CRM-Dubletten mit KI erkennen und prüfen

Das Problem

Frau Müller betreut die Kundendatenbank eines Grosshandels. Beim Vorbereiten eines Mailings fällt ihr auf: Dieselbe Firma steht dreimal drin. «Bäckerei Keller AG», «Keller Bäckerei» und «Bäckerei Keller, Inh. P. Keller». Zwei Einträge haben verschiedene Adressen, einer fehlt die Telefonnummer. Welcher stimmt?

Dubletten entstehen, wenn mehrere Personen Daten erfassen, wenn Kunden sich mehrfach anmelden, wenn Tabellen zusammengeführt oder Systeme importiert werden. Die Folgen sind lästig: Kunden bekommen Post doppelt, Auswertungen stimmen nicht, Mitarbeitende wissen nicht, welcher Eintrag aktuell ist, und Gesprächsnotizen verteilen sich auf mehrere Datensätze.

Mit KI lassen sich Verdachtsfälle viel schneller finden als von Hand, vor allem bei ähnlichen Schreibweisen. Das Zusammenführen selbst ist aber heikel: Falsche Zusammenführungen vernichten Informationen und sind schwer rückgängig zu machen. Darum gilt: erst finden, dann prüfen, dann zusammenführen, und immer mit Sicherungskopie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sichern Sie die Daten. Exportieren Sie die Kundenliste und speichern Sie eine unveränderte Kopie. Arbeiten Sie nur mit einer Arbeitskopie.

1. Legen Sie fest, was als Dublette gilt. Gleiche Firma mit anderer Schreibweise? Gleiche Person mit neuer E-Mail? Verschiedene Filialen derselben Firma sind keine Dubletten. Schreiben Sie Regeln auf, zum Beispiel: Gleicher Firmenname und gleiche Postleitzahl = Verdacht.

1. Bereinigen Sie die Schreibweise. Vereinheitlichen Sie Gross- und Kleinschreibung, entfernen Sie Leerzeichen, Rechtsformen und Sonderzeichen in einer Hilfsspalte. Das geht mit Tabellenfunktionen oder mit KI-Hilfe; siehe Duplikate in Excel finden.

1. Finden Sie Verdachtsfälle. Nutzen Sie Excel-Funktionen oder ein CRM-Werkzeug für exakte Dubletten. Für ähnliche Schreibweisen lassen Sie die KI Gruppen vorschlagen. Die Vorlage unten hilft dabei.

1. Prüfen Sie jede Gruppe. Sind es wirklich dieselben? Vergleichen Sie Adresse, Telefon, Webseite, Handelsregisterangaben, Ansprechpersonen. Bei Zweifeln fragen Sie im Verkauf nach.

1. Entscheiden Sie, welcher Eintrag bleibt. Bestimmen Sie den «führenden» Datensatz, etwa den mit den meisten und aktuellsten Angaben. Übernehmen Sie fehlende Felder aus den anderen.

1. Führen Sie zusammen. Nutzen Sie die Funktion des CRM zum Zusammenführen, damit Aktivitäten und Notizen mitgehen. Prüfen Sie danach Stichproben.

1. Verhindern Sie neue Dubletten. Legen Sie Eingaberegeln fest und aktivieren Sie die Dublettenwarnung im System. Prüfen Sie die Daten regelmässig. Eine Übersicht zur Frage, ob Ihr System dafür reicht, bietet KI im Vertrieb: Excel oder CRM?.

Planen Sie die Bereinigung als kleines Projekt mit festem Ablauf. Ein Beispiel: Erster Tag Datenexport und Regeln, zweiter Tag Verdachtsfälle sichten, dritter Tag Rücksprache mit dem Verkauf, vierter Tag Zusammenführen und Stichproben. So verlieren Sie nicht den Überblick, und niemand ändert gleichzeitig Daten, die gerade bereinigt werden.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie nur Daten, die Sie in diesem Dienst bearbeiten dürfen. Ersetzen Sie wenn möglich Namen durch Kürzel. Siehe Kundendaten anonymisieren.

