Projektauftrag mit KI erstellen: Einfache Vorlage

Das Problem

Die Chefin sagt am Montag: «Frau Müller, kümmern Sie sich doch um die neue Website.» Mehr nicht. Was soll die Website können? Wer entscheidet über Texte und Bilder? Wie viel darf sie kosten? Bis wann? Niemand hat das aufgeschrieben.

So beginnen viele Projekte in kleinen Betrieben. Später gibt es Streit, weil alle etwas anderes erwartet haben. Das Budget wird überschritten, weil immer neue Wünsche dazukommen. Oder das Projekt versandet, weil niemand weiss, wann es fertig ist.

Ein Projektauftrag verhindert das. Er ist eine kurze schriftliche Vereinbarung zwischen der Person, die das Projekt will (Auftraggeberin), und der Person, die es leitet. Er beschreibt Ziel, Umfang, Grenzen, Termine und Ressourcen. KI hilft, aus vagen Ideen ein klares Dokument zu machen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie, was Sie wissen. Schreiben Sie in Stichworten auf, was Ihnen gesagt wurde und was Sie vermuten. Unterscheiden Sie klar zwischen Fakten und Annahmen. Auch Lücken sind wichtig: Notieren Sie, was Sie nicht wissen.

1. Lassen Sie einen Entwurf erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI ordnet Ihre Stichworte in eine übliche Gliederung und markiert fehlende Angaben, statt sie zu erfinden.

1. Schärfen Sie das Ziel. Ein gutes Projektziel ist überprüfbar. «Eine moderne Website» ist zu vage. «Eine Website mit Angebot, Kontaktformular und Online-Terminbuchung, live bis 31. März» lässt sich am Ende überprüfen. Lassen Sie sich von der KI mehrere Formulierungen vorschlagen.

1. Legen Sie fest, was nicht dazugehört. Dieser Abschnitt wird oft vergessen, ist aber besonders wertvoll. «Kein Onlineshop, keine Übersetzung ins Französische» verhindert spätere Missverständnisse. Wie Sie mit Änderungswünschen umgehen, zeigt die Seite Änderungen am Projektumfang.

1. Klären Sie die offenen Punkte mit der Auftraggeberin. Nehmen Sie den Entwurf mit den markierten Lücken in ein kurzes Gespräch. Fragen Sie gezielt nach Budget, Terminen und Entscheidungsbefugnissen.

1. Benennen Sie die Beteiligten. Wer muss informiert werden, wer entscheidet mit, wer arbeitet mit? Für grössere Projekte hilft eine Stakeholderanalyse.

1. Lassen Sie den Auftrag bestätigen. Die Auftraggeberin liest den fertigen Projektauftrag und bestätigt ihn schriftlich, per Unterschrift oder E-Mail. Danach planen Sie die Aufgaben und den Projektzeitplan.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus meinen Stichworten einen Projektauftrag für ein kleines Schweizer Unternehmen. Höchstens zwei Seiten, einfache Sprache.
Gliederung:
1. Ausgangslage (warum das Projekt?)
2. Projektziel (überprüfbar formuliert)
3. Im Umfang enthalten
4. Nicht im Umfang enthalten
5. Ergebnisse/Lieferobjekte
6. Termine und Meilensteine
7. Budget und Ressourcen
8. Rollen: Auftraggeber/in, Projektleitung, Mitwirkende
9. Risiken und Annahmen
10. Offene Fragen
Regeln: Erfinde keine Zahlen, Termine oder Namen. Markiere fehlende Angaben mit [OFFEN: Frage an Auftraggeber/in]. Schlage für das Projektziel drei alternative, messbare Formulierungen vor.
Meine Stichworte: [Stichworte einfügen]

Fügen Sie Ihre Stichworte ein und klären Sie alle [OFFEN]-Stellen im Gespräch, bevor das Projekt startet.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Zahlen: KI neigt dazu, plausible Budgets oder Termine einzusetzen. Diese müssen von der Auftraggeberin kommen.
• Zu allgemeine Ziele: Prüfen Sie, ob Sie am Projektende eindeutig sagen können, ob das Ziel erreicht wurde.
• Fehlende Entscheidungsbefugnis: Halten Sie fest, wer über Änderungen, Budget und Abnahme entscheidet. Sonst bleibt am Ende unklar, wann das Projekt fertig ist.
• Vertrauliche Inhalte: Strategische Projekte enthalten oft heikle Informationen. Nutzen Sie einen freigegebenen KI-Dienst oder formulieren Sie allgemein.
• Zu viel Bürokratie: Bei kleinen Projekten reicht eine Seite. Der Auftrag soll Klarheit schaffen, nicht Formulare füllen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gemeindebüro im Kanton Freiburg sollte ein neues Ablagesystem für Bauakten einführen. Der Auftrag lautete nur «Ordnung in die Bauakten bringen». Die Sachbearbeiterin schrieb ihre Stichworte auf und liess einen Projektauftrag erstellen.

Die KI markierte sechs offene Punkte, unter anderem, ob auch alte Akten digitalisiert werden sollten. Im Gespräch mit dem Gemeindeschreiber zeigte sich: Nein, nur neue Akten ab dem nächsten Jahr. Diese Klärung verkleinerte das Projekt erheblich. Der Gemeindeschreiber bestätigte den Auftrag per E-Mail, und das Projekt startete mit klarem Rahmen.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort finden Sie im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auch Kurse zum Projektmanagement. Sie üben dort, Projekte mit KI vorzubereiten, Dokumente wie Projektaufträge und Zeitpläne zu erstellen und die Ergebnisse zu prüfen.

Die Kurse laufen online im eigenen Tempo mit KI-Lerncoach und schliessen mit einem verifizierbaren Abschluss ab. Wer zusätzlich Bürokommunikation vertiefen möchte, findet dort weitere passende Kurse.

Häufige Fragen

Braucht jedes kleine Projekt einen Projektauftrag?

Nicht jedes. Sobald aber mehrere Personen beteiligt sind, Geld ausgegeben wird oder das Projekt mehr als ein paar Wochen dauert, lohnt sich eine kurze schriftliche Klärung.

Was ist der Unterschied zwischen Projektauftrag und Projektplan?

Der Projektauftrag klärt das Was und Warum: Ziel, Umfang, Rahmen. Der Projektplan beschreibt das Wie und Wann: Aufgaben, Reihenfolge, Termine. Zuerst kommt der Auftrag.

Kann ich den Projektauftrag später ändern?

Ja, aber bewusst. Wenn sich Ziel, Umfang oder Budget ändern, passen Sie den Auftrag an und lassen die Änderung bestätigen. So bleibt nachvollziehbar, was gilt.

Wer sollte den Projektauftrag schreiben?

Meist die Projektleitung, in Absprache mit der Auftraggeberin. Wichtig ist, dass beide Seiten den Inhalt kennen und bestätigen.