Interne Richtlinien schneller finden: Wie kann KI helfen?

Das Problem

Eine Mitarbeiterin der Gemeindeverwaltung fragt sich: «Darf ich diese Ausnahme gewähren? Wie lange dürfen wir diese Unterlagen aufbewahren? Welches Formular gilt für diesen Fall?» Die Antwort steht irgendwo in einem Reglement, in einer Weisung, in einem Merkblatt oder in einem Protokoll von vor drei Jahren. Wo genau, weiss sie nicht, und der Kollege, der es wüsste, ist in den Ferien.

Wer eine passende interne Regel sucht, verliert oft lange Zeit. Man öffnet Ordner, durchsucht PDF-Dateien und fragt herum. Das ist ineffizient, und manchmal wird am Ende nach Gefühl entschieden, weil die Zeit fehlt. Das kann zu Ungleichbehandlung und Fehlern führen.

Eine KI-gestützte Suche kann helfen: Man stellt eine Frage in normalen Worten, und das System zeigt die passenden Stellen aus den eigenen Dokumenten, idealerweise mit Quellenangabe. Das ist nützlich, aber kein Wundermittel. Hier steht, was dafür nötig ist und wo die Grenzen liegen.

Einfach erklärt: So funktioniert eine KI-Suche über eigene Dokumente

Man kann sich die Technik so vorstellen: Ihre Dokumente werden in kleine Abschnitte zerlegt und für die Suche vorbereitet. Wenn jemand eine Frage stellt, sucht das System die passendsten Abschnitte und lässt die KI daraus eine Antwort formulieren. Fachleute nennen das «Retrieval-Augmented Generation», kurz RAG, also Antworten auf Grundlage von gefundenen Textstellen.

Das ist ein Unterschied zu einer gewöhnlichen Stichwortsuche. Sie findet nur Wörter, die so im Text stehen. Die KI-Suche erkennt auch Zusammenhänge: Wer nach «Ausnahmebewilligung» fragt, findet auch Stellen, die von «Sonderregelung» sprechen.

Ein Beispiel: Die Frage «Wie lange werden Bauakten aufbewahrt?» liefert den Abschnitt aus dem Archivreglement samt Fundstelle. Die Mitarbeiterin liest die Stelle selbst nach und entscheidet. Die KI kann sich trotzdem irren: Sie kann eine Stelle übersehen, eine veraltete Fassung finden oder eine Aussage zu stark vereinfachen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Welche Fragen sollen beantwortet werden? Zum Beispiel Zuständigkeiten, Fristen, Gebühren, Abläufe. Beginnen Sie mit einem Bereich.
2. Sammeln Sie die Dokumente. Aktuelle Reglemente, Weisungen, Merkblätter. Entfernen Sie veraltete Fassungen oder kennzeichnen Sie sie klar.
3. Ordnen Sie die Dokumente. Einheitliche Namen, Datum, Geltungsbereich und Verantwortliche. Ohne Ordnung findet auch die beste Suche wenig.
4. Klären Sie Zugriff und Datenschutz. Wer darf welche Dokumente sehen? Welche enthalten Personendaten oder Vertrauliches? Besprechen Sie das mit der Datenschutzstelle.
5. Wählen Sie eine geschützte Lösung. Klären Sie mit der IT, ob ein Werkzeug in Ihrer Umgebung betrieben werden kann und wo Daten gespeichert werden. Siehe Internes Wissen suchen mit KI.
6. Erstellen Sie Testfragen. 20 Fragen, deren Antwort Sie kennen. Prüfen Sie, ob die Suche die richtigen Stellen findet. Siehe Testfragen für Wissenssuche.
7. Verlangen Sie Quellenangaben. Jede Antwort muss auf das Dokument und die Stelle verweisen. Ohne Quelle gilt sie nicht.
8. Schulen Sie die Nutzenden. Zeigen Sie, dass die Suche eine Hilfe ist: Die Regel selbst lesen, bei Zweifeln nachfragen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie Testfragen vor. Verwenden Sie nur öffentliche oder nicht vertrauliche Regelwerke.

