Apothekenbestellungen mit KI anhand des Verbrauchs planen

Das Problem

In einer Apotheke steht ein grosses Sortiment im Regal, von gängigen Schmerzmitteln bis zu seltenen Spezialpräparaten. Zu wenig Vorrat bedeutet, dass Kundinnen und Kunden weggeschickt werden müssen oder Sonderbestellungen anfallen. Zu viel Vorrat bindet Geld, braucht Platz und führt zu abgelaufener Ware. Das richtige Mass zu finden, ist täglich Arbeit.

Viele Apotheken bestellen nach Erfahrung und Gefühl, ergänzt durch die Vorschläge des Warenwirtschaftssystems. Das funktioniert, solange die erfahrene Person da ist. Doch Saison, Aktionen, Lieferengpässe und neue Produkte verändern den Verbrauch. Und niemand kann nachvollziehen, warum eine bestimmte Menge bestellt wurde.

Ihre Verbrauchsdaten liegen meist schon vor. Mit einer Tabelle und KI-Unterstützung lassen sich daraus nachvollziehbare Bestellvorschläge entwickeln. Wichtig ist: Es geht um Mengen, nicht um Personen. Diese Seite zeigt, wie Sie vorgehen und wo die Grenzen liegen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, welche Daten Sie brauchen. Pro Artikel: Artikelbezeichnung oder -nummer, verkaufte Menge pro Woche oder Monat, aktueller Bestand, Lieferzeit des Grosshändlers, Packungsgrösse. Mehr nicht.

1. Exportieren Sie die Daten ohne Personenbezug. Aus dem Warenwirtschaftssystem als Tabelle (Excel oder CSV). Entfernen Sie Spalten mit Kundennamen, Rezeptnummern oder Versicherungsangaben. Es dürfen nur Mengen pro Artikel in die Auswertung.

1. Bereinigen Sie die Tabelle. Doppelte Zeilen, fehlende Werte, ungewöhnliche Spitzen (etwa nach einer Aktion oder einem Lieferengpass). Notieren Sie Sonderfälle, damit sie die Rechnung nicht verzerren.

1. Berechnen Sie den Durchschnittsverbrauch. Zum Beispiel pro Woche über die letzten zwölf Wochen. Bei saisonalen Produkten (Erkältungsmittel, Sonnenschutz, Allergiemittel) ziehen Sie das Vorjahr zum Vergleich bei.

1. Legen Sie den Mindestbestand fest. Eine einfache Grundregel: Verbrauch pro Tag mal Lieferzeit in Tagen plus ein Sicherheitsbestand. Wie hoch der Sicherheitsbestand ist, entscheiden Sie nach Wichtigkeit und Risiko eines Ausfalls. Siehe Lagerkennzahlen einfach erklärt.

1. Lassen Sie sich Vorschläge berechnen. Bitten Sie die KI-Tabellenhilfe, für jeden Artikel Bestellmenge und Begründung zu liefern: Bestand unter Mindestbestand? Wie viel fehlt bis zum Zielbestand? Prüfen Sie die Formeln selbst, die KI kann sich verrechnen.

1. Prüfen Sie die Vorschläge fachlich. Kennen Sie Besonderheiten? Ein Produkt vor dem Auslaufen, ein Engpass beim Hersteller, ein Medikament mit kurzer Haltbarkeit? Hier zählt Ihr Wissen. Siehe Lieferengpass: Kundeninformation.

1. Bestellen Sie selbst und lernen Sie dazu. Die Bestellung lösen Sie aus, nicht die KI. Vergleichen Sie nach einigen Wochen: Stimmen die Vorschläge, gab es Fehlmengen oder Überbestand? Passen Sie Mindestbestände an.

