Verkaufszahlen mit KI auswerten und Auffälligkeiten finden

Das Problem

Sie haben eine Excel-Liste mit den Verkäufen der letzten zwei Jahre: Datum, Produkt, Kunde, Menge, Umsatz, Region. 8'000 Zeilen. Der Chef fragt: «Was fällt Ihnen auf?» Sie scrollen, filtern, bilden eine Summe, und irgendwie wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen. Waren die Zahlen im Mai schlechter? Verkauft sich Produkt B eigentlich noch? Und ist das mit dem grossen Kunden ein Zufall?

Solche Auswertungen werden oft aufgeschoben, weil sie mühsam sind. Dabei verbergen sich in den Zahlen wichtige Hinweise: Produkte, die an Bedeutung verlieren, Kundinnen, die weniger bestellen, Regionen, die wachsen, saisonale Muster. Wer sie nicht sieht, reagiert zu spät.

Eine KI kann hier als Gesprächspartnerin dienen: Sie hilft, die richtigen Fragen zu stellen, schlägt Auswertungen vor, erklärt Excel-Funktionen und formuliert Beobachtungen in Worten. Sie kann sich aber verrechnen und neigt dazu, aus Zahlen Geschichten zu machen. Deshalb gilt: Rechnen Sie selbst, nutzen Sie die KI für Ideen und Erklärungen, und prüfen Sie Ursachen mit Menschen, die das Geschäft kennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frage formulieren. Wonach suchen Sie? «Wie hat sich der Umsatz pro Produkt entwickelt?» oder «Welche Kunden bestellen weniger als im Vorjahr?» Eine klare Frage führt zu einer klaren Auswertung.

1. Daten aufräumen. Prüfen Sie die Liste: Doppelte Zeilen, fehlende Werte, unterschiedliche Schreibweisen, Daten im falschen Format. Schlechte Daten führen zu falschen Schlüssen. Hilfe bieten Datum und Zahlen vereinheitlichen und Dubletten bereinigen.

1. Anonymisieren, wenn nötig. Kundennamen ersetzen Sie durch Nummern, wenn Sie ein öffentliches KI-Werkzeug nutzen. Interne Preise und Margen geben Sie nicht ein.

1. Auswertungen mit Excel erstellen. Bilden Sie Summen pro Monat, Produkt, Region oder Kundengruppe, zum Beispiel mit einer Pivot-Tabelle. Die KI kann Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie das geht. Siehe Pivot-Tabelle erklärt.

1. Ergebnisse beschreiben lassen. Kopieren Sie die Tabelle (die Summen, nicht die Rohdaten) in die Vorlage unten. Die KI nennt Auffälligkeiten: grösste Veränderungen, Ausreisser, mögliche Muster.

1. Beobachtungen nachrechnen. Prüfen Sie jede Aussage der KI mit Ihrer Tabelle. Stimmen die Prozentwerte? Ist die Veränderung wirklich so gross?

1. Ursachen sammeln, nicht behaupten. Die KI nennt mögliche Gründe, etwa Saison, Preisänderung, Verlust eines Kunden. Das sind Hypothesen. Klären Sie sie mit Vertrieb, Service und Einkauf.

1. Diagramm wählen. Ein einfaches Diagramm macht Entwicklungen sichtbar. Lassen Sie sich helfen, den passenden Typ zu finden: Diagramm auswählen.

1. Entscheiden und festhalten. Notieren Sie, welche Erkenntnisse zu welchen Massnahmen führen, und kontrollieren Sie in drei Monaten, ob sie gewirkt haben.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, Verkaufszahlen zu analysieren. Du rechnest nicht selbst neu, du erfindest keine Zahlen und du behauptest keine Ursachen als Tatsachen. Du beschreibst Auffälligkeiten und stellst Fragen. Die Daten sind anonymisiert.

