Audit-Checkliste mit KI aus Vorgaben erstellen

Das Problem

Im nächsten Monat steht das interne Audit an. Frau Müller soll prüfen, ob der Betrieb seine eigenen Qualitätsvorgaben einhält. Das Qualitätshandbuch hat 40 Seiten, dazu kommen Arbeitsanweisungen und Formulare. Welche Fragen soll sie stellen? Und wie stellt sie sicher, dass nichts Wichtiges fehlt?

Ein Audit ist eine systematische Prüfung, ob Vorgaben eingehalten werden. Bei einem internen Audit prüft der Betrieb sich selbst, oft als Vorbereitung auf eine externe Zertifizierung. Dazu braucht es eine Checkliste mit Prüffragen, die sich direkt aus den Vorgaben ergeben.

Eine solche Liste von Hand zu erstellen, ist aufwendig. Man muss jede Anforderung finden, in eine Frage umformulieren und festlegen, welche Nachweise man sehen möchte. KI kann diese Fleissarbeit stark beschleunigen. Sie kann aber auch Anforderungen erfinden oder aus allgemeinen Normen übernehmen, die für Sie gar nicht gelten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Umfang und Grundlage fest. Welcher Bereich wird geprüft, etwa Einkauf, Produktion oder Kundendienst? Welche Dokumente sind die Grundlage: Ihr Qualitätshandbuch, eine Norm, gesetzliche Vorgaben oder Kundenanforderungen? Ein klar begrenzter Umfang macht das Audit machbar.

1. Sammeln Sie die geltenden Vorgaben. Stellen Sie die aktuelle Fassung der Dokumente zusammen. Bei Normen beachten Sie das Urheberrecht: Normtexte sind meist geschützt. Arbeiten Sie mit Ihren eigenen Umsetzungsdokumenten oder mit Auszügen im Rahmen Ihrer Lizenz.

1. Lassen Sie die Anforderungen herausziehen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI soll jede Anforderung mit Fundstelle auflisten. Prüfen Sie stichprobenweise, ob die Fundstellen stimmen.

1. Lassen Sie Prüffragen und Nachweise formulieren. Zu jeder Anforderung gehört eine offene Frage («Wie stellen Sie sicher, dass…?») und ein Hinweis, welcher Nachweis erwartet wird, etwa ein Formular, ein Protokoll oder eine Stichprobe.

1. Streichen Sie, was nicht zu Ihnen passt. Die KI ergänzt manchmal Fragen aus allgemeinen Normen. Entfernen Sie alles ohne Fundstelle in Ihren Vorgaben, ausser Sie wollen das bewusst mitprüfen.

1. Testen Sie die Checkliste. Gehen Sie mit einer erfahrenen Kollegin einige Fragen durch. Sind sie verständlich? Lassen sie sich mit Nachweisen beantworten? Passen Sie an.

1. Nutzen Sie die Checkliste im Audit. Notieren Sie während des Audits Ergebnisse, Nachweise und Abweichungen. Wie Sie Nachweise ordnen und Abweichungen dokumentieren, zeigen die Seiten Auditnachweise ordnen und Abweichungsbericht erstellen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Checkliste für ein internes Audit.
Bereich: [z. B. Einkauf]. Grundlage: [Name des Dokuments, Version, Datum].
Bitte:
1. Liste alle Anforderungen aus dem Dokument auf, die den Bereich betreffen, jeweils mit Fundstelle (Kapitel/Seite).
2. Formuliere zu jeder Anforderung eine offene Prüffrage.
3. Nenne zu jeder Frage den erwarteten Nachweis (Dokument, Aufzeichnung, Beobachtung, Stichprobe).
4. Tabelle: Nr. | Anforderung | Fundstelle | Prüffrage | Erwarteter Nachweis | Ergebnis (leer) | Bemerkung (leer).
Regeln: Verwende nur Anforderungen aus dem Dokument. Ergänze keine Anforderungen aus allgemeinen Normen. Wenn eine Stelle unklar ist, markiere [UNKLAR].
Dokument: [Text einfügen]

Ersetzen Sie Bereich und Grundlage durch Ihre Angaben; kontrollieren Sie danach jede Fundstelle stichprobenweise im Originaldokument.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Anforderungen: KI kennt viele Normen und ergänzt gern deren Anforderungen. Prüfen Sie, ob jede Frage auf Ihre Vorgaben zurückgeht.
• Falsche Fundstellen: Kapitel- oder Seitenangaben können falsch sein. Prüfen Sie Stichproben.
• Urheberrecht bei Normen: Normtexte sind urheberrechtlich geschützt und lizenziert. Laden Sie sie nicht unbedacht in KI-Dienste hoch und halten Sie sich an Ihre Lizenzbedingungen.
• Vertraulichkeit: Qualitätshandbücher und interne Abläufe sind Geschäftsunterlagen. Nutzen Sie einen freigegebenen Dienst.
• Geschlossene Fragen: Ja/Nein-Fragen führen zu oberflächlichen Antworten. Offene Fragen und Nachweise zeigen, ob eine Vorgabe gelebt wird.
• Unabhängigkeit: Auditierende sollten möglichst nicht ihren eigenen Arbeitsbereich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Präzisionsmechanik-Betrieb im Jura bereitete sich auf eine Wiederholungszertifizierung vor. Die Qualitätsbeauftragte liess mit KI eine Checkliste für den Bereich Produktion erstellen. Die erste Fassung enthielt 45 Fragen, darunter mehrere zu Umweltmanagement, obwohl der Betrieb dafür gar nicht zertifiziert ist.

Nach dem Streichen aller Fragen ohne Fundstelle blieben 28 Fragen. Beim internen Audit fand sie zwei Abweichungen bei der Kalibrierung von Messmitteln, die vor dem externen Audit behoben wurden. Die Checkliste dient nun als Vorlage für die anderen Bereiche.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Angebot KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort finden Sie unter anderem Kurse zum Projektmanagement und zu Excel, Datenverständnis und Dashboards. Sie üben dort, Unterlagen mit KI zu strukturieren, Checklisten aufzubauen und Ergebnisse sorgfältig zu prüfen.

Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und mit Praxisaufgaben erarbeiten Sie einen verifizierbaren Abschluss. Die fachliche Verantwortung für Ihr Qualitätsmanagement bleibt bei Ihrem Betrieb.

Häufige Fragen

Kann die KI auch das Audit selbst durchführen?

Nein. Ein Audit braucht Gespräche, Beobachtungen und das Prüfen von Nachweisen vor Ort. Die KI kann bei der Vorbereitung und Auswertung helfen, nicht bei der eigentlichen Prüfung.

Wie viele Fragen sollte eine Audit-Checkliste haben?

Das hängt vom Bereich ab. Wichtiger als die Anzahl ist, dass alle wesentlichen Anforderungen abgedeckt sind und die Fragen in der verfügbaren Zeit beantwortet werden können.

Darf ich eine ISO-Norm in die KI hochladen?

Normen sind urheberrechtlich geschützt und lizenziert. Prüfen Sie Ihre Lizenzbedingungen. Oft ist es sinnvoller, mit Ihrem eigenen Qualitätshandbuch zu arbeiten, das die Norm umsetzt.

Wie oft sollte ich die Checkliste überarbeiten?

Immer dann, wenn sich Vorgaben ändern, und nach jedem Audit, wenn Fragen unklar waren oder gefehlt haben.