Aufgaben mit KI aus einem Protokoll herausziehen

Das Problem

Die Sitzung war produktiv: Es wurde viel besprochen, vieles beschlossen, und alle gingen mit dem Gefühl auseinander, dass es weitergeht. Eine Woche später fragt jemand: «Wer macht jetzt eigentlich die Offerte für den neuen Lieferanten?» Niemand ist sicher. Die einen meinen, es sei Sache der Einkäuferin, die andere dachte, der Chef kümmere sich. Der Termin, bis wann, ist auch nicht klar.

Das ist ein häufiger Grund, warum Sitzungen folgenlos bleiben. Aufgaben stehen irgendwo im Protokoll zwischen Diskussionsbeiträgen, ohne Namen, ohne Frist, manchmal nur als Absichtserklärung («Man sollte mal …»). Wer eine klare Aufgabenliste will, muss sie aus dem Text herausarbeiten.

KI kann das gut: Sie liest das Protokoll, erkennt Handlungsaufforderungen und stellt sie als Liste zusammen. Entscheidend ist, dass sie nur das übernimmt, was wirklich vereinbart wurde, und Lücken sichtbar macht. Dieser Beitrag zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Halten Sie die Grundlage bereit. Ein Protokoll oder gut strukturierte Notizen. Je klarer der Text, desto besser das Ergebnis. Wenn Beschlüsse und Vorschläge vermischt sind, hilft ein Beschlussprotokoll; siehe Beschlussprotokoll mit KI erstellen.

1. Prüfen Sie, was in die KI darf. Protokolle enthalten Namen, Zahlen und manchmal Vertrauliches. Nutzen Sie freigegebene Werkzeuge, anonymisieren Sie wo nötig und verwenden Sie für Personen Kürzel, wenn der Bezug anders nicht möglich ist.

1. Definieren Sie, was eine Aufgabe ist. Eine Aufgabe ist etwas, das jemand bis zu einem Termin tun soll und das in der Sitzung vereinbart wurde. Vorschläge, Ideen und Diskussionsbeiträge ohne Zusage gehören nicht dazu. Sagen Sie das der KI.

1. Lassen Sie die Liste erstellen. Bitten Sie um eine Tabelle mit den Spalten: Aufgabe, verantwortliche Person, Frist, Quelle im Protokoll (Traktandum, Abschnitt), Status der Angabe (ausdrücklich genannt / abgeleitet / fehlt). Verlangen Sie, dass fehlende Verantwortliche und Fristen nicht erfunden werden.

1. Gleichen Sie die Liste mit dem Protokoll ab. Prüfen Sie Zeile für Zeile: Wurde die Aufgabe wirklich vereinbart? Stimmt der Name? Stimmt die Frist? Fehlen Aufgaben? Streichen Sie, was die KI aus Vermutungen abgeleitet hat. Siehe KI-Protokoll prüfen.

1. Klären Sie Lücken. Bei fehlenden Verantwortlichen oder Fristen fragen Sie nach: «Wer übernimmt das, bis wann?» Tragen Sie die Antworten ein. Eine Aufgabe ohne Namen und Termin ist keine.

1. Verteilen und nachverfolgen Sie. Schicken Sie die Liste mit dem Protokoll oder in einer Nachfassmail; siehe Nach der Sitzung: Zusammenfassung per E-Mail. Legen Sie fest, wo die Aufgaben nachverfolgt werden und wann sie in der nächsten Sitzung besprochen werden.

Beispiel einer Aufgabenliste

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Fügen Sie das Protokoll ein, anonymisiert, wenn nötig.