Du hilfst mir bei der Bereinigung einer Kundenliste. Unten steht eine Tabelle mit den Spalten ID | Firmenname | Strasse | PLZ | Ort | Telefon.
Aufgabe:
1. Finde Gruppen von Einträgen, die vermutlich dieselbe Firma sind (ähnliche Namen, gleiche Adresse, gleiche Telefonnummer).
2. Gib für jede Gruppe: IDs, Begründung des Verdachts, Sicherheit (hoch/mittel/niedrig), und was unterschiedlich ist.
3. Behandle Einträge mit gleichem Namen, aber unterschiedlicher Adresse, als «mögliche Filialen» und nicht als Dubletten.
4. Gib keine Zusammenführung vor; nenne nur, welche Informationen ich vergleichen sollte.
Regeln: Erfinde keine Daten. Ändere keine Einträge. Wenn du dir unsicher bist, schreibe [PRÜFEN]. Deutsch (Schweiz).
Tabelle:
[Tabelle einfügen]

Verarbeiten Sie die Liste in kleinen Teilen. Die Entscheidung über jede Zusammenführung treffen Sie.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Treffer: Gleiche Namen bei verschiedenen Personen oder Filialen sind häufig. Prüfen Sie zusätzliche Merkmale.
• Datenverlust: Zusammenführen kann Informationen überschreiben. Sichern Sie vorher und prüfen Sie danach.
• Datenschutz: Kundenlisten enthalten Personendaten. Geben Sie nur so viel in KI-Dienste ein, wie erlaubt und nötig ist. Das Datenschutzgesetz verlangt zudem, dass bearbeitete Daten richtig sind; das ist ein Argument für saubere Daten.
• Löschen: Löschen Sie Dubletten nicht blind. Prüfen Sie Verknüpfungen zu Offerten, Rechnungen und Notizen.
• Aufbewahrungspflichten: Buchhaltungsrelevante Daten dürfen nicht einfach verschwinden. Klären Sie das mit der Finanzabteilung.
• Dokumentation: Halten Sie fest, wann und wie bereinigt wurde.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Getränkehandel in Langenthal mit 2400 Kundeneinträgen bereinigt vor dem Jahresmailing seine Liste. Die Assistentin exportiert eine Kopie, vereinheitlicht Schreibweisen in Excel und lässt die KI Verdachtsgruppen bilden.

Vorher: viele Kunden erhalten Mailings doppelt, die Statistik zählt Firmen mehrfach. Nachher: 130 Verdachtsgruppen, davon 94 echte Dubletten und 36 Filialen. Die Assistentin prüft jede Gruppe mit dem Verkauf und führt die echten im CRM zusammen. Das Mailing erreicht jede Firma einmal, und die Auswertung wird nachvollziehbar.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer die Datenqualität im Vertrieb dauerhaft verbessern und Systeme sinnvoll verbinden möchte, findet Unterstützung bei der KI-Beratung und digitalen Transformation. Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert Potenziale, konzipiert Schnittstellen, verbindet Systeme und dokumentiert die Umsetzung; Projekte werden individuell offeriert.

Die Bereinigung Ihrer konkreten Kundendaten durch Alpasana ist nur im Rahmen eines vereinbarten Projekts denkbar. Eine fertige CRM-Software gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Kann KI Dubletten automatisch zusammenführen?

Technisch ist das möglich, aber risikoreich. Nutzen Sie Automatik höchstens für eindeutige Fälle und prüfen Sie Stichproben.

Wie oft sollte ich bereinigen?

Je nach Datenmenge halbjährlich oder jährlich, und vor grossen Aktionen. Bessere Eingaberegeln verringern den Aufwand.

Was ist mit Kundendaten, die ich nicht mehr brauche?

Die Löschung folgt Ihren Aufbewahrungs- und Datenschutzregeln. Besprechen Sie das mit der verantwortlichen Stelle.

Reicht Excel für diese Aufgabe?

Für kleine Listen oft ja. Bei vielen Datensätzen und mehreren Nutzern ist ein CRM sinnvoll; siehe Excel oder CRM?.