Liquiditätsplan mit KI vorbereiten und Annahmen prüfen

Das Problem

Die Firma ist profitabel, und trotzdem ist das Konto Ende Monat fast leer. Die Löhne sind fällig, die Mehrwertsteuer kommt, und der grosse Kunde zahlt erst in sechs Wochen. Frau Müller fragt sich, ob die Liquidität (das verfügbare Geld auf dem Konto) für die nächsten Monate reicht, und hat keinen Überblick.

Genau dafür ist ein Liquiditätsplan da. Er stellt die erwarteten Einzahlungen und Auszahlungen Woche für Woche oder Monat für Monat gegenüber und zeigt, wann es eng wird. So kann man früh reagieren, zum Beispiel mit früheren Rechnungen, Zahlungszielen oder Gesprächen mit der Bank.

Viele scheuen den Aufwand, weil Tabellen und Annahmen kompliziert wirken. Die KI kann beim Aufbau helfen. Die Zahlen und die Einschätzung, wann Kunden wirklich zahlen, liefern nur Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zeitraum festlegen. Planen Sie für Kleinbetriebe meist zwölf Wochen oder sechs bis zwölf Monate. Je näher der Termin, desto genauer müssen die Zahlen sein.
2. Ausgangslage erfassen. Notieren Sie den heutigen Kontostand aller Geschäftskonten und die Kreditlimiten.
3. Einzahlungen sammeln. Offene Rechnungen mit realistischem Zahlungstermin, erwartete Aufträge, Anzahlungen, Subventionen. Schätzen Sie vorsichtig: Wann zahlt der Kunde wirklich, nicht wann er sollte?
4. Auszahlungen sammeln. Löhne, Sozialversicherungen, Miete, Lieferanten, Leasing, Versicherungen, Steuern, Mehrwertsteuer, Investitionen. Tragen Sie die Fälligkeitsdaten ein.
5. Tabelle aufbauen lassen. Die KI erstellt aus den Stichworten eine Tabelle mit Spalten pro Woche oder Monat und Zeilen für Ein- und Auszahlungen. Geben Sie keine Namen von Kunden ein, Kürzel genügen.
6. Nachrechnen. Prüfen Sie Summen und Endsaldo selbst in Excel. Die KI addiert nicht immer richtig, und eine Formel kann falsch sein. Siehe Excel-Formeln mit KI erstellen.
7. Annahmen hinterfragen. Lassen Sie die KI Fragen stellen: Was passiert, wenn der grösste Kunde zwei Wochen später zahlt? Was, wenn ein Auftrag ausfällt?
8. Plan aktualisieren. Passen Sie ihn jede Woche oder jeden Monat an die Wirklichkeit an und vergleichen Sie, was geplant und was eingetroffen ist, siehe Soll-Ist-Vergleich erklären.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Schweizer KMU, einen Liquiditätsplan vorzubereiten. Du baust die Struktur und hinterfragst Annahmen; die Zahlen stammen von mir.
Zeitraum: [z. B. 12 Wochen ab Datum]
Anfangsbestand: CHF [Betrag]
Erwartete Einzahlungen (Kürzel, Betrag, erwartetes Zahlungsdatum, Sicherheit hoch/mittel/niedrig):
[Liste einfügen]
Erwartete Auszahlungen (Art, Betrag, Fälligkeit):
[Liste einfügen]
Aufgaben:
1. Erstelle eine Tabelle: Spalten = Wochen, Zeilen = Einzahlungen, Auszahlungen, Saldo, Endbestand. Zeige die Zwischenrechnungen.
2. Markiere Wochen, in denen der Endbestand unter CHF [Mindestbestand] fällt.
3. Stelle mir zehn Fragen zu Annahmen, die ich prüfen sollte (z. B. Zahlungsverhalten, saisonale Schwankungen, Steuertermine).
4. Rechne ein Szenario durch: Die zwei grössten Einzahlungen verspäten sich um [Zahl] Wochen.
Regeln: Verwende nur meine Zahlen, erfinde nichts und mache keine Prognose über die Zukunft des Unternehmens. Weise auf Rechenunsicherheiten hin.

