Nach einem Angebot nachfassen: E-Mail-Vorlage mit KI

Das Problem

Vor zwei Wochen haben Sie eine sorgfältige Offerte verschickt. Seither: Funkstille. Sie wissen nicht, ob die Kundin noch überlegt, ob die Offerte im Spam gelandet ist oder ob sie längst bei der Konkurrenz bestellt hat.

Viele zögern mit dem Nachfragen. Man will nicht aufdringlich wirken oder wie ein Verkäufer am Telefon klingen. Also wartet man weiter, und der Auftrag geht womöglich verloren, nur weil niemand nachgefragt hat.

Dabei schätzen viele Kundinnen und Kunden eine freundliche Erinnerung. Sie haben die Offerte schlicht vergessen oder warten auf eine Antwort auf eine Frage, die sie nie gestellt haben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie einen Zeitpunkt fest. Viele Betriebe fassen nach etwa einer Woche zum ersten Mal nach, bei grösseren Projekten etwas später. Notieren Sie das Datum direkt beim Versand der Offerte im Kalender.
2. Überlegen Sie sich einen Anlass. Eine Nachfass-E-Mail wirkt besser, wenn sie etwas bietet: einen freien Termin, eine Antwort auf eine typische Frage, eine günstigere Variante.
3. Öffnen Sie einen KI-Chat und lassen Sie mit der Vorlage unten zwei bis drei Fassungen erstellen. Kundennamen und Preise geben Sie nicht ein.
4. Wählen Sie den passenden Ton. Für Stammkunden darf es persönlicher sein, für neue Anfragen eher sachlich-freundlich.
5. Ergänzen Sie einen persönlichen Satz, der zeigt, dass Sie sich an das Anliegen erinnern, zum Beispiel an den gewünschten Termin oder eine Besonderheit.
6. Senden Sie die E-Mail aus Ihrem normalen Postfach als Antwort auf die ursprüngliche Offerte. So hat die Kundin alles in einem Verlauf.
7. Planen Sie die zweite Nachfrage. Kommt keine Antwort, folgt nach einer weiteren Woche oder zwei eine kurze, letzte Nachricht oder ein Anruf. Danach ist Schluss.
8. Halten Sie das Ergebnis fest, auch Absagen. So erkennen Sie mit der Zeit, warum Angebote nicht zustande kommen; mehr unter Verlorene Angebote auswerten.

Diese Abfolge hat sich bewährt:

Vorlage zum Kopieren

Schreibe eine kurze Nachfass-E-Mail zu einer Offerte.
Mein Betrieb: [Branche, Ort]
Angebot: [kurz, z. B. Neugestaltung Badezimmer]
Offerte versendet am