Hier ist das Protokoll einer Sitzung. Ziehe daraus eine Aufgabenliste.
Regeln: 1. Übernimm nur Aufgaben, die in der Sitzung ausdrücklich vereinbart oder zugesagt wurden. Vorschläge, Ideen und Diskussionsbeiträge ohne Zusage sind keine Aufgaben. 2. Gib für jede Aufgabe an: Aufgabe in einem Satz, verantwortliche Person, Frist, Fundstelle im Protokoll (Traktandum/Abschnitt), Status der Angabe (ausdrücklich genannt / abgeleitet / fehlt). 3. Erfinde keine Verantwortlichen und keine Fristen; wenn sie fehlen, schreibe [fehlt]. 4. Liste am Ende getrennt alle Stellen auf, an denen eine Aufgabe nur angedeutet wurde («man sollte …»), als mögliche Aufgaben mit Fragezeichen.
Format: Tabelle mit den Spalten Nr. / Aufgabe / Verantwortlich / Frist / Fundstelle / Status. Schweizer Rechtschreibung.
Protokoll: [Text einfügen]

Wenn Ihr Betrieb ein Aufgabenverwaltungs-Werkzeug nutzt, bitten Sie zusätzlich um eine Ausgabe, die sich dort importieren lässt (zum Beispiel CSV).

Worauf Sie achten müssen

• Nicht vereinbart ist nicht aufgetragen: KI neigt dazu, aus Diskussionen Aufgaben abzuleiten, die niemand zugesagt hat. Streichen Sie, was nicht ausdrücklich vereinbart wurde, oder klären Sie es nach.
• Namen und Fristen prüfen: KI verwechselt Personen mit ähnlichen Namen oder weist Aufgaben falsch zu. Gleichen Sie jede Zeile mit dem Protokoll ab.
• Verbindlichkeit schaffen: Eine Liste, die niemand bestätigt, bleibt unverbindlich. Fragen Sie in der Nachfassmail nach Rückmeldung bei Einwänden bis zu einem Datum.
• Datenschutz: Protokolle können Personal- und Kundendaten enthalten. Verwenden Sie freigegebene Werkzeuge und geben Sie nur ein, was nötig ist; siehe KI bei Besprechungsaufnahmen, falls Sie mit Aufnahmen arbeiten.
• Prüfung durch eine Person: Die Protokollführerin oder die Sitzungsleitung bleibt verantwortlich für Richtigkeit. Die KI bereitet vor.
• Weniger ist mehr: Eine Liste mit 40 Aufgaben wird nicht abgearbeitet. Priorisieren Sie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller ist Schriftführerin im Verwaltungsrat einer Genossenschaft in Lenzburg. Das Protokoll der letzten Sitzung umfasst sieben Seiten und enthält viele «Wir sollten». Sie lässt die KI nur ausdrücklich vereinbarte Aufgaben auflisten.

Die Tabelle hat neun Zeilen, davon drei mit [fehlt] bei der Verantwortlichkeit und zwei Einträge als «abgeleitet». Frau Müller prüft mit dem Protokoll, streicht einen abgeleiteten Eintrag und klärt per Telefon die drei Lücken mit dem Präsidenten. Die bereinigte Liste mit acht Aufgaben geht zusammen mit dem Protokoll an alle. Bei der nächsten Sitzung sind sechs davon erledigt.

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Wie Sie Protokolle, Aufgabenlisten und Nachfassmails mit KI vorbereiten und Ergebnisse prüfen, behandeln die Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort: Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, Projektmanagement, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Führung Ihrer Sitzungsprotokolle ist nicht Teil dieses Kursangebots.

Häufige Fragen

Soll die KI die Aufgaben auch verteilen?

Nein. Die Verteilung ist Sache der Sitzungsleitung. KI kann Vorschläge für fehlende Verantwortliche machen, aber nur als Fragen, die Sie klären.

Kann ich die Liste direkt in mein Aufgabenprogramm übernehmen?

Ja, wenn das Format passt, etwa als Tabelle oder CSV. Prüfen Sie vorher die Inhalte und achten Sie auf Datenschutz bei Cloud-Werkzeugen.

Was, wenn das Protokoll schlecht strukturiert ist?

Dann lohnt es sich, zuerst das Protokoll zu verbessern, zum Beispiel mit einer Gliederung nach Traktanden und einer Markierung von Beschlüssen. Je klarer die Grundlage, desto zuverlässiger die Liste.