Ich möchte eine KI-gestützte Suche in den internen Richtlinien einer Schweizer Gemeindeverwaltung testen. Die Dokumente umfassen: [z. B. Personalreglement, Archivreglement, Gebührenreglement, Beschaffungsweisung].
Erstelle: 1. 20 realistische Testfragen, die Mitarbeitende stellen könnten (je 5 zu Zuständigkeit, Fristen, Gebühren, Abläufen), in einfacher Sprache, 2. eine Tabelle mit den Spalten Frage, erwartete Quelle (leer, wird von uns ausgefüllt), richtig gefunden (ja/nein), Quelle angegeben (ja/nein), Antwort verständlich (ja/nein), 3. fünf Fragen, auf die die Suche bewusst «Ich finde keine passende Regel» antworten sollte, 4. eine Checkliste für die Bewertung nach vier Wochen.
Erfinde keine Inhalte der Richtlinien und mache keine rechtlichen Aussagen.

Füllen Sie die Spalte «erwartete Quelle» mit Ihrem eigenen Wissen aus und testen Sie das System damit.

Stärken und Grenzen

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Zugriffsrechte: Nicht alle Mitarbeitenden dürfen alle Dokumente sehen. Die Suche muss Zugriffsrechte beachten. Klären Sie das vor dem Start, siehe privatim.
• Aktualität: Eine Suche über veraltete Dokumente ist gefährlich. Legen Sie fest, wer Dokumente pflegt und wie Änderungen einfliessen.
• Keine Rechtsauskunft: Die KI gibt keine verbindliche Auslegung. Bei rechtlichen Fragen klären Sie mit der Rechtsstelle.
• Widersprüche: Zwei Regeln können sich widersprechen. Die KI löst das nicht, sondern kann sich für eine entscheiden. Prüfen Sie Quellen.
• Fehlerkultur: Wer Fehler der Suche meldet, verbessert sie. Richten Sie einen einfachen Meldeweg ein.
• Abhängigkeit: Wer sich nur auf die Suche verlässt, verlernt, die Regeln zu kennen. Behalten Sie Schulung und Austausch bei.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Kanton Schaffhausen mit 60 Angestellten hat über 200 Reglemente, Weisungen und Merkblätter in verschiedenen Ordnern.

Vorher: Neue Mitarbeitende fragen immer wieder dieselben Kolleginnen. Bei der Aufbewahrung von Akten sind sich zwei Abteilungen uneinig, weil jede eine andere Fassung kennt.

Nachher: Die Verwaltung bereinigt und ordnet die Dokumente, klärt Zugriffe mit der Datenschutzstelle und testet eine KI-Suche mit 20 Fragen. Die Suche findet 16 davon korrekt, bei zwei veralteten Dokumenten wird die Ablage korrigiert. Mit Quellenangabe wird die Suche im Alltag genutzt. Neue Mitarbeitende finden schneller Antworten, und die Kolleginnen werden entlastet.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt bei der Aufnahme von Prozessen, der Analyse von KI-Potenzialen und der Planung der Umsetzung, ausserdem bei der Konzeption von Schnittstellen, der Verbindung von Systemen und der Dokumentation. Beschrieben ist auch die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung.

Projekte werden individuell offeriert. Rechtliche und datenschutzrechtliche Freigaben für Verwaltungen sind nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür eine eigene Software?

Das hängt von Grösse und Anforderungen ab. Für kleine Dokumentenmengen reicht manchmal eine Suchfunktion mit guter Ordnung. Für grössere Bestände lohnt sich eine KI-gestützte Suche, die Sie in einer geschützten Umgebung betreiben.

Wie vermeide ich falsche Antworten?

Verlangen Sie Quellenangaben, testen Sie mit Fragen, deren Antwort Sie kennen, und halten Sie die Dokumente aktuell. Weisen Sie die Nutzenden darauf hin, die Stelle selbst nachzulesen.

Können wir die Suche auch für Bürgerinnen und Bürger öffnen?

Das ist ein anderer Anwendungsfall mit höheren Anforderungen an Richtigkeit, Haftung und Datenschutz. Beginnen Sie intern und prüfen Sie öffentliche Angebote gesondert mit Fachstellen.