Leistungsverzeichnis Reinigung: Räume und Intervalle

Das Problem

«Das haben wir doch immer so gemacht» ist einer der teuersten Sätze in der Gebäudereinigung. Die Kundin ist überzeugt, die Fenster im Treppenhaus seien inbegriffen. Das Reinigungsteam kennt nur den Auftrag «Büros und WC». Ohne schriftliche Festlegung gibt es Reklamationen, unbezahlte Zusatzarbeit oder Unmut auf beiden Seiten.

Ein Leistungsverzeichnis schafft Klarheit. Es beschreibt Raum für Raum, was wie oft gemacht wird. Viele kleine Reinigungsbetriebe schreiben es jedoch jedes Mal von Grund auf neu oder kopieren ein altes Dokument mit veralteten Angaben.

Eine KI (ein Computerprogramm, das Text versteht und erzeugt) kann hier Schreibarbeit abnehmen. Sie bringt Ihre Stichworte in eine einheitliche Form und deckt Lücken auf. Entscheiden müssen Sie, was vereinbart wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Objekt begehen und notieren: Gehen Sie das Objekt durch und notieren Sie Räume, Bodenbeläge und Besonderheiten, zum Beispiel Teppich, Parkett, Fliesen, Glasflächen, Küchenzeile.
2. Raumgruppen bilden: Fassen Sie gleichartige Räume zusammen: Büros, Sanitärräume, Eingang und Treppenhaus, Teeküche, Sitzungszimmer. Das macht das Verzeichnis kurz und übersichtlich.
3. Arbeiten und Rhythmus festlegen: Schreiben Sie je Raumgruppe, was gemacht wird (Böden saugen, Oberflächen abwischen, WC reinigen) und wie oft. Typische Rhythmen sind täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
4. Ausschlüsse nennen: Halten Sie fest, was nicht dazugehört, etwa Fensterreinigung aussen, Reinigung von Schränken innen oder Entsorgung von Kundenabfall. Für saubere Formulierungen hilft Ausschlüsse in Offerten formulieren.
5. Vorlage ausfüllen: Setzen Sie Ihre Notizen in die Vorlage unten ein und lassen Sie die KI eine Tabelle erzeugen.
6. Auf Lücken prüfen: Lassen Sie die KI eine Liste der Punkte erstellen, die noch fehlen, zum Beispiel Zugang, Schlüssel, Reinigungsmittel, Abfallentsorgung, Ansprechperson.
7. Selbst kontrollieren und mit dem Kunden besprechen: Gehen Sie die Tabelle Zeile für Zeile durch und vergleichen Sie sie mit Ihren Notizen. Die KI darf nichts hinzugefügt haben, was Sie nicht wollen.
8. Verbindlich machen: Lassen Sie das Verzeichnis von Ihnen und dem Kunden gegenzeichnen. Es sollte zum Vertrag oder zur Offerte gehören.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, ein Leistungsverzeichnis für Reinigungsarbeiten zu schreiben. Verwende nur meine Angaben, erfinde nichts.
Objekt: [Objektart, z. B. Arztpraxis oder Bürogebäude], [Ort]
Raumgruppen mit Angaben:
[Raumgruppe 1: Räume, Bodenbelag, Fläche in m² falls bekannt]
[Raumgruppe 2: ...]
Gewünschte Arbeiten und Rhythmus:
[z. B. Büros: Böden saugen täglich, Oberflächen wischen wöchentlich]
Nicht enthalten: [Ausschlüsse]
Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Raumgruppe | Arbeit | Rhythmus | Hinweise.
2. Fehlt eine Angabe, schreibe «noch zu klären».
3. Liste danach die offenen Punkte auf, die ich mit dem Kunden klären muss.
Schreibe sachlich, in kurzen Sätzen, auf Deutsch (Schweiz).

Passen Sie [Objektart], die Raumgruppen und den Rhythmus an Ihren Auftrag an; Zeiten und Preise gehören nicht in dieses Verzeichnis, sondern in die Kalkulation.

Worauf Sie achten müssen

• Nur Ihre Angaben zählen: Die KI neigt dazu, übliche Arbeiten zu ergänzen, etwa «Fenster innen». Streichen Sie alles, was Sie nicht anbieten wollen.
• Vage Wörter vermeiden: «Gründlich» oder «nach Bedarf» führen zu Streit. Besser sind klare Rhythmen und überprüfbare Aussagen.
• Keine Kundendaten nötig: Firmenname, Adresse und Namen von Mitarbeitenden braucht die KI nicht. Sie fügen diese im fertigen Dokument selbst ein.
• Reinigungsmittel und Sicherheit: Ob ein Mittel zu einem Boden oder einer Oberfläche passt, entscheiden Sicherheitsdatenblatt und Herstellerangaben. Nicht die KI. Siehe auch Sicherheitsdatenblatt.
• Vertragliches: Haftung, Kündigungsfristen und Preise gehören in den Vertrag. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihren Verband oder eine Rechtsberatung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleiner Reinigungsbetrieb in Zofingen übernimmt die Unterhaltsreinigung einer Physiotherapiepraxis mit sechs Behandlungsräumen, Empfang, Wartezimmer und WC. Bisher gab es einen Handschlag und eine Preisabsprache.

Vorher: Nach drei Monaten entsteht Streit, ob die Fussleisten und die Glastüren jede Woche zu reinigen sind.

Nachher: Der Inhaber gibt seine Notizen in die Vorlage ein. Die KI liefert eine Tabelle mit vier Raumgruppen und markiert acht Punkte als «noch zu klären». Zwei davon betreffen die Glastüren und die Handtuchwäsche. Der Inhaber bespricht die Tabelle mit der Praxisleiterin, ergänzt Rhythmen und Ausschlüsse, und beide unterschreiben. Für spätere Kontrollen kann er den Kontrollbogen gemäss Reinigungsqualität prüfen darauf abstimmen.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Ergebnisse hängen von klaren Aufträgen an die KI ab. Der Online-Kurs Prompt Engineering von absofort zeigt, wie Sie Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat festlegen und Prompts überarbeiten. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Ablauf, etwa Ihre Leistungsverzeichnisse.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse und mit Zertifikat. Wie sich aus dem Verzeichnis später eine Preisberechnung ergibt, lesen Sie unter Reinigungsangebot kalkulieren.

Häufige Fragen

Wie detailliert sollte ein Leistungsverzeichnis sein?

So detailliert, dass beide Seiten im Streitfall erkennen, was vereinbart war. Eine Seite pro Objekt genügt oft, wenn Raumgruppen, Arbeiten, Rhythmen und Ausschlüsse klar stehen. Zu viele Details machen es unübersichtlich.

Kann die KI wissen, wie oft man ein Büro reinigen muss?

Sie nennt übliche Rhythmen, aber nicht Ihren Bedarf. Wie oft nötig ist, hängt von Nutzung, Besucherzahl und Anspruch des Kunden ab. Legen Sie den Rhythmus gemeinsam mit dem Kunden fest.

Darf ich ein Verzeichnis für mehrere Kunden wiederverwenden?

Als Grundgerüst ja, aber jedes Objekt ist anders. Gehen Sie das Objekt immer neu durch und prüfen Sie jede Zeile. Alte Angaben anderer Kunden gehören nicht in ein neues Dokument.

Was, wenn die KI eine Arbeit auflistet, die ich nicht anbiete?

Streichen Sie sie und ergänzen Sie sie im Abschnitt «Nicht enthalten». Bitten Sie die KI in der Vorlage ausdrücklich, nur Ihre Angaben zu verwenden.