Reinigungsanweisungen mit KI in einfache Sprache übertragen

Das Problem

Eine neue Mitarbeiterin beginnt am Montag. Sie spricht gut Deutsch, aber nicht perfekt, und kennt Ihre Abläufe nicht. Die Objektleiterin erklärt in zehn Minuten, was zu tun ist. Zwei Tage später fragt die neue Kollegin: «Welches Tuch war für das WC?» Und niemand hat Zeit, es nochmals zu erklären.

Die Abläufe sind in den Köpfen erfahrener Leute gut aufgehoben, aber nirgends aufgeschrieben. Wenn doch, dann in langen Texten mit Fachbegriffen, die niemand liest. Das Ergebnis: Fehler, Rückfragen, unterschiedliche Qualität und Ärger mit dem Kunden.

Eine einfache, kurze Arbeitsanweisung hilft allen. Eine KI kann Ihnen helfen, Ihre bestehenden Abläufe in klare Schritte und einfache Sprache zu übertragen. Wichtig: Sie übertragen, was Sie schon geprüft haben. Neue Verfahren oder Mittel darf die KI nicht erfinden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf festlegen. Schreiben Sie den Ablauf in Stichworten, so wie Sie ihn heute machen: Reihenfolge, Hilfsmittel, Mittel, Besonderheiten. Fragen Sie eine erfahrene Mitarbeiterin, ob es so stimmt.

1. Fachliche Grundlagen prüfen. Mittel, Dosierungen und Schutzmassnahmen stammen aus den Herstellerangaben und Ihren Sicherheitsunterlagen. Die KI darf sie nicht ergänzen. Siehe Sicherheitsdatenblätter mit KI erschliessen.

1. Zielgruppe nennen. Sagen Sie der KI, wer den Text liest: zum Beispiel Mitarbeitende mit wenig Deutschkenntnissen. Das beeinflusst Wortwahl und Satzlänge.

1. Entwurf erstellen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Lassen Sie nummerierte Schritte mit höchstens einer Handlung pro Schritt schreiben.

1. Im Objekt testen. Lassen Sie eine Person, die den Ablauf nicht kennt, nach dem Text arbeiten. Wo stockt sie? Was fehlt? Passen Sie an.

1. Fachlich freigeben. Die Objektleiterin oder die Fachverantwortliche liest den Text und gibt ihn frei.

1. Übersetzen, falls nötig. Lassen Sie den geprüften Text in eine weitere Sprache übertragen. Eine Person, die diese Sprache sicher spricht, kontrolliert ihn.

1. Aushängen und aktualisieren. Befestigen Sie die Anweisung im Putzraum. Notieren Sie Datum und Version. Wenn sich ein Ablauf ändert, ersetzen Sie das Blatt.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Schweizer Reinigungsfirma, eine Arbeitsanweisung in einfacher Sprache zu schreiben. Die Leser sind Reinigungskräfte mit teils wenig Deutschkenntnissen.

Aufgabe: [z. B. Büroraum: Unterhaltsreinigung]
Geprüfter Ablauf in Stichworten:
[Schritt 1 …, Schritt 2 …, …]
Hilfsmittel und Mittel (laut unseren Unterlagen): [Liste]
Wichtige Sicherheitshinweise (laut Datenblatt, wörtlich): [Liste]

Schreibe die Anweisung so:
- Eine Überschrift.
- Nummerierte Schritte, pro Schritt höchstens ein kurzer Satz mit einer Handlung.
- Einfache Wörter, keine Fremdwörter. Wenn ein Fachwort nötig ist, erkläre es in Klammern.
- Am Schluss «Das ist wichtig:» mit höchstens drei Sicherheitshinweisen (nur meine Angaben).
Ändere die Reihenfolge nicht und füge keine Schritte, Mittel oder Mengen hinzu. Wenn mir etwas fehlt, stelle mir Fragen.

Passen Sie Aufgabe, Ablauf und Zielgruppe an; für Bilder fügen Sie «Schlage pro Schritt ein passendes Foto vor» hinzu und fotografieren selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Nichts erfinden lassen: Die KI neigt dazu, Schritte «sinnvoll» zu ergänzen, etwa eine Desinfektion. Vergleichen Sie jeden Satz mit Ihrem geprüften Ablauf.
• Mengenangaben: Dosierungen kommen aus den Herstellerangaben. Prüfen Sie sie zweimal.
• Übersetzungen: KI-Übersetzungen enthalten Fehler, besonders bei Fachwörtern. Lassen Sie sie von jemandem kontrollieren, der die Sprache sicher beherrscht. Mehr zu diesem Thema: Übersetzungen vertraulicher Texte.
• Datenschutz: Anweisungen enthalten meist keine Personendaten. Lassen Sie Namen von Kunden und Objekten trotzdem weg.
• Verständlichkeit prüfen: Ob ein Text einfach ist, merken Sie nur, wenn ihn jemand ausprobiert. Fragen Sie nach.
• Verbindlichkeit: Eine Anweisung gilt erst, wenn sie freigegeben und den Mitarbeitenden erklärt wurde. Ein Aushang allein genügt nicht.

• Pflege der Anweisungen: Alte Blätter hängen oft jahrelang. Legen Sie einmal jährlich einen Termin fest, an dem alle Anweisungen durchgesehen werden, damit nichts Überholtes im Putzraum bleibt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Reinigungsfirma in Aarburg stellt mehrere neue Mitarbeitende ein, die erst seit kurzem in der Schweiz leben. Die Objektleiterin hat Ablauf und Mittel für Büroräume in einem alten Word-Dokument von zwei Seiten. Sie lässt die KI daraus eine einseitige Anweisung mit zwölf nummerierten Schritten machen.

Beim Test mit einer neuen Mitarbeiterin stellt sich heraus, dass «Wischtuch gelb» missverständlich ist, weil es zwei gelbe Tücher gibt. Die Objektleiterin ergänzt die Farbe der Kennzeichnung. Eine ukrainischsprachige Kollegin prüft die Übersetzung und korrigiert zwei Wörter.

Vorher gab es Rückfragen und Fehler. Nachher können sich die Neuen mit dem Blatt selbst helfen, und die Einarbeitung geht schneller.

So hilft Ihnen Alpasana

Klare Anweisungen entstehen, wenn Sie die KI präzise beauftragen. Im Kurs Prompt Engineering von absofort üben Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele einzusetzen und Prompts zu überarbeiten. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Der Kurs ist online und ohne Programmierkenntnisse. Reinigungsfachwissen vermittelt er nicht.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine Anweisung sein?

So kurz wie möglich, meist eine Seite pro Aufgabe. Wenn mehr nötig ist, teilen Sie sie in mehrere Aufgaben, etwa «Büro», «WC», «Küche».

Hilft die KI auch bei Bildern oder Piktogrammen?

Sie kann Ideen für Piktogramme vorschlagen. Verlässlicher sind eigene Fotos aus dem Objekt, weil sie zeigen, was genau gemeint ist. Verwenden Sie keine Bilder, deren Rechte unklar sind.

Wer ist verantwortlich, wenn die Anweisung falsch ist?

Ihr Betrieb. Darum prüfen Sie jeden Entwurf selbst und lassen ihn freigeben. Die KI trägt keine Verantwortung.