Tourenplanung mit KI vorbereiten: Daten und Grenzen

Das Problem

Ein kleiner Grosshandel liefert täglich an zwanzig bis dreissig Kunden: Restaurants, Läden, Betriebe. Jeder hat andere Zeitfenster, manche öffnen erst um zehn, andere wollen vor sieben. Zwei Fahrzeuge mit unterschiedlicher Ladekapazität, ein Fahrer, der um 15 Uhr Schluss hat, und eine Baustelle auf der Hauptstrasse. Die Tour entsteht meist im Kopf des erfahrenen Disponenten.

Das funktioniert, solange er da ist. Fällt er aus, oder wächst der Betrieb, wird es schwierig. Dazu kommt: Eine gute Tour spart Zeit, Treibstoff und Nerven, eine schlechte führt zu Verspätungen und unzufriedenen Kunden.

Eine KI klingt wie die Lösung, ist aber kein Routenplaner. Allgemeine KI-Assistenten können die Daten ordnen und Varianten besprechen, kennen aber weder aktuelle Strassen noch Verkehr und rechnen bei vielen Stopps unzuverlässig. Für echte Routenoptimierung gibt es spezialisierte Programme mit Kartendaten. Trotzdem hilft KI bei der Vorbereitung: bei der Aufnahme der Anforderungen, beim Strukturieren der Daten und beim Prüfen von Plänen auf Widersprüche.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen aufschreiben. Was muss die Tour leisten? Alle Kunden bis 15 Uhr, Kühlware zuerst, maximale Fahrzeit des Fahrers, Pausen, Ladekapazität. Unterscheiden Sie zwingende und wünschenswerte Punkte.

1. Stopps erfassen. Erstellen Sie eine Tabelle: Kunde (oder Nummer), Adresse oder Ort, Zeitfenster, Menge oder Gewicht, Besonderheiten (Rampe, Anmeldung, Treppen), Aufenthaltsdauer.

1. Fahrzeuge beschreiben. Notieren Sie je Fahrzeug Ladekapazität, Kühlung, Hebebühne, Einsatzzeiten und Fahrer. Berücksichtigen Sie Fahr- und Ruhezeitvorschriften, deren Details Sie bei Ihrer Verbandsstelle oder dem Arbeitgeber klären.

1. Fahrzeiten abschätzen. Nutzen Sie dafür einen Kartendienst oder ein Routenprogramm, nicht die KI. Tragen Sie die Fahrzeiten zwischen den Stopps in die Tabelle ein.

1. Daten bereinigen. Entfernen Sie Namen und Adressen privater Personen, wenn Sie ein externes KI-Werkzeug nutzen. Für die Planung genügen Gebiete oder Nummern.

1. KI als Prüfer einsetzen. Geben Sie Ihre Tour mit der Vorlage unten ein und lassen Sie Widersprüche und Engpässe suchen: Zeitfenster, die nicht passen, überlastete Fahrzeuge, fehlende Pausen.

1. Optimierung mit Fachsoftware. Für grössere Touren nutzen Sie ein Routenplanungsprogramm. Die Ergebnisse prüft die Disposition anhand ihrer Erfahrung.

1. Auswerten und anpassen. Vergleichen Sie Plan und Wirklichkeit: Fahrzeiten, Verspätungen, Kundenrückmeldungen. Passen Sie Annahmen an.

Vorlage zum Kopieren

Du bist ein sorgfältiger Prüfer für Tourenpläne in einem Schweizer KMU. Du berechnest keine Routen und nennst keine Fahrzeiten. Du prüfst nur, ob der Plan in sich stimmig ist.

Anforderungen: [z. B. Fahrer arbeitet bis 15 Uhr, Kühlware zuerst, Pause 30 Minuten nach 4,5 Stunden]
Fahrzeug: [Ladekapazität, Besonderheiten]
Tourplan (bereinigt): [Tabelle: Reihenfolge | Stopp | Ankunftszeit | Zeitfenster Kunde | Aufenthalt | Menge]

Aufgabe:
1. Prüfe, ob jede Ankunftszeit im Zeitfenster liegt.
2. Prüfe, ob die Gesamtmenge die Ladekapazität überschreitet.
3. Prüfe, ob die Anforderungen (Arbeitszeitende, Pause, Kühlware zuerst) eingehalten sind.
4. Nenne Risiken: knappe Zeitfenster, fehlende Reserve, unrealistische Aufenthaltszeiten.
5. Stelle drei Fragen, die ich vor der Tour klären sollte.
Wenn Angaben fehlen, schreibe «[klären]». Rechne Fahrzeiten nicht selbst.

