überweisungsstruktur bringen. Die KI markiert zwei Lücken: Dringlichkeit und Beilagen. Frau Müller klärt sie mit der Ärztin. Beim Prüfen entdeckt sie, dass eine Seitenangabe vertauscht wurde, und korrigiert sie. Die Ärztin liest und unterschreibt die Überweisung, danach geht sie über den sicheren Weg an die Fachpraxis.

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Der Kurs läuft online mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse. Medizinische oder rechtliche Beratung für Praxen ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Darf ich Patientendaten in einen KI-Dienst eingeben?

Nur, wenn der Dienst dafür geeignet und von der Praxisleitung freigegeben ist, und im Rahmen der geltenden Vorgaben. Ohne Freigabe verwenden Sie anonymisierte Platzhalter oder gar keine KI.

Kann die KI Diagnosen für die Überweisung vorschlagen?

Nein. Das ist eine ärztliche Aufgabe. Bitten Sie die KI ausdrücklich, nichts Medizinisches zu ergänzen, und streichen Sie solche Aussagen.

Spart das wirklich Zeit?

Bei klar strukturierten Überweisungen oft ja. Der Gewinn liegt im Ordnen, nicht im Formulieren neuer Inhalte. Ähnliche Hilfen bieten E-Mail-Vorlagen für die Arztpraxis.

Wer haftet für Fehler im Entwurf?

Die Verantwortung für das fertige Dokument liegt bei der unterzeichnenden Ärztin und der Praxis. Lassen Sie rechtliche Fragen im Einzelfall von einer Fachperson klären.