Stücklisten mit KI vergleichen und Abweichungen finden

Das Problem

Ein Projekt wird geändert: Die Konstruktion liefert eine neue Version der Stückliste. Nun soll jemand herausfinden, was sich gegenüber der alten Version geändert hat: Welche Teile sind neu, welche entfallen, wo haben sich Mengen verändert? Bei 30 Zeilen geht das von Hand. Bei 800 Zeilen wird es mühsam, und es schleichen sich Fehler ein.

Dazu kommen typische Hindernisse: Artikelnummern sind in beiden Listen unterschiedlich geschrieben («4711-A», «4711 A», «4711a»), Bezeichnungen ändern sich leicht, Mengen stehen mal als Zahl, mal als Text, und Einheiten wechseln von Stück zu Meter. Ein Computer sieht darin Unterschiede, wo keine sind, und übersieht echte.

Ein übersehener Unterschied kostet Geld: Falsche Teile werden bestellt, die Montage stockt, die Lieferung ist unvollständig. Eine KI kann beim Vorbereiten, Vergleichen und Zusammenfassen helfen. Aber sie sollte nicht selbst «im Kopf» vergleichen. Das Zählen und Abgleichen erledigen verlässliche Werkzeuge wie ein Tabellenprogramm. Die KI hilft bei der Anleitung und bei der Beschreibung der Ergebnisse.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beide Listen bereitstellen. Exportieren Sie die alte und die neue Stückliste als Tabelle mit gleichen Spalten: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, evtl. Position.

1. Kopie anlegen. Arbeiten Sie nur an Kopien. Das Original bleibt unverändert.

1. Vertraulichkeit klären. Stücklisten enthalten oft Betriebsgeheimnisse. Geben Sie keine vollständigen Listen in externe KI-Dienste, wenn das nicht erlaubt ist. Beschreiben Sie stattdessen den Aufbau mit Beispielzeilen.

1. Artikelnummern vereinheitlichen. Entfernen Sie Leerzeichen, vereinheitlichen Sie Gross- und Kleinschreibung und trennen Sie Variantenzusätze. Die KI kann Ihnen die passende Tabellenformel dafür erklären.

1. Vergleich mit einer Formel durchführen. In der Tabelle suchen Sie jede Artikelnummer der neuen Liste in der alten (zum Beispiel mit einer Suchfunktion) und umgekehrt. So entstehen Spalten «neu», «entfallen», «Menge geändert».

1. Auffälligkeiten sammeln. Filtern Sie die Zeilen mit Abweichungen. Das ist Ihre Arbeitsliste.

1. Zusammenfassung schreiben lassen. Geben Sie der KI die Abweichungsliste (ohne vertrauliche Angaben) und lassen Sie eine Übersicht für das Team schreiben, mit Rückfragen.

1. An der Quelle prüfen. Kontrollieren Sie wichtige Abweichungen im Konstruktionssystem oder bei der Konstruktion. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft, den Vergleich zu bauen. Sie beschreibt den Aufbau, ohne echte Daten.

Ich möchte in Excel zwei Stücklisten vergleichen und brauche dafür Formeln. Erkläre Schritt für Schritt, wie ich vorgehe.

Aufbau Tabelle «alt»: Spalte A Artikelnummer, B Bezeichnung, C Menge, D Einheit
Aufbau Tabelle «neu»: Spalte A Artikelnummer, B Bezeichnung, C Menge, D Einheit
Beispielzeilen (erfunden):
alt: 4711-A | Schraube M6x20 | 40 | Stück
neu: 4711 A | Schraube M6x20 | 48 | Stück

Aufgaben:
1. Zeige Formeln, mit denen ich Artikelnummern vereinheitliche (Leerzeichen entfernen, Grossbuchstaben).
2. Zeige Formeln, mit denen ich pro Artikel in «neu» die Menge in «alt» nachschlage und die Differenz berechne.
3. Zeige, wie ich Artikel finde, die nur in «alt» oder nur in «neu» vorkommen.
4. Weise auf typische Fehlerquellen hin (zum Beispiel Zahlen als Text, doppelte Artikelnummern).

Regeln: Verwende nur die Beispielzeilen. Erfinde keine Daten. Erkläre in einfachen Worten für jemanden, der Excel nur wenig kennt.

Setzen Sie Spaltenaufbau und Beispielzeilen nach Ihren Listen ein. Die Formeln probieren Sie zuerst an wenigen Zeilen aus.

Worauf Sie achten müssen

• Zählfehler: KI zählt und vergleicht grosse Listen nicht zuverlässig. Übergeben Sie diese Arbeit einem Tabellenprogramm. Siehe Tabellenfehler der KI.
• Unsaubere Daten: Doppelte Nummern, Leerzeichen und Zahlen als Text führen zu falschen Treffern. Bereinigen Sie zuerst, etwa wie bei Dubletten in Excel.
• Vertraulichkeit: Stücklisten, Lieferanten und Preise sind sensibel. Beschreiben Sie Aufbau und Beispiele und geben Sie keine vollständigen Listen ein, wenn das nicht freigegeben ist.
• Verwechselbare Teile: Ähnliche Bezeichnungen können verschiedene Teile sein. Entscheiden Sie anhand von Nummer und Datenblatt, nicht nur nach Name.
• Versionen: Dokumentieren Sie, welche Versionen verglichen wurden und wann. Ohne diese Angabe ist das Ergebnis schwer nachvollziehbar.
• Verantwortung: Wer Bestellungen auslöst, prüft die Abweichungsliste. Die KI trägt keine Verantwortung.
• Ersatzteile: Wenn Teile entfallen oder ersetzt werden, sehen Sie auch Ersatzteile vergleichen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Techniker in einem Schaltschrankbau-Betrieb in Zofingen erhält für einen Auftrag die zweite Version der Stückliste mit rund 400 Zeilen. Er möchte wissen, was sich geändert hat, bevor er bestellt.

Mit der Vorlage lässt er sich erklären, wie er die Artikelnummern vereinheitlicht und die beiden Listen in Excel abgleicht. Dann baut er die Formeln selbst und erhält 27 Abweichungen: 9 neue Teile, 4 entfallene und 14 Mengenänderungen. Bei zwei Zeilen merkt er, dass dieselbe Klemme mit zwei Nummernvarianten geführt wird, einmal «X-120» und einmal «X120». Er bereinigt das und fragt bei der Konstruktion nach einer Menge, die ihm zu hoch erscheint. Die Zusammenfassung für den Einkauf lässt er von der KI formulieren, ohne Preise und Lieferantennamen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Tabellen sicher bearbeiten und die Hilfe der KI dabei gut nutzen will, findet bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Nach Kursbeschreibung zählen dazu Excel, Datenverständnis und Dashboards, die Vorbereitung von Unterlagen für Einkauf und Projektmanagement sowie die Qualitätsprüfung von KI-Ergebnissen. Dazu kommen Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Fachwissen über Ihre Stücklisten und Produkte bringen Sie mit. Der Kurs hilft bei der Arbeitsweise.

Häufige Fragen

Kann ich die beiden Listen einfach in die KI kopieren und vergleichen lassen?

Bei sehr kleinen Listen kann das funktionieren, ist aber fehleranfällig und bei vertraulichen Daten nicht ratsam. Verlässlicher ist der Vergleich im Tabellenprogramm.

Was, wenn die Artikelnummern in beiden Listen gar nicht zusammenpassen?

Dann braucht es eine Zuordnungstabelle oder eine Klärung mit der Konstruktion. Raten Sie nicht. Die KI kann Ähnlichkeiten vorschlagen, aber eine Person entscheidet, welche Teile zusammengehören.

Lohnt sich das auch bei kleinen Listen?

Für 30 Zeilen genügt oft ein genaues Hinsehen. Der Aufwand lohnt sich, wenn Sie den Vergleich häufig machen oder wenn Fehler teuer sind.