Mehrwertsteuer: Belege mit KI für die Prüfung vorsortieren

Das Problem

Vor der Mehrwertsteuerabrechnung (MWST) türmen sich die Belege: Rechnungen von Lieferanten, Quittungen, Kreditkartenabrechnungen, Spesenbelege. Bei manchen steht der Steuersatz, bei anderen die MWST-Nummer, bei dritten gar nichts. Einige Fotos sind unscharf, ein Beleg ist auf Englisch, ein anderer von einem ausländischen Anbieter.

Die Fachperson muss beurteilen, welche Belege für den Vorsteuerabzug taugen und wie sie zu verbuchen sind. Bevor sie das tun kann, muss jemand sortieren: Was ist vollständig, was ist fraglich, was fehlt? Diese Vorarbeit ist zeitraubend und fehleranfällig. Wer sie schlecht macht, verliert später Zeit bei Rückfragen.

Hier kann eine KI helfen. Sie liest Belegtexte, markiert fehlende Angaben und sortiert in Gruppen: «vollständig», «Angaben unklar», «Rückfrage nötig». Die Entscheidung, ob ein Beleg zum Vorsteuerabzug berechtigt, trifft sie nicht. Die Regeln der MWST sind komplex und ändern sich. Dieser Text ist keine Steuerberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Belege sammeln. Legen Sie alle Belege eines Zeitraums in einen Ordner. Digitale Belege als PDF oder Foto, Papierbelege einscannen oder fotografieren, mit gutem Licht und ohne Schatten.

1. Prüfpunkte festlegen. Klären Sie mit der Fachperson, welche Angaben auf einem Beleg stehen müssen: Datum, Lieferant, Betrag, Steuersatz oder Steuerbetrag, MWST-Nummer bei steuerpflichtigen Lieferanten. Die Liste legt die Fachperson fest, nicht die KI.

1. Texte erfassen. Nutzen Sie eine Texterkennung (OCR), die Text aus Bildern liest, oder tippen Sie bei wenigen Belegen die wichtigsten Angaben ab. Prüfen Sie die erkannten Zahlen bei jedem Beleg.

1. Vorsortieren lassen. Geben Sie die erfassten Angaben, ohne Namen von Personen, in die Vorlage unten. Die KI sortiert in drei Gruppen und nennt die Begründung.

1. Stichproben prüfen. Kontrollieren Sie aus jeder Gruppe einige Belege am Original. Stimmt die Einordnung? Wenn nicht, passen Sie die Prüfpunkte an.

1. Rückfragen vorbereiten. Für Belege der Gruppe «Rückfrage nötig» lassen Sie kurze Fragen an den Mandanten formulieren. Wie Sie fehlende Belege anfordern, zeigt Fehlende Unterlagen anfordern.

1. Übergabe an die Fachperson. Geben Sie die sortierte Liste mit Markierungen weiter. Die Fachperson entscheidet über Abzug, Satz und Verbuchung.

1. Rückmeldungen einarbeiten. Notieren Sie, wo die KI sich geirrt hat, und verbessern Sie die Prüfpunkte im Prompt.

1. Belege aufbewahren. Bewahren Sie Originale und Scans gemäss den gesetzlichen Vorgaben und den Regeln Ihres Büros auf.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Schweizer Treuhandbüro, Belege für die Mehrwertsteuerabrechnung vorzusortieren. Du entscheidest nie, ob ein Vorsteuerabzug zulässig ist, und du berechnest keine Steuern. Alle Angaben sind anonymisiert.

Prüfpunkte, die laut unserer Fachperson auf einem Beleg stehen sollen: [z. B. Datum, Name des Lieferanten, Gesamtbetrag, Steuersatz oder Steuerbetrag, MWST-Nummer]

Belegangaben (eine Zeile pro Beleg, mit Nummer):
[z. B. Beleg 1: 12.03., Lieferant X, 215.40, Steuersatz fehlt, keine MWST-Nummer]

Sortiere die Belege in drei Gruppen:
A: Alle Prüfpunkte erkennbar vorhanden
B: Einzelne Angaben fehlen oder sind unklar
C: Rückfrage nötig oder auffällig (z. B. ausländischer Lieferant, ungewöhnlicher Steuersatz)
Nenne für B und C jeweils kurz, was fehlt oder auffällt. Triff keine steuerliche Beurteilung. Wenn du etwas nicht sicher erkennst, schreibe «unklar». Sprache: sachlich, Schweizer Rechtschreibung.

Lassen Sie die Prüfpunkte von der zuständigen Fachperson bestätigen, bevor Sie sie einsetzen. Die Liste unterscheidet sich je nach Fall.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Steuerberatung durch KI: Die MWST-Regeln sind detailliert, und Ausnahmen sind häufig. Lassen Sie die KI nie über Abzug oder Steuersatz entscheiden. Informationen bietet die Eidgenössische Steuerverwaltung, Link in den Kopfdaten.
• Lesefehler: Texterkennung verwechselt Ziffern, etwa 5 und 6 oder 1 und 7. Prüfen Sie Beträge am Original. Mehr dazu in OCR einfach erklärt.
• Vertraulichkeit: Belege enthalten Geschäftsdaten Ihrer Mandanten. Nutzen Sie nur Werkzeuge, die Ihr Büro dafür freigegeben hat, und anonymisieren Sie.
• Ausländische Belege: Hier gelten oft andere Regeln. Die Fachperson entscheidet.
• Vollständigkeit: KI kann Belege überspringen. Zählen Sie, ob die Anzahl der Zeilen mit der Anzahl der Belege übereinstimmt.
• Fristen: MWST-Abrechnungen haben Fristen. Verlassen Sie sich nicht auf KI-Angaben dazu, sondern auf die Unterlagen der Behörde und Ihre Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Wil erhält von einem Mandanten, einem Elektrobetrieb, für das dritte Quartal rund 180 Belege in einer Schachtel. Die Assistentin scannt sie, erfasst die wichtigsten Angaben in einer Tabelle und gibt sie anonymisiert in die Vorlage.

Die KI sortiert 120 Belege in Gruppe A, 40 in Gruppe B und 20 in Gruppe C. Die Assistentin prüft zehn Belege pro Gruppe und findet in A zwei Fehler, die sie korrigiert. Für die Gruppe C bereitet sie eine Rückfrageliste für den Mandanten vor. Der Treuhänder bekommt eine geordnete Übersicht und muss nicht mehr jeden Beleg suchen. Die Abrechnung wird zeitgerecht fertig, und die Entscheide über den Abzug trifft er selbst.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI für Buchhaltungsvorarbeiten sicher einzusetzen, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse, die unter anderem die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen sowie Excel, Datenverständnis und Dashboards abdecken. Sie üben den verantwortungsvollen Einsatz von KI an Praxisaufgaben, mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Steuer- oder Mehrwertsteuerberatung vermitteln die Kurse nicht. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihrer Treuhandfachperson.

Häufige Fragen

Kann die KI den Steuersatz auf einem Beleg bestimmen?

Sie kann erkennen, was auf dem Beleg steht. Ob der Satz korrekt angewendet wurde, ist eine fachliche Frage. Lassen Sie das nie ungeprüft.

Wie viele Belege kann ich auf einmal eingeben?

Besser kleine Gruppen von 20 bis 50 Zeilen. Bei grösseren Mengen steigt die Gefahr, dass Zeilen übersehen werden.

Muss ich Belege auch als Papier aufbewahren?

Das hängt von den geltenden Regeln und der Art der Ablage ab. Klären Sie das mit Ihrer Fachperson. Ergänzend: Steuerunterlagen sortieren.