Mahnung mit KI vorbereiten und Angaben prüfen

Das Problem

Die Zahlungserinnerung blieb ohne Wirkung. Die Rechnung ist seit sechs Wochen überfällig, und Frau Müller muss nun mahnen. Sie fürchtet, etwas falsch zu machen: Zu scharf, und der Kunde ist beleidigt. Zu weich, und es passiert nichts. Und welche Beträge, Zinsen und Fristen sind überhaupt zulässig?

Eine Mahnung ist mehr als ein freundlicher Hinweis. Sie hat Bedeutung dafür, ob der Schuldner in Verzug gerät (Art. 102 OR), und sie ist oft die Grundlage für weitere Schritte, bis hin zur Betreibung nach dem Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG). Angaben müssen deshalb stimmen.

Die KI kann den Text entwerfen und den Aufbau übernehmen. Für Betrag, Zins und Fristen sind Sie verantwortlich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Forderung klären. Ist die Rechnung berechtigt und unbestritten? Gibt es eine Reklamation, eine Teilzahlung oder einen Streit? Dann klären Sie das zuerst.
2. Zahlungseingang prüfen. Kontrollieren Sie Konto und Buchhaltung unmittelbar vor dem Versand.
3. Vorstufen prüfen. Wurde schon eine Zahlungserinnerung gesendet? Siehe Zahlungserinnerung schreiben. Halten Sie Datum und Zustellweg fest.
4. Beträge festlegen. Hauptforderung, allfälliger Verzugszins und vereinbarte Mahnspesen. Ohne Vereinbarung beträgt der gesetzliche Verzugszins 5 Prozent pro Jahr (Art. 104 OR), sofern keine abweichende Regelung gilt. Rechnen Sie selbst oder mit der Buchhaltung.
5. Entwurf erstellen. Verwenden Sie die Vorlage unten und geben Sie nur Platzhalter statt Namen und Kontodaten ein.
6. Jede Angabe prüfen. Rechnungsnummer, Betrag, Zins, Frist, Kontoverbindung. Prüfen Sie, dass der Ton sachlich bleibt.
7. Rechtliche Folgen klären. Bei hohen Beträgen, Streit oder bevorstehender Betreibung holen Sie vorab Rat bei einer Treuhand, einem Inkassobüro oder einer Anwältin.
8. Zustellung dokumentieren. Versenden Sie die Mahnung so, dass Sie den Versand nachweisen können, zum Beispiel per eingeschriebenem Brief, und legen Sie die Kopie ab.

Vorlage zum Kopieren

Du bereitest für ein Schweizer Unternehmen den Entwurf einer Mahnung vor. Du lieferst nur den Text; Beträge, Zinsen und rechtliche Schritte prüft ein Mensch.
Mahnstufe: [1. Mahnung / 2. Mahnung]
Rechnungsnummer: [Nummer], Rechnungsdatum: [Datum], Fälligkeit: [Datum]
Hauptforderung: CHF [Betrag]
Bisherige Erinnerung(en): [Datum, Art]
Verzugszins: [Satz und Betrag, falls geprüft, sonst «nicht angeben»]
Mahnspesen: [Betrag, falls vertraglich vereinbart, sonst «keine»]
Neue Zahlungsfrist: [Datum]
Kontakt: [Name, Telefon, E-Mail]
Schreibe einen sachlichen Mahnbrief (höchstens 150 Wörter, Anrede «Sie»):
1. Betreff mit Rechnungsnummer und Mahnstufe.
2. Hinweis auf die offene Forderung und die bisherige Erinnerung.
3. Aufstellung der Beträge in einer kleinen Tabelle.
4. Neue, klar datierte Frist.
5. Hinweis, was bei Nichtzahlung als Nächstes geschehen kann, ohne Drohungen und ohne rechtliche Details, die nicht angegeben wurden.
6. Angebot, bei Problemen zu telefonieren.
Regeln: Keine erfundenen Beträge, Zinsen oder Gebühren, keine Aussagen zur Rechtslage. Fehlendes als [bitte ergänzen] markieren.

Tragen Sie die geprüften Beträge ein; lassen Sie unsichere Posten wie Zins oder Spesen leer, anstatt die KI schätzen zu lassen.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Beträge. KI rechnet unzuverlässig und kennt Ihre Konditionen nicht. Prüfen Sie Zins und Spesen von Hand.
• Mahnspesen und Zinsen. Zusätzliche Kosten sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, etwa wenn sie vereinbart sind oder ein Schaden vorliegt. Im Zweifel verzichten Sie darauf oder klären sie fachlich ab.
• Streitige Forderungen. Mahnen Sie nicht, solange der Kunde die Forderung mit Gründen bestreitet. Klären Sie zuerst.
• Betreibung. Eine Betreibung hat Folgen für beide Seiten. Sie wird beim Betreibungsamt eingeleitet. Holen Sie vorher Rat, besonders bei bestrittenen oder hohen Forderungen. Hinweise unter KI-Mahnentwurf und Recht.
• Datenschutz. Verwenden Sie in der KI keine Kundennamen und Kontodaten. Der Entwurf kommt ohne aus.
• Ton. Drohungen, Beleidigungen oder öffentliche Bekanntgabe von Schulden sind tabu und können rechtlich Folgen haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Webdesign-Büro in Winterthur wartet seit zwei Monaten auf CHF 3'400 für ein abgeschlossenes Projekt. Die Zahlungserinnerung wurde vor vier Wochen versandt, ohne Reaktion.

Vorher: Die Inhaberin will einen scharfen Brief mit Verzugszins und Betreibungsandrohung. Sie ist aber unsicher, ob alle Beträge stimmen, und der Kunde hat telefonisch angedeutet, mit dem Ergebnis nicht zufrieden zu sein.

Nachher: Sie klärt zuerst das Telefonat und erfährt von einem kleinen Mangel, den sie behebt. Danach lässt sie von der KI eine sachliche Mahnung entwerfen, rechnet den Zins selbst nach und lässt ihn von der Treuhand bestätigen. Sie schickt die Mahnung eingeschrieben mit einer Frist von zehn Tagen. Der Kunde bezahlt kurz danach.

So hilft Ihnen Alpasana

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Mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss können Sie das üben. Inkasso, Rechtsberatung und Betreibungsverfahren gehören nicht zu den belegten Inhalten.

Häufige Fragen

Wann muss ich überhaupt mahnen?

Wenn ein Fälligkeitstermin vereinbart wurde, kann der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug geraten. Fehlt er, tritt der Verzug nach der Mahnung ein (Art. 102 OR). Klären Sie bei grösseren Beträgen, wie es in Ihrem Fall steht.

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Eine gesetzliche Zahl gibt es nicht. Üblich sind eine Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen. Legen Sie Ihren Ablauf schriftlich fest und halten Sie ihn bei allen Kunden gleich.

Darf die KI die Betreibung einleiten?

Nein, und das sollte sie auch nicht. Eine Betreibung ist ein rechtlicher Schritt, den Sie selbst oder mit Fachleuten beim Betreibungsamt einleiten. Die KI kann Unterlagen ordnen, aber nicht entscheiden.

Was, wenn der Kunde Teilzahlungen leistet?

Halten Sie sie fest und passen Sie die Beträge der nächsten Mahnung an. Vereinbaren Sie Zahlungspläne schriftlich. Mehr zur Reihenfolge finden Sie unter Offene Posten priorisieren.