Frachtanfragen mit KI auf fehlende Angaben prüfen

Das Problem

Eine Anfrage trifft per E-Mail ein: «Wir brauchen nächste Woche einen Transport von Zürich nach Hamburg, ein paar Paletten. Was kostet das?» Sie lesen sie und denken: Wie viele Paletten genau? Welches Gewicht? Welche Masse? Gefahrgut? Wann abholbereit? Welche Rampe? Ohne diese Angaben können Sie nicht kalkulieren.

Jede Rückfrage kostet Zeit und verzögert die Offerte. Manche Anfragen sind unvollständig, andere widersprüchlich: «Zehn Paletten» und «insgesamt 200 kg» passt kaum zusammen. Wer ohne Prüfung kalkuliert, riskiert falsche Preise, Nachforderungen und Ärger bei der Abholung.

Eine Checkliste für Frachtanfragen hilft, Lücken vor der Kalkulation zu finden. KI kann die Anfrage lesen, mit der Checkliste vergleichen und eine passende Rückfrage entwerfen. Die Kalkulation und rechtlich relevante Angaben bleiben bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Ihre Mindestangaben fest. Was brauchen Sie zwingend für eine Offerte? Typisch: Abhol- und Lieferadresse (Ort, PLZ, Land), Warenart, Anzahl und Art der Packstücke, Gewicht, Masse, Abhol- und Liefertermin, Ladestelle und Entladung, besondere Anforderungen (Kühlung, Hebebühne, Gefahrgut, Versicherung).
2. Erstellen Sie eine Checkliste. Eine Zeile pro Angabe, mit Hinweis, wann sie nötig ist. Sie dient als Massstab für jede Anfrage. Bewahren Sie sie als Vorlage auf.
3. Lassen Sie die KI die Anfrage prüfen. Geben Sie den Text der Anfrage (ohne vertrauliche Details) und die Checkliste und bitten Sie um eine Liste: vorhanden, fehlt, widersprüchlich.
4. Prüfen Sie das Ergebnis selbst. Hat die KI etwas übersehen oder falsch gedeutet? Besonders bei Einheiten, Daten und Ländern lohnt ein zweiter Blick.
5. Formulieren Sie eine höfliche Rückfrage. Die KI entwirft eine kurze Mail mit den fehlenden Punkten als nummerierte Liste. Passen Sie Ton und Sprache an Ihre Kundschaft an.
6. Klären Sie heikle Punkte persönlich. Gefahrgut, Zoll, Temperaturführung, Werttransporte und Versicherung brauchen fachliche Beurteilung, siehe Zollunterlagen und CMR-Daten. Sprechen Sie bei Zweifeln mit der Kundin.
7. Kalkulieren Sie erst bei vollständiger Anfrage. Danach erstellen Sie die Offerte. Wie Sie Angebote und Zuschläge vergleichen, zeigt Frachtkosten vergleichen.

Vorlage zum Kopieren

Entfernen Sie Namen und vertrauliche Angaben aus der Anfrage, bevor Sie sie einfügen:

Ich arbeite in einer Spedition in der Schweiz. Unten steht eine eingegangene Frachtanfrage (anonymisiert).
Prüfe sie anhand dieser Checkliste: Abholadresse (Ort, PLZ, Land), Lieferadresse (Ort, PLZ, Land), Warenart,
Anzahl und Art der Packstücke (z. B. Paletten), Gewicht gesamt und je Packstück, Masse, Stapelbarkeit,
Abholtermin, Liefertermin, Zugang/Ladestelle, besondere Anforderungen (Kühlung, Hebebühne, Gefahrgut, Versicherung).
Aufgaben:
1. Tabelle: Angabe | vorhanden / fehlt / widersprüchlich | Fundstelle im Text.
2. Weise auf Widersprüche hin (zum Beispiel Gewicht und Anzahl Packstücke).
3. Formuliere eine freundliche Rückfrage-E-Mail auf Deutsch (Sie-Form), die die fehlenden Angaben
   als nummerierte Liste enthält (maximal 150 Wörter).
Kalkuliere keinen Preis, beurteile kein Gefahrgut und keine Zollfragen, und erfinde keine Angaben.