Ergänzen Sie die Angaben zu Ihrer Tour und kontrollieren Sie jede Feststellung der KI selbst anhand der Tabelle.

Worauf Sie achten müssen

• Kein Ersatz für Routenprogramme: Allgemeine KI-Chatbots haben keine verlässlichen Kartendaten und rechnen bei vielen Stopps ungenau. Nutzen Sie sie nicht für die Routenberechnung.
• Arbeits- und Ruhezeiten: Für Fahrer gelten Vorschriften. Details klären Sie mit Verband, Arbeitgeber oder Behörde, nicht mit der KI.
• Kundendaten und Adressen: Adressen von Privatpersonen sind Personendaten. Anonymisieren Sie für externe Werkzeuge.
• Realität vor Plan: Staus, Baustellen und Wetter lassen sich nicht planen. Rechnen Sie Reserven ein und lassen Sie die Fahrer Rückmeldungen geben.
• Verantwortung: Die Freigabe der Tour liegt bei der Disposition. Eine unplausible KI-Aussage hinterfragen Sie.
• Sicherheit vor Tempo: Planen Sie keine Touren, die nur mit Zeitdruck oder Regelverstössen funktionieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Getränkehändler im Kanton Luzern beliefert täglich 25 Gastronomiekunden mit zwei Fahrzeugen. Der Disponent erstellt die Touren bisher von Hand. Als neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden soll, schreibt er die Regeln erstmals auf: Kühlware zuerst, Restaurants vor elf Uhr, die Gemeinde Hochdorf nie zwischen 11 und 13 Uhr wegen eines Wochenmarkts.

Er trägt die Stopps in eine Tabelle ein und lässt einen Tourplan, den er von Hand erstellt hat, von der KI auf Widersprüche prüfen. Die KI entdeckt, dass bei einem Restaurant die Ankunftszeit eine Stunde nach dem Ende des Zeitfensters liegt und dass die Gesamtmenge die Kapazität des kleineren Fahrzeugs knapp übersteigt.

Er korrigiert beides. Die Regeln liegen nun schriftlich vor, und der neue Mitarbeiter kann die Touren nachvollziehen. Für eine automatische Optimierung testet der Händler später ein Routenprogramm und prüft dessen Vorschläge mit seiner Erfahrung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Planungsaufgaben mit Excel und KI besser strukturieren möchte, findet bei absofort Praxiskurse: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Excel, Datenverständnis und Dashboards, Projektmanagement, Einkauf sowie No-Code-Automatisierung und Qualitätsprüfung.

Online und im eigenen Tempo üben Sie, Daten aufzubereiten und KI-Aussagen zu prüfen. Die Auswahl und Einführung eines Routenplanungsprogramms ist nicht Teil der Kurse.

Häufige Fragen

Kann ChatGPT oder ein ähnlicher Assistent meine Touren planen?

Für die Vorbereitung und die Prüfung auf Widersprüche ja, für die Berechnung optimaler Routen nein. Dafür fehlen verlässliche Kartendaten und die Fähigkeit, viele Kombinationen korrekt durchzurechnen. Nutzen Sie Spezialprogramme.

Lohnt sich ein Routenplanungsprogramm für einen kleinen Betrieb?

Das hängt von Zahl der Stopps und Fahrzeuge ab. Bei wenigen Touren genügt oft die Erfahrung der Disposition. Bei vielen wechselnden Stopps kann ein Programm Zeit sparen. Probieren Sie es zuerst mit einer Testversion.

Wie gehe ich mit kurzfristigen Änderungen um?

Planen Sie Reserve ein und legen Sie Regeln fest, wer entscheidet. Informieren Sie Kunden früh, wenn sich ein Zeitfenster ändert.

Brauche ich dafür besondere Daten?

Vor allem saubere Stammdaten: richtige Adressen, aktuelle Zeitfenster, realistische Aufenthaltszeiten. Daran scheitern viele Planungen mehr als an der Technik.