Setzen Sie Ihre Zahlen ein und kontrollieren Sie das Ergebnis in einer eigenen Tabelle; lassen Sie ein Szenario mit vorsichtigen Annahmen durchrechnen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler. Sprachmodelle rechnen unzuverlässig. Prüfen Sie Summen und Salden in Excel, oder lassen Sie die KI eine Tabelle mit Formeln aufbauen, die Sie nachvollziehen können.
• Zu optimistische Annahmen. Kundenzahlungen kommen oft später als geplant. Rechnen Sie mit realistischen Fristen und halten Sie eine Reserve bereit.
• Vergessene Posten. Mehrwertsteuer, Steuern, Jahresversicherungen und Sozialversicherungsbeiträge fallen unregelmässig an. Vergleichen Sie mit Ihrer Buchhaltung und fragen Sie die Treuhand nach Fälligkeiten.
• Keine Finanzberatung. Ein Liquiditätsplan ist ein Arbeitsmittel. Ob Sie einen Kredit brauchen oder investieren, besprechen Sie mit Treuhand oder Bank.
• Vertraulichkeit. Zahlen und Kundennamen sind Geschäftsgeheimnisse. Verwenden Sie Kürzel und ein freigegebenes Werkzeug. Siehe Buchhaltungsdaten und Datenschutz.
• Regelmässig aktualisieren. Ein Plan, der nur einmal erstellt wird, hilft wenig. Planen Sie wöchentlich oder monatlich Zeit für die Anpassung ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Eventbüro in Bern lebt von wenigen grossen Aufträgen. Im Herbst sind die Konti gut gefüllt, im Winter wird es eng, weil dann Lieferanten und Löhne laufen, aber wenig eingeht.

Vorher: Die Inhaberin schaut ab und zu auf den Kontostand und ist überrascht, als im Februar die Mehrwertsteuer fällig wird und das Geld knapp ist.

Nachher: Sie sammelt Zahlen aus der Buchhaltung und lässt die KI eine Wochentabelle für zwölf Wochen aufbauen. Beim Szenario «Grosser Kunde zahlt vier Wochen später» wird klar, dass Mitte Februar eine Lücke droht. Sie bespricht frühzeitig mit der Treuhand eine Anpassung der Rechnungsstellung und sichert sich einen Überbrückungsrahmen bei der Bank.

So hilft Ihnen Alpasana

Zu Excel, Datenverständnis und Dashboards, Projektmanagement und der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen gibt es Inhalte in den Kursen KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort. Damit lernen Sie, Tabellen mit KI aufzubauen und Ergebnisse nachzuprüfen.

Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss gehören dazu. Eine Finanzberatung oder Liquiditätssoftware ist in den belegten Beschreibungen nicht genannt.

Häufige Fragen

Wie weit sollte ich vorausplanen?

Für die laufende Steuerung sind zwölf Wochen oder sechs Monate üblich. Bei saisonalen Betrieben lohnt sich ein Jahresblick. Je kürzer der Zeitraum, desto genauer sollten die Zahlen sein.

Was ist der Unterschied zwischen Liquiditäts- und Budgetplanung?

Das Budget plant Erträge und Kosten über ein Jahr, der Liquiditätsplan zeigt, wann Geld tatsächlich ein- und ausgeht. Ein Betrieb kann im Budget gewinnen und trotzdem Zahlungsengpässe haben. Mehr zum Budget unter Budgetplanung Vorlage.

Darf ich meine Buchhaltung in die KI hochladen?

Nur, wenn Ihr Betrieb das Werkzeug freigegeben hat und die Daten geschützt sind. Verwenden Sie für den Anfang Kürzel und gerundete Beträge, die Sie danach durch die echten Zahlen ersetzen.

Kann die KI eine Prognose erstellen?

Sie kann Zahlen fortschreiben und Szenarien durchrechnen, aber sie kennt weder Ihre Kunden noch den Markt. Betrachten Sie die Ergebnisse als Denkhilfe, nicht als Voraussage. Offene Rechnungen ordnen Sie mit Offene Posten priorisieren.