Anfrage:
[Text der anonymisierten Anfrage]

Prüfen Sie Liste und Entwurf, bevor Sie die Rückfrage senden.

Checkliste für Frachtanfragen

Worauf Sie achten müssen

• Gefahrgut und Zoll nicht der KI überlassen. Ob eine Ware als Gefahrgut gilt, welche Papiere nötig sind und welche Zollpflichten bestehen, klären Sie mit qualifizierten Personen und amtlichen Quellen. Eine KI kann dazu falsche oder veraltete Auskünfte geben.
• Keine Preise von der KI. Lassen Sie sie nicht kalkulieren oder Preise nennen. Kalkulation erfolgt nach Ihren Tarifen und Regeln.
• Vertrauliche Angaben schützen. Kundennamen, Adressen und Warenwerte gehören nicht ungeprüft in öffentliche KI-Dienste. Anonymisieren Sie oder nutzen Sie freigegebene Werkzeuge.
• Geschäftsbedingungen beachten. Welche Bedingungen für Anfragen und Offerten gelten, regeln Ihre AGB und gegebenenfalls internationale Regeln. Klären Sie Haftungs- und Vertragsfragen im Einzelfall fachlich.
• Höflichkeit und Tonfall. Eine Rückfrage soll hilfreich klingen. Prüfen Sie KI-Entwürfe auf Ton und Fehler.

Wie bauen Sie das in den Alltag ein?

Legen Sie die Checkliste als Vorlage ab und speichern Sie den Prompt, damit jede Disponentin dieselbe Prüfung nutzt. Sammeln Sie die häufigsten fehlenden Angaben und geben Sie diese Kundschaft vorab als Anfrageformular, damit Anfragen von Anfang an vollständig sind. Eine Anbindung des Formulars an Ihr System kann später sinnvoll sein. Für die Weiterverarbeitung von Aufträgen siehe auch Tourenplanung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller arbeitet in der Disposition einer Spedition in Pratteln. Eine Anfrage lautet: «Transport von zwölf Paletten Haushaltsgeräte nach Wien, nächste Woche. Preis?»

Vorher hätte sie zurückgeschrieben «Wie viel wiegen die Paletten?» und am nächsten Tag wieder «Welche Adresse?». Nachher lässt sie die KI die Anfrage mit der Checkliste vergleichen: Es fehlen Abhol- und Lieferadresse, Gewicht, Masse, Stapelbarkeit und Termin. Die KI entwirft eine Rückfrage mit sechs Punkten. Frau Müller prüft, ergänzt «Ladestelle mit Rampe?» und sendet sie. Die Kundin antwortet vollständig, und die Offerte geht am selben Tag raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa die Prüfung von Anfragen.

Der Kurs ist online, mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse. Kalkulation und Entscheidungen Ihrer Spedition bleiben bei Ihnen.

Häufige Fragen

Kann die KI die Anfrage direkt beantworten?

Sie kann einen Entwurf vorbereiten. Senden Sie Rückfragen und Offerten erst nach Ihrer Prüfung. Preise und Zusagen kommen aus Ihrer Kalkulation.

Was, wenn die Kundin die Angaben nicht kennt?

Bieten Sie Hilfe an, etwa Standardmasse von Paletten, und klären Sie telefonisch. Notieren Sie Annahmen und halten Sie sie in der Offerte fest.

Darf ich Anfragen an eine KI geben?

Nur anonymisiert oder in freigegebenen Diensten und im Rahmen Ihrer Datenschutz- und Vertraulichkeitsregeln. Fragen Sie im Zweifel Ihre Verantwortlichen.