Impferinnerungen formulieren: KI-Vorlagen für die Praxis

Das Problem

Ihre Praxis möchte Patientinnen und Patienten an fällige Impfungen erinnern. Die Ärztin hat festgelegt, wer wann welche Impfung braucht, die Medizinische Praxisassistentin soll nun die Erinnerungen verschicken. Die vorhandenen Texte sind steif, voller Fachwörter und klingen wie ein Behördenbrief. Manche Patienten reagieren gar nicht, andere rufen verunsichert an.

Verständliche Erinnerungen helfen allen: Die Patienten wissen, was gemeint ist und was sie tun sollen, die Praxis erhält weniger Rückfragen. Der Text soll freundlich sein, kurz, und er darf nichts Medizinisches behaupten, was die Ärztin nicht freigegeben hat.

KI kann beim Formulieren helfen. Sie ersetzt aber weder die ärztliche Entscheidung über Impfungen noch die Datenschutzregeln der Praxis. Das ist die Grenze, an die sich diese Anleitung hält.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Grundlage. Die Ärztin legt fest, wer erinnert wird und mit welchem Inhalt. Fragen Sie nach freigegebenen Angaben: Welche Impfung, welche Zielgruppe, welcher Zeitraum?
2. Schreiben Sie die Fakten auf. Eine kurze Liste: Name der Impfung (nur allgemein), Anlass der Erinnerung, Terminmöglichkeiten, Kontakt der Praxis. Keine medizinischen Details, die Sie selbst nicht sicher wissen.
3. Wählen Sie den Kanal. Brief, E-Mail oder SMS. Für medizinische Inhalte ist ein sicherer Kanal wichtig, besprechen Sie das mit Ihrer verantwortlichen Person.
4. Arbeiten Sie mit Platzhaltern. [Anrede], [Impfung], [Praxisname], [Telefon]. Keine echten Namen oder Patientendaten in die KI geben.
5. Lassen Sie die KI mehrere Fassungen schreiben. Kurz, freundlich, in einfacher Sprache. Mit dem Auftrag unten.
6. Lassen Sie den Text freigeben. Die Ärztin liest jeden Text auf Richtigkeit und Ton. Erst danach wird er verwendet.
7. Setzen Sie die Namen im Praxissystem ein. Seriendruck oder Praxissoftware füllen Platzhalter mit den Daten der Patienten. Die KI sieht diese Daten nie.
8. Werten Sie die Wirkung aus. Wie viele Rückfragen, wie viele Termine? Passen Sie den Text an, wenn Fragen sich häufen.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie nur Platzhalter. Geben Sie keine Namen, Geburtsdaten oder Krankheitsangaben ein.

Schreibe drei Fassungen einer Erinnerung an einen fälligen Impftermin für eine Arztpraxis in der Schweiz. Anrede «Sie», einfache, freundliche Sprache, höchstens 100 Wörter pro Fassung.
Vorgaben der Praxis: Anlass: [z. B. Erinnerung an die von Ihrer Ärztin geplante Impfung], Impfung: [allgemeine Bezeichnung, wie von der Ärztin freigegeben], Terminvereinbarung: [Telefon, Online-Link oder Rückruf], Praxisname: [Praxisname].
Verwende die Platzhalter [Anrede und Name], [Datum der Erinnerung] und [Unterschrift der Praxis]. Mache keine medizinischen Aussagen zu Nutzen, Risiken, Nebenwirkungen oder Wirksamkeit und gib keine Empfehlung ab. Verweise für Fragen auf das Gespräch mit der Ärztin oder dem Arzt.
Füge am Ende einen Satz hinzu, dass bei Fragen die Praxis gern berät.

Die Ärztin prüft die Texte. Die KI darf keine medizinischen Inhalte hinzufügen.

Welche Bausteine gehören in die Erinnerung?

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis und Datenschutz: Patientendaten und Gesundheitsangaben sind besonders geschützt. Geben Sie keine echten Daten in KI-Dienste ein. Siehe ChatGPT und Patientendaten.
• Keine medizinischen Aussagen durch die KI: Sie darf weder Impfempfehlungen noch Nutzen- oder Risikoaussagen formulieren. Verwenden Sie nur Informationen, die Ihre Ärztin freigegeben hat.
• Versandweg: Gesundheitsbezogene Nachrichten per gewöhnlicher E-Mail oder SMS sind heikel. Lassen Sie den Weg durch die verantwortliche Person festlegen.
• Einwilligung: Ob und wie erinnert werden darf, ist je nach Praxis zu klären. Fragen Sie bei Unsicherheit nach.
• Verständlichkeit prüfen: Lassen Sie einen Text von einer Person ohne medizinisches Wissen lesen. Versteht sie, was zu tun ist?
• Keine Werbung: Erinnerungen sollen informieren und nicht zu Impfungen drängen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Kinderarztpraxis in Aarau erinnert Eltern an fällige Termine.

Vorher: Der Erinnerungstext lautet: «Gemäss Impfplan ist die nächste Dosis fällig. Bitte kontaktieren Sie die Praxis.» Viele Eltern verstehen nicht, was gemeint ist, und rufen an. Andere reagieren nicht.

Nachher: Die Praxisassistentin lässt drei Fassungen mit Platzhaltern entwerfen, die Kinderärztin wählt eine aus und passt zwei Sätze an. Der neue Text nennt Anlass, Kontakt und einen Link zur Online-Terminbuchung. Die Namen werden im Praxissystem eingesetzt. Die Zahl der Rückfragen sinkt, und der Text wird für künftige Erinnerungen wiederverwendet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, klare Aufträge an KI zu formulieren, findet im Prompt-Engineering-Kurs von absofort die passende Grundlage: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele einsetzen, Prompts überarbeiten und Ergebnisse prüfen. Datenschutz wird berücksichtigt.

Ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess gehört zum Kursergebnis, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Medizinische Inhalte sind kein Kursbestandteil.

Häufige Fragen

Darf die KI entscheiden, wer erinnert wird?

Nein. Wer wann an welche Impfung erinnert wird, legt die Ärztin oder der Arzt fest. Die KI formuliert nur den Text für einen bereits entschiedenen Fall.

Darf ich Namen und Impfdaten in die KI eingeben?

Nein, verwenden Sie Platzhalter. Persönliche Daten setzen Sie danach im Praxissystem ein. So sieht die KI nie Patientendaten.

Kann die KI Fragen der Patienten zur Impfung beantworten?

Das ist nicht ihre Aufgabe. Medizinische Fragen gehören in das Gespräch mit der Ärztin oder dem Arzt. Verweisen Sie in der Erinnerung darauf.

Wie oft darf die Praxis erinnern?

Das legen Sie in der Praxis fest und klären es im Zweifel mit der verantwortlichen Person. Zu viele Erinnerungen wirken aufdringlich, eine einzige geht leicht unter. Viele Praxen wählen eine Erinnerung und eine kurze Nachfrage, sofern die Patientinnen und Patienten damit einverstanden sind.