Frage, die ich klären möchte: [z. B. Wie hat sich der Umsatz pro Produktgruppe 2025 im Vergleich zu 2024 entwickelt?]
Zeitraum und Einheit: [z. B. Januar 2024 bis September 2026, Umsatz in CHF]
Ausgewertete Tabelle (Summen, nicht Rohdaten):
[Tabelle einfügen, z. B. Produktgruppe, Umsatz 2024, Umsatz 2025, Veränderung in %]

Bitte:
1. Nenne die drei grössten Veränderungen und die drei auffälligsten Ausreisser, nur anhand der Tabelle.
2. Nenne zu jeder Beobachtung zwei mögliche Erklärungen als Hypothesen und eine Frage, mit der ich sie prüfen kann.
3. Nenne Punkte, die ich zusätzlich auswerten könnte, um die Beobachtungen zu verstehen.
4. Weise auf mögliche Schwächen der Daten hin (z. B. kurzer Zeitraum, einzelne Grosskunden).
Verwende nur die Angaben in der Tabelle. Sprache: sachlich, Schweizer Rechtschreibung.

Geben Sie nur ausgewertete Summen ein, nicht tausende Rohzeilen. So bleibt die Analyse überschaubar und die Fehlergefahr kleiner.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: KI rechnet unzuverlässig, besonders mit grossen Tabellen. Prüfen Sie jede Zahl in Excel. Siehe KI und Tabellen: typische Fehler.
• Hypothesen sind keine Fakten: «Der Rückgang liegt am Wetter» ist eine Vermutung. Prüfen Sie sie, bevor Sie Entscheidungen darauf stützen.
• Datenqualität: Fehlende, doppelte oder falsch erfasste Daten verzerren alles. Bereinigen Sie zuerst.
• Vertraulichkeit: Verkaufsdaten sind Geschäftsgeheimnisse. Anonymisieren Sie und nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge.
• Kleine Zahlen täuschen: Eine Veränderung von drei auf sechs Stück ist 100 Prozent, aber kaum aussagekräftig.
• Nicht jede Auffälligkeit ist wichtig: Fragen Sie, ob sie für Entscheidungen relevant ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung eines Grosshändlers in Olten erhält 6'000 Zeilen Verkaufsdaten und soll bis Freitag Auffälligkeiten zusammenstellen. Sie bereinigt die Daten, erstellt mit einer Pivot-Tabelle Summen pro Produktgruppe und Quartal und gibt diese anonymisiert in die Vorlage.

Die KI weist auf einen starken Rückgang in einer Produktgruppe im zweiten Quartal hin und nennt als Hypothesen eine Preisänderung oder den Verlust eines Grosskunden. Die Assistentin rechnet nach, der Rückgang stimmt. Beim Rückfragen im Vertrieb stellt sich heraus, dass ein Grosskunde die Bestellung in ein anderes Quartal verschoben hat. Es war also kein echter Rückgang. Dank der Nachfrage trifft die Geschäftsleitung keine falsche Entscheidung. Die KI hat geholfen, die Frage zu stellen, die Antwort kam von Menschen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Verkaufsdaten mit KI und Excel sicher auswerten möchte, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zu Vertrieb und Kundenservice. Sie üben den verantwortungsvollen Einsatz von KI an Praxisaufgaben, begleitet von einem KI-Lerncoach, und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Statistische Analysen im engeren Sinn oder die Einführung von Business-Intelligence-Software gehören nicht dazu.

Häufige Fragen

Soll ich die Rohdaten in die KI laden?

Besser nicht. Bilden Sie zuerst Summen in Excel und geben Sie diese ein. Das ist übersichtlicher, schützt Kundendaten und verringert Fehler.

Wie erkenne ich, ob eine Auffälligkeit zufällig ist?

Bei kleinen Zahlen und kurzen Zeiträumen sind Schwankungen normal. Vergleichen Sie mit mehreren Perioden und fragen Sie Fachleute, ob es eine Erklärung gibt.

Kann die KI Prognosen aus den Zahlen ableiten?

Sie kann Vorschläge machen, aber Prognosen brauchen Annahmen und Fachwissen. Wie Sie sie sorgfältig prüfen, zeigt Umsatzprognosen prüfen.