Offene Posten mit KI sortieren und nachverfolgen

Das Problem

Die Liste der offenen Posten wächst. 120 Zeilen, einige seit Wochen überfällig. Welche zuerst? Die grösste Forderung? Die älteste? Die von einem Stammkunden, der sonst immer zahlt? Wer ohne System nachfasst, mahnt gerade das, was ihm in die Hände fällt, und lässt Grösseres liegen.

Dazu kommt Zurückhaltung. Mahnen ist unangenehm, besonders bei langjährigen Kunden. Also wird es aufgeschoben. Bei kleinen Betrieben kann die Liquidität darunter leiden: Das Geld, das man erwartet, fehlt für Löhne, Material und die Miete.

Eine KI kann die Arbeit erleichtern: Sie hilft beim Auswerten der Liste, schlägt eine Reihenfolge vor und entwirft Texte für Erinnerungen. Sie kennt aber Ihre Kunden nicht. Ob der Stammkunde wegen einer Krankheit im Verzug ist, wissen nur Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Liste exportieren und bereinigen. Exportieren Sie die offenen Posten mit Kunde, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag, Mahnstufe und Bemerkung. Entfernen Sie bereits bezahlte Posten und Gutschriften.

1. Überfälligkeit in der Tabelle berechnen. Berechnen Sie pro Zeile die Tage seit Fälligkeit. Das macht die Tabelle zuverlässiger als eine KI.

1. Regeln festlegen. Entscheiden Sie, nach welchen Kriterien Sie priorisieren: Betrag, Tage überfällig, Mahnstufe, Kunde (neu, Stammkunde, bekannter Zahlungsverzug). Notieren Sie das als einfache Regel.

1. Gruppen bilden. Teilen Sie die Posten in vier Gruppen: Sofort nachfassen, diese Woche, im Auge behalten, Sonderfälle (Streit, Reklamation, Konkurs). Die Gruppierung können Sie in der Tabelle mit Formeln vornehmen oder von der KI vorschlagen lassen.

1. KI für Vorschläge nutzen. Geben Sie die Liste ohne Namen und Adressen ein und lassen Sie die Reihenfolge nach Ihren Regeln vorschlagen. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Vorschläge prüfen. Sie kennen Ihre Kunden. Streichen Sie, was nicht passt, und markieren Sie Posten, bei denen ein persönliches Telefonat sinnvoll ist.

1. Erinnerungen vorbereiten. Entwerfen Sie freundliche Texte mit KI-Hilfe und prüfen Sie sie. Eine Vorlage finden Sie bei Zahlungserinnerung.

1. Nachverfolgung planen. Setzen Sie für jede Nachfrage ein Datum. Notieren Sie Antworten und Zusagen in der Bemerkung.

1. Auswerten und anpassen. Prüfen Sie monatlich, welche Kunden regelmässig spät zahlen, und überlegen Sie Zahlungsziele oder Vorauszahlungen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Debitorenbuchhaltung eines Schweizer KMU bei der Priorisierung überfälliger Rechnungen. Unten steht eine Liste offener Posten ohne Namen und Adressen.

Spalten: Nr. | Kundengruppe (Neukunde/Stammkunde/Behörde) | Betrag CHF | Tage überfällig | Mahnstufe | Bemerkung.

Unsere Regeln:
- Zuerst Posten über [CHF 2'000] und mehr als [30] Tage überfällig.
- Stammkunden: zuerst freundliche Erinnerung, bei Verzug Telefon.
- Posten mit Bemerkung «Reklamation» oder «Streit» nicht mahnen, sondern als Sonderfall markieren.

Aufgabe:
1. Teile die Posten in die Gruppen «Sofort», «Diese Woche», «Im Auge behalten», «Sonderfall».
2. Begründe jede Zuordnung kurz.
3. Nenne Posten, bei denen ein Telefonat besser ist als ein Brief.
Regeln: Rechne nichts neu. Verwende nur die gegebenen Zahlen. Wenn Angaben fehlen, schreibe «Angabe fehlt».

Liste: [Tabelle einfügen]

Passen Sie die Beträge und Tage an Ihre Regeln an. Die Zahlen im Beispiel sind frei gewählt.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Mahnungen: Prüfen Sie, ob Zahlungen eingegangen und nur noch nicht zugeordnet sind. Siehe Bankzahlungen zuordnen.
• Kundendaten schützen: Arbeiten Sie mit Nummern und Gruppen statt Namen. Klären Sie, welche Werkzeuge Sie für Debitorendaten nutzen dürfen.
• Rechtliche Schritte: Mahngebühren, Verzugszinsen und Betreibung hängen von Vereinbarungen und Rechtslage ab. Klären Sie sie im Einzelfall, die KI darf keine Fristen oder Beträge festlegen.
• Ton: Einschüchternde Texte schaden. Lesen Sie jeden Entwurf aus Sicht der Empfängerin.
• Sonderfälle: Reklamationen oder Streit sind keine Mahnfälle. Eine Mahnung in einem Streit verschärft ihn.
• Persönliche Kenntnis: Wissen über Kunden, Krankheit, Lieferprobleme oder Branchenkrisen bringt nur der Mensch mit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Druckerei in Biel hat am Monatsende 74 offene Posten. Die Inhaberin Frau Pfister kommt kaum nach. Sie bereinigt die Liste, lässt Tage überfällig in Excel berechnen und gibt der KI die Regeln mit.

Der Vorschlag: 9 Posten «Sofort», 21 «Diese Woche», 38 «Im Auge behalten», 6 «Sonderfall». Frau Pfister verschiebt zwei Posten, weil sie weiss, dass ein Kunde im Spital war. Bei den Sonderfällen findet sie zwei offene Reklamationen, die sie persönlich klärt. Die grossen Posten ruft sie an und erhält drei Zahlungszusagen. Innerhalb von zwei Wochen sinken die überfälligen Posten spürbar, ohne dass ein Kunde verärgert ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Zahlen und Texte im Büro mit KI sauber aufbereiten möchte, kann bei absofort passende Kurse wählen. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind Excel, Datenverständnis und Dashboards, Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Kundenservice und Bürokommunikation sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Inkasso- oder Rechtsberatung ist damit nicht verbunden.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Liste der offenen Posten prüfen?

Für kleine Betriebe einmal pro Woche. Eine feste Zeit im Kalender hilft, damit es nicht untergeht.

Soll die KI Mahntexte direkt versenden?

Nein. Lesen Sie jeden Text selbst. Ein falscher Betrag oder eine falsche Anrede schadet mehr als eine verspätete Mahnung.

Was tun bei Kunden, die dauernd spät zahlen?

Besprechen Sie das offen, denken Sie über kürzere Zahlungsziele oder Anzahlungen nach und halten Sie Abmachungen schriftlich fest. Für Nachrichten helfen Ihnen geschäftliche E-Mails mit KI.