Terminlücken im Coiffeursalon mit KI erkennen und nutzen

Das Problem

Mittwochnachmittag, zwei Stühle leer, die Angestellte räumt zum dritten Mal die Regale auf. Samstag dagegen ist der Salon ab neun Uhr voll, und Kundinnen müssen abgewiesen werden. Lücken im Terminbuch sind verlorene Einnahmen, denn die Miete und die Löhne laufen auch dann.

Viele Inhaberinnen spüren, dass es Muster gibt, haben aber keine Zeit, sie genau anzuschauen. Wann sind die schwachen Zeiten? Welche Leistungen werden dann gebucht? Welche Stammkundinnen kommen seit einiger Zeit nicht mehr?

Eine KI kann Ihnen helfen, ein Terminbuch, das Sie als Tabelle exportieren, auszuwerten und daraus Ideen abzuleiten. Sie sieht Zahlen schneller als ein Mensch. Was Sie daraus machen, bleibt Ihr Gespür für den Salon und Ihre Kundschaft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Daten exportieren. Die meisten Buchungssysteme erlauben den Export als Excel- oder CSV-Datei. Wählen Sie die letzten drei bis sechs Monate.

1. Persönliches entfernen. Namen und Telefonnummern brauchen Sie für die Auswertung nicht. Behalten Sie Datum, Uhrzeit, Dauer, Leistung und Mitarbeiterin (Kürzel).

1. Fragen formulieren. Was möchten Sie wissen? Zum Beispiel: An welchen Wochentagen und Zeiten sind regelmässig Plätze frei? Welche Leistungen werden dann gebucht?

1. Auswerten lassen. Geben Sie die Tabelle mit den Fragen in die Vorlage unten. Lassen Sie eine Übersicht nach Wochentag und Tageszeit ausgeben.

1. Zahlen prüfen. Vergleichen Sie zwei, drei Angaben mit Ihrem Gefühl und dem Terminbuch. Wenn es nicht passt, fragen Sie nach.

1. Ideen sammeln. Lassen Sie sich Vorschläge machen, wie Sie schwache Zeiten füllen könnten: Angebote für Kurzleistungen, ruhige Zeiten für Stammkundinnen, Aktionen am Dienstagmorgen. Wählen Sie nur, was zu Ihrem Salon passt.

1. Freundlich einladen. Formulieren Sie mit KI-Hilfe eine kurze Nachricht für Kundinnen, die einverstanden sind, Hinweise zu erhalten. Senden Sie sie selbst.

1. Wirkung messen. Prüfen Sie nach einem Monat, ob mehr Termine in den schwachen Zeiten gebucht wurden.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Inhaberin eines Coiffeursalons in der Schweiz bei der Auswertung ihres Terminbuchs. Die Tabelle enthält keine Namen.

Spalten: [Datum, Beginn, Dauer in Minuten, Leistung, Mitarbeiterin (Kürzel)]
Öffnungszeiten: [z. B. Di–Fr 8.30–18.30, Sa 8.00–15.00]
Zeitraum: [z. B. 1. Mai bis 30. September]

Aufgabe:
1. Zeige, an welchen Wochentagen und zu welchen Tageszeiten (Vormittag/Nachmittag/Abend) am wenigsten Termine gebucht sind. Gib die Zahl der Termine und den geschätzten Anteil der belegten Zeit an.
2. Nenne, welche Leistungen in den schwachen Zeiten am häufigsten gebucht werden.
3. Schlage drei Ideen vor, wie schwache Zeiten gefüllt werden könnten (z. B. kurze Leistungen, Aktionen). Begründe sie mit den Daten.
4. Wenn die Daten nicht für eine Aussage reichen, sage es. Erfinde keine Zahlen.
Gib die Ergebnisse als Tabelle und danach als kurze Zusammenfassung aus.

Passen Sie Spalten, Öffnungszeiten und Zeitraum an; für mehrere Standorte werten Sie jeden Salon einzeln aus.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Termindaten sind Personendaten. Geben Sie keine Namen und Telefonnummern in KI-Dienste. Mehr dazu: Welche Daten gehören nicht in eine KI?.
• Einverständnis: Schreiben Sie nur Kundinnen an, die damit einverstanden sind, Nachrichten zu erhalten. Fragen Sie bei der Terminbuchung danach und halten Sie die Antwort fest.
• Nicht zu viel Druck: Wer ständig «Last-Minute-Termine» erhält, fühlt sich belästigt. Weniger ist mehr.
• Preise und Rabatte: Aktionen sollten durchdacht sein. Dauerhafte Rabatte können die Wertschätzung senken. Besprechen Sie Preise mit Ihrem Treuhänder oder Ihrer Beratung.
• Zahlen prüfen: Die KI kann sich verrechnen. Kontrollieren Sie wichtige Zahlen im Terminbuch selbst.
• Mitarbeitende einbeziehen: Sie kennen ihre Kundschaft. Fragen Sie nach, bevor Sie Zeiten oder Angebote ändern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleiner Salon in Olten mit drei Stühlen exportiert die Termine von fünf Monaten. Die KI zeigt, dass dienstags und mittwochs vormittags im Durchschnitt die Hälfte der Zeit leer bleibt, und dass dort vor allem Schnitte für Männer und Kinder gebucht werden.

Die Inhaberin bietet an diesen Vormittagen einen kurzen «Fertig in 30 Minuten»-Schnitt an und erwähnt es im Schaufenster, auf der Webseite und in einer Nachricht an Kunden, die Hinweise wünschen. Zwei Mitarbeiterinnen sind einverstanden, die Zeit einzuplanen.

Nach einem Monat sind die Lücken kleiner. Vorher blieb die Auswertung ein Bauchgefühl, nachher gab es Zahlen und eine Massnahme. Für die Erinnerung an gebuchte Termine hilft Terminerinnerung für den Salon.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Abläufe im Salon genauer anschauen und mit digitalen Werkzeugen verbessern möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind das Aufnehmen von Prozessen, das Analysieren von KI-Potenzialen und das Entwickeln digitaler Workflows.

Der Umfang wird in einem Gespräch geklärt, Projekte werden individuell offeriert. Eine Auswertung wie oben können Sie auch ohne externe Hilfe versuchen.

Häufige Fragen

Muss ich dafür ein neues Buchungssystem kaufen?

Nein. Wenn Ihr jetziges System Daten exportieren kann, genügt das für den Anfang. Ein neues System lohnt sich erst, wenn Funktionen fehlen, die Sie wirklich brauchen.

Darf ich Kundinnen per SMS oder WhatsApp anschreiben?

Nur mit deren Einverständnis, und nur über Kanäle, die Sie rechtmässig nutzen dürfen. Bei Unsicherheit klären Sie das mit einer Fachperson, etwa Ihrem Branchenverband.

Kann die KI voraussagen, wie viele Kundinnen kommen?

Sie kann Muster aus der Vergangenheit zeigen, aber keine verlässliche Prognose liefern. Feiertage, Wetter und Ferien beeinflussen die Nachfrage stark.