Wareneinsatz kalkulieren: Mit KI die Tabelle vorbereiten

Das Problem

Die Preise für Fleisch, Gemüse und Milchprodukte schwanken, und die Verkaufspreise auf der Karte sind seit zwei Jahren gleich. Ob ein Gericht noch Geld bringt, weiss niemand genau. Man hat ein Gefühl, aber keine Zahl.

Eine saubere Kalkulation pro Portion ist die Grundlage für faire Preise. Doch viele kleine Betriebe scheuen den Aufwand: Rezepte auf Gramm genau erfassen, Einkaufspreise umrechnen, Rüstverluste berücksichtigen. Das wirkt nach viel Excel und wenig Zeit.

Hier kann KI helfen, nicht beim Rechnen selbst, sondern beim Aufbau der Tabelle. Sie erklärt die Formeln, schlägt die Spalten vor und hilft bei Fehlern. Die Zahlen stammen von Ihnen.

Einfach erklärt

Der Wareneinsatz pro Portion ist die Summe der Kosten aller Zutaten, die auf einem Teller landen. Dazu braucht es pro Zutat drei Angaben:

• Einkaufspreis pro Einheit, etwa pro Kilogramm oder Liter, ohne Mehrwertsteuer.
• Menge pro Portion, so wie sie im Rezept steht.
• Ausbeute: Wie viel vom eingekauften Produkt tatsächlich verwendet werden kann. Wer ein Kilogramm Karotten kauft, hat nach dem Rüsten weniger als ein Kilogramm. Bei Fleisch kommen Garverluste dazu.

Aus diesen Angaben ergibt sich der Wareneinsatz. Setzen Sie ihn ins Verhältnis zum Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer, erhalten Sie die Wareneinsatzquote in Prozent. Welche Quote für Ihren Betrieb sinnvoll ist, hängt von Konzept, Personalkosten und Lage ab. Besprechen Sie das mit Ihrer Treuhänderin.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So entsteht Ihre Kalkulationstabelle:

1. Ein Gericht auswählen: Beginnen Sie mit einem Gericht, das oft bestellt wird. So lohnt sich der Aufwand sofort.
2. Rezept genau erfassen: Schreiben Sie alle Zutaten mit Menge pro Portion auf, inklusive Sauce, Beilage, Garnitur und Öl. Wiegen Sie im Zweifel nach.
3. Einkaufspreise sammeln: Nehmen Sie die aktuellen Preise aus den letzten Lieferantenrechnungen, ohne Mehrwertsteuer.
4. Tabellenaufbau anfordern: Lassen Sie sich mit der Vorlage unten den Aufbau und die Excel-Formeln erklären. Weitere Hilfe zu Formeln bietet Excel-Formel mit KI erstellen.
5. Tabelle in Excel anlegen: Übertragen Sie die Spalten und Formeln in Excel. Tragen Sie Ihre Zahlen selbst ein, damit keine Werte verwechselt werden.
6. Ausbeute schätzen: Notieren Sie für Gemüse, Fleisch und Fisch die Ausbeute. Am genauesten sind eigene Messungen: vor und nach dem Rüsten wiegen.
7. Ergebnis nachrechnen: Rechnen Sie eine Zeile mit dem Taschenrechner nach. Stimmt das Ergebnis mit Excel überein?
8. Quote berechnen: Ergänzen Sie den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer und berechnen Sie die Wareneinsatzquote.
9. Regelmässig aktualisieren: Passen Sie die Einkaufspreise mindestens bei jedem Kartenwechsel an.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte in Excel den Wareneinsatz pro Portion für ein Gericht berechnen.
Gericht: [z. B. Kalbsgeschnetzeltes mit Rösti]
Zutaten (ich trage Preise und Mengen selbst ein): [Liste der Zutaten]
Bitte:
1. Schlage mir einen Tabellenaufbau mit Spalten vor
   (Einkaufspreis pro kg/l ohne MWST, Menge pro Portion, Ausbeute in %, Kosten pro Portion).
2. Gib mir die Excel-Formeln für Kosten pro Portion, Summe und Wareneinsatzquote
   im Verhältnis zum Verkaufspreis ohne MWST.
3. Erkläre jede Formel in einem Satz.
4. Nenne typische Fehler, auf die ich achten muss (z. B. Einheiten g und kg verwechseln).
Rechne selbst keine Beispielwerte aus.

Ersetzen Sie Gericht und Zutaten; der letzte Satz verhindert, dass die KI mit erfundenen Preisen rechnet.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler der KI: Sprachmodelle können sich bei Zahlen vertun. Lassen Sie Excel rechnen und prüfen Sie Stichproben selbst. Hintergrund: KI-Modelle und Rechnen.
• Einheiten verwechseln: Gramm und Kilogramm, Milliliter und Liter sind die häufigste Fehlerquelle. Schreiben Sie die Einheit in jede Spaltenüberschrift.
• Mehrwertsteuer: Rechnen Sie Einkaufs- und Verkaufspreise einheitlich ohne Mehrwertsteuer. Sonst stimmt die Quote nicht.
• Kleinmengen vergessen: Öl, Butter, Gewürze und Garnitur wirken einzeln unbedeutend, summieren sich aber.
• Keine Preise aus der KI: Die KI kennt Ihre Einkaufspreise nicht. Wenn sie Preise nennt, sind diese geschätzt und nicht verwendbar.
• Betriebswirtschaftliche Einordnung: Die Wareneinsatzquote ist nur ein Teil der Kalkulation. Personal, Miete und Energie gehören in die Gesamtrechnung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Quartierrestaurant in Luzern wollte wissen, ob sein Mittagsmenü noch rentabel ist. Die Preise waren seit Jahren gleich geblieben.

Vorher gab es nur eine Schätzung im Kopf des Wirts. Nachher liess er sich von der KI eine Tabelle mit Formeln erklären, wog die Zutaten der fünf meistverkauften Gerichte nach und trug die Einkaufspreise aus den Rechnungen ein. Dabei stellte sich heraus, dass bei zwei Gerichten die Ausbeute beim Fleisch deutlich tiefer war als gedacht. Er passte Portionsgrösse und Preis an und aktualisiert die Tabelle nun bei jedem Kartenwechsel.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Tabellen und Zahlen sicher mit KI vorbereiten möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen.

Sie üben an praktischen Aufgaben und lernen, KI-Ergebnisse zu prüfen. Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und den Abschluss belegen Sie verifizierbar.

Häufige Fragen

Kann ich die Lieferantenrechnung direkt in die KI laden?

Technisch oft ja. Prüfen Sie aber, ob die Rechnung vertrauliche Angaben enthält, und kontrollieren Sie jeden übernommenen Preis. Einfacher und sicherer ist es oft, die benötigten Preise selbst abzutippen.

Wie gehe ich mit schwankenden Preisen um?

Arbeiten Sie mit dem aktuellen Einkaufspreis und aktualisieren Sie die Tabelle regelmässig. Bei stark schwankenden Produkten kann ein Durchschnitt der letzten Rechnungen sinnvoll sein.

Hilft die Tabelle auch beim Umrechnen auf andere Portionenzahlen?

Ja. Wenn Mengen und Kosten pro Portion stimmen, lässt sich die Tabelle leicht für Bankette erweitern. Wie Sie Rezeptmengen umrechnen, zeigt Rezeptmengen umrechnen.