Termine mit vielen Personen abstimmen: KI als Planungshilfe

Das Problem

Sie sollen einen Termin für das Jahresgespräch mit acht Personen finden. Sie schreiben eine Mail mit drei Terminvorschlägen. Zwei Personen antworten sofort, drei erst nach Tagen, einer schlägt etwas anderes vor, und eine Person ist im Ausland und antwortet gar nicht. Die Antworten liegen verstreut in Mails, Chats und Telefonnotizen.

Terminfindung gehört zu den Aufgaben, die niemand gerne macht und die doch viel Zeit fressen. Je mehr Personen, desto mehr Hin und Her. Und ein Termin, der nicht alle erreicht, führt zu Absagen und neuen Runden. Besonders im Sekretariat landet diese Aufgabe oft ohne Hilfsmittel bei einer Person.

Mit etwas Struktur wird sie leichter: Sie fragen alle gleich, sammeln die Antworten an einem Ort und werten sie systematisch aus. Eine KI kann Ihnen beim Auswerten helfen, wenn Sie die Rückmeldungen anonymisiert oder neutral eingeben. Die Wahl und Bestätigung des Termins bleiben bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rahmen festlegen. Wie lang dauert der Termin? In welchem Zeitraum? Wer muss unbedingt teilnehmen, wer nur optional? Notieren Sie das vor der Anfrage.

1. Wenige Vorschläge machen. Bieten Sie fünf bis acht konkrete Zeitfenster an statt «Wann passt es euch?». Das beschleunigt die Antworten.

1. Einheitlich anfragen. Verschicken Sie dieselbe Anfrage an alle, mit Frist für die Rückmeldung. Nutzen Sie, wenn erlaubt, eine Terminumfrage-Funktion Ihres Kalender- oder Meeting-Programms.

1. Antworten sammeln. Tragen Sie alle Rückmeldungen in eine Tabelle ein: Person (Kürzel), Zeitfenster, möglich / eventuell / nicht möglich.

1. KI auswerten lassen. Geben Sie die Tabelle mit Kürzeln statt Namen ein und lassen Sie die besten Zeitfenster berechnen und Konflikte nennen (Vorlage unten).

1. Vorschlag prüfen. Zählen Sie selbst nach. Berücksichtigen Sie, wer unbedingt dabei sein muss, und denken Sie an Reisezeiten, Feiertage und Schulferien.

1. Termin bestätigen. Senden Sie eine Einladung mit Datum, Zeit, Ort oder Link und Dauer. Bitten Sie um Bestätigung.

1. Nachfassen und Ersatz planen. Wer nicht antwortet, wird angerufen oder erneut angeschrieben. Legen Sie einen Ersatztermin fest, falls jemand ausfällt.

Vorlage zum Kopieren

Ich muss einen Termin für [Anlass, z. B. ein Teammeeting, 90 Minuten] mit [Zahl] Personen finden.

Zeitraum: [z. B. 12. bis 23. Oktober 2026, jeweils 08.00 bis 17.00 Uhr]
Pflichtteilnehmende: [Kürzel, z. B. P1, P2]
Optionale Teilnehmende: [Kürzel]

Rückmeldungen (ja = möglich, evtl = vielleicht, nein = nicht möglich):
[Tabelle einfügen, z. B.
Zeitfenster | P1 | P2 | P3 | P4
Di 13.10., 09–10.30 | ja | ja | evtl | nein
...]

Aufgabe:
1. Nenne die drei besten Zeitfenster und begründe sie (Zahl der Zusagen, Pflichtteilnehmende).
2. Zeige, welche Pflichtteilnehmenden bei welchem Zeitfenster fehlen.
3. Schlage vor, wen ich noch einmal fragen sollte.
Rechne sorgfältig und zeige die Zählung. Erfinde keine Verfügbarkeiten. Wenn Angaben fehlen, schreibe [fehlt].

Setzen Sie Anlass, Zeitraum und Ihre Tabelle ein. Verwenden Sie Kürzel statt Namen und lassen Sie private Gründe für Absagen weg.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz. Verfügbarkeiten verraten Gewohnheiten und manchmal Privates. Verwenden Sie Kürzel statt Namen und keine Begründungen. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Zählen selbst prüfen. KI vertut sich beim Zählen, besonders bei Tabellen mit vielen Spalten. Kontrollieren Sie die Zahl der Zusagen.
• Kalenderzugriff. Geben Sie KI-Werkzeugen nicht ohne Freigabe Ihrer Informatik Zugriff auf Kalender. Kalender enthalten viele sensible Angaben.
• Zeitzonen. Bei Teilnehmenden im Ausland klären Sie Zeitzonen ausdrücklich. Schreiben Sie sie in die Einladung.
• Rücksicht. Denken Sie an Teilzeitarbeitende, Schulferien, Feiertage und religiöse Feste. Planen Sie nicht über Mittag oder spät am Abend, wenn es vermeidbar ist.
• Verbindlichkeit. Ein Termin gilt erst, wenn er schriftlich bestätigt ist. Nehmen Sie ihn in Ihren Kalender auf und senden Sie Einladungen.
• Keine Automatisierung ohne Kontrolle. Lassen Sie Einladungen nicht automatisch versenden, bevor Sie den Termin geprüft haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin einer Genossenschaft in Zofingen muss die jährliche Sitzung des Vorstands mit neun Personen organisieren. Bisher hat sie per Mail drei Termine vorgeschlagen und dann tagelang Rückmeldungen gesammelt.

Diesmal bietet sie acht Zeitfenster in einer Terminumfrage an, die ihr Betrieb freigegeben hat, und setzt eine Frist von drei Tagen. Aus den Antworten macht sie eine Tabelle mit Kürzeln und lässt die KI die besten Zeitfenster berechnen. Zwei Termine kommen infrage, aber bei einem fehlt der Präsident.

Sie wählt den anderen, bestätigt ihn schriftlich und fragt die beiden Unsicheren telefonisch nach. Vorher dauerte die Abstimmung eine Woche, nachher drei Tage. Der Termin steht, und die Einladung ist am selben Tag verschickt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie KI im Büro bei Planung, Kommunikation und Abläufen unterstützt, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort Kurse zur Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, Copilot und Google Workspace sowie zu Projektmanagement. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten das Lernen.

Welche Kalender- und Umfragefunktionen in Ihrem Betrieb erlaubt sind, klären Sie mit Ihrer Informatik.

Häufige Fragen

Soll ich eine Terminumfrage im Internet nutzen?

Das ist praktisch, aber prüfen Sie Datenschutz und Betriebsregeln. Manche Dienste speichern Namen und Antworten im Ausland. Nutzen Sie, wenn möglich, die Funktion Ihres freigegebenen Kalenderprogramms.

Was mache ich, wenn jemand nie antwortet?

Rufen Sie an oder sprechen Sie die Person persönlich an. Klären Sie, ob der Termin ohne sie stattfinden kann. Setzen Sie bei künftigen Anfragen kürzere Fristen.

Wie viele Zeitfenster soll ich vorschlagen?

Fünf bis acht sind ein guter Mittelweg. Zu wenige führen zu Absagen, zu viele überfordern. Wichtig ist, dass alle Zeitfenster für die Pflichtteilnehmenden realistisch sind.

Kann die KI den Kalender selbst durchsuchen?

Manche Programme bieten das an. Prüfen Sie vorher, welche Daten dafür freigegeben werden, und ob Ihr Betrieb das erlaubt. Im Zweifel arbeiten Sie mit der manuellen Tabelle.