Telefonnotizen in der Arztpraxis mit KI strukturieren

Das Problem

Das Telefon in der Praxis klingelt oft, während gleichzeitig Patientinnen am Empfang stehen. Rückrufwünsche werden auf Zettel gekritzelt: «Frau M., Rezept, 079 ...». Am Ende des Tages fehlt bei einer Notiz die Nummer, bei einer anderen das Anliegen. Dringliches liegt unter Unwichtigem. Für die Praxis bedeutet das Mehrarbeit und das Risiko, dass jemand zu spät zurückgerufen wird.

Eine feste Notizvorlage löst das: Dieselben Felder bei jedem Anruf, immer in derselben Reihenfolge. Name, Geburtsdatum falls nötig, Rückrufnummer, Anliegen, Dringlichkeit, Rückrufzeit, wer hat aufgenommen.

KI kann beim Entwurf einer solchen Vorlage helfen. Eine besondere Sorgfalt gilt den Daten: Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Personendaten, und das Praxisteam unterliegt dem Berufsgeheimnis. Das bedeutet: Echte Telefonnotizen mit Patientennamen und Anliegen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Regeln der Praxis. Besprechen Sie mit der Praxisleitung, welche Systeme für Patientendaten erlaubt sind und ob KI-Werkzeuge überhaupt für echte Daten genutzt werden dürfen. Siehe KI-Regeln im Praxisteam.

1. Sammeln Sie die typischen Anliegen. Rezeptanfrage, Terminwunsch, Laborresultat, Rückfrage, Überweisung, Attest, Notfall. Das sind die Kategorien Ihrer Vorlage.

1. Legen Sie Pflichtfelder fest. Name, Rückrufnummer, Anliegen in einem Satz, Dringlichkeit (z. B. «heute», «diese Woche», «Notfallhinweis»), Rückrufzeit, aufgenommen von, Uhrzeit.

1. Lassen Sie die Vorlage ohne Patientendaten entwerfen. Mit dem Prompt unten bittet die KI nur um ein Formular, ohne dass echte Daten eingegeben werden.

1. Legen Sie Dringlichkeitsregeln fest. Was ist ein Notfall, und was tut die MPA dann? Das bestimmt die Ärztin, nicht eine KI. Notfälle gehören sofort an die Ärztin oder den Notruf.

1. Wählen Sie das Medium. Notizblock mit Vorlage, digitales Formular oder Funktion Ihrer Praxissoftware. Prüfen Sie Zugriff, Aufbewahrung und Datenschutz.

1. Erproben Sie die Vorlage. Eine Woche lang mit der Praxis testen und anpassen: Fehlen Felder, sind welche überflüssig?

1. Regeln Sie die Weitergabe. Wer bearbeitet Rückrufe, wie werden sie als erledigt markiert, wohin gehen abgeschlossene Notizen?

1. Üben Sie Datenschutz im Alltag. Keine Notizen mit Namen in Chat-Programmen oder privaten Geräten, keine Fotos von Notizzetteln.

Felder der Telefonnotiz

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistent für die Organisation einer Schweizer Arztpraxis.
Erstelle eine Notizvorlage für Telefonanrufe mit Rückrufwunsch
(als Tabelle oder Formular zum Ausdrucken).
Felder: Datum/Uhrzeit | Name | Rückrufnummer (zur Bestätigung
wiederholen) | Anliegen in einem Satz | Dringlichkeit (Auswahl:
[Regel der Praxis, z. B. heute / diese Woche / Notfallhinweis]) |
Rückrufzeit | aufgenommen von | erledigt am/von.
Schlage zusätzlich fünf Kontrollfragen vor, die die Person am Telefon
stellen kann, damit nichts fehlt (ohne medizinische Fragen), und einen
Satz, mit dem man am Telefon höflich um die Rückrufnummer bittet.
Gib keine medizinischen Ratschläge und beurteile keine Dringlichkeit
inhaltlich.
Es folgen keine echten Patientendaten.

Die Vorlage braucht keine Patientendaten. Passen Sie die Dringlichkeitsstufen an die Regeln Ihrer Praxis an.

Worauf Sie achten müssen

• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsdaten zählen nach dem Schweizer Datenschutzgesetz zu den besonders schützenswerten Personendaten. Zudem gilt das Berufsgeheimnis für Praxisteams. Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte. Klären Sie im Einzelfall mit der Praxisleitung oder Fachperson, was zulässig ist, siehe Patientendaten und KI.
• Keine Medizin durch KI: Weder Dringlichkeit noch Anliegen werden von einer KI beurteilt. Notfälle gehen sofort an die Ärztin oder den Notruf.
• Nicht in öffentliche Dienste eingeben: Echte Namen, Telefonnummern und Anliegen gehören nicht in frei zugängliche KI-Dienste.
• Aufbewahrung: Notizzettel werden gesichert aufbewahrt und vernichtet, nicht offen herumliegen gelassen.
• Rückfragen bestätigen: Lassen Sie Telefonnummern wiederholen, damit der Rückruf gelingt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Hausarztpraxis in Lenzburg sammelt die MPA Rückrufwünsche auf Notizzetteln. Zwei Mal pro Woche fehlt bei einem Zettel die Nummer.

Die Praxisleiterin lässt ohne Patientendaten eine Notizvorlage mit der KI entwerfen. Die MPAs passen die Felder an und ergänzen drei Dringlichkeitsstufen, die die Ärztin festgelegt hat. Das Blatt hängt am Empfang, die Nummer wird jedes Mal wiederholt.

Nach einem Monat fehlen kaum noch Angaben, und Rückrufe werden nach Dringlichkeit abgearbeitet. Die Notizen bleiben im Praxissystem, nicht in der KI.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat für die KI festzulegen, Datenschutz zu berücksichtigen und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa für Vorlagen im Praxisalltag.

Der Online-Kurs ist auf Deutsch und ohne Programmierkenntnisse, mit Zertifikat. Medizinische oder rechtliche Beratung gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Darf ich echte Telefonnotizen von einer KI zusammenfassen lassen?

Nur mit einem System, das Ihre Praxis dafür geprüft und freigegeben hat, und unter Wahrung des Berufsgeheimnisses. In öffentlichen KI-Diensten sind solche Daten fehl am Platz. Fragen Sie die Praxisleitung.

Wie erkenne ich Notfälle am Telefon?

Das legt die Praxis in ihren Abläufen fest, nicht die KI. Im Zweifel rufen Sie die Ärztin oder den Notruf. Eine Hilfe: Terminanfragen mit KI zeigt, wie Anfragen sortiert werden.

Reicht eine Vorlage auf Papier?

Ja, wenn sie sorgfältig verwendet und aufbewahrt wird. Digitale Lösungen können Rückrufe besser verfolgen, brauchen aber klare Datenschutzregeln.

Was ist mit E-Mail-Rückmeldungen an Patienten?

Dafür gelten ebenfalls Datenschutzregeln. Vorlagen finden Sie unter E-Mails in der Arztpraxis.