Rechenschema für einen Bestellvorschlag:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie die KI eine Tabelle auswerten. Laden Sie nur Mengendaten ohne Personenbezug hoch und nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge:

Ich plane die Bestellungen einer Schweizer Apotheke. Hier ist eine Tabelle mit Verbrauchsdaten pro Artikel (ohne Personenbezug): [Tabelle: Artikel, Verbrauch pro Woche der letzten 12 Wochen, aktueller Bestand, Lieferzeit in Tagen, Packungsgrösse].
Berechne pro Artikel: Durchschnittsverbrauch pro Woche, Mindestbestand (Verbrauch während der Lieferzeit plus Sicherheitsbestand von [Anzahl Wochen oder Prozent]), und eine Bestellempfehlung, wenn der Bestand unter dem Mindestbestand liegt. Zeige die Rechenschritte.
Markiere Artikel mit stark schwankendem Verbrauch und nenne mögliche Gründe als Frage an mich, nicht als Behauptung. Erfinde keine Werte und gib keine fachlichen oder medizinischen Empfehlungen.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Kontrollieren Sie einige Berechnungen von Hand nach.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Patientendaten: Verbrauchsdaten pro Artikel genügen. Rezept- und Kundendaten sind Gesundheitsdaten und gehören nicht in KI-Werkzeuge. Gesundheitsdaten gelten im Datenschutzgesetz als besonders schützenswert, siehe Quelle des EDÖB. Prüfen Sie Exporte vor dem Hochladen.
• Fachliche Entscheide bleiben bei Ihnen: Welche Präparate Sie vorrätig halten müssen, ist eine fachliche und betriebliche Entscheidung. Die KI rechnet, sie berät nicht.
• Vergangenheit sagt nicht alles: Verbrauchsdaten spiegeln das Vergangene. Neue Produkte, Epidemien oder Lieferengpässe verändern die Lage. Prüfen Sie, ob die Annahmen noch gelten.
• Rechenfehler möglich: KI-Werkzeuge verrechnen sich gelegentlich. Verwenden Sie die Tabellenfunktionen Ihres Programms für die eigentliche Rechnung und lassen Sie die KI nur beim Aufbau und Erklären helfen.
• Regulatorische Vorgaben: Für Lagerung und Abgabe von Arzneimitteln gelten Vorgaben der Heilmittelgesetzgebung. Informationen bietet Swissmedic. Die Bestellplanung darf sie nicht umgehen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Apothekerin in einer Gemeinde im Seetal bestellt seit Jahren nach Gefühl. Im Frühling gehen Allergiemittel plötzlich schneller aus als erwartet, bei Hustensirup bleibt dagegen viel Ware übrig.

Vorher gab es keine Rechnung dahinter. Nachher exportiert sie die Wochenverkäufe der letzten Monate ohne Kundenangaben, berechnet mit einer Tabelle Durchschnitt und Mindestbestand und lässt sich Auffälligkeiten erklären. Die KI zeigt, dass die Verbräuche stark schwanken, und schlägt höhere Sicherheitsbestände für drei Artikel vor. Die Apothekerin prüft die Vorschläge mit ihrem Fachwissen, passt zwei an und bestellt. Im nächsten Frühling vergleicht sie.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI-Tabellenhilfen für Excel, Datenverständnis und Auswertungen im Berufsalltag einsetzen und Ergebnisse prüfen, behandeln die Praxiskurse von absofort: Dort stehen Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln auf dem Programm. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen.

Eine Beratung zu Sortiment oder Lagerhaltung in Ihrer Apotheke gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Darf ich Verkaufsdaten meiner Apotheke in eine KI hochladen?

Mengendaten pro Artikel ohne Personenbezug sind weniger heikel, sind aber Geschäftsdaten. Nutzen Sie nur Werkzeuge, die Ihr Betrieb freigegeben hat. Bei Daten mit Personenbezug lautet die Antwort in der Regel nein.

Kann die KI Lieferengpässe vorhersagen?

Nein. Sie kennt die Marktlage nicht. Sie kann nur Muster in Ihren Zahlen zeigen. Informationen zu Engpässen holen Sie bei Grosshändlern und Fachstellen.

Reicht eine Tabelle, oder brauche ich ein spezielles Programm?

Für den Start reicht eine Tabelle. Viele Warenwirtschaftssysteme haben eigene Vorschlagsfunktionen. Prüfen Sie, was sie bereits bieten, bevor Sie zusätzliche Werkzeuge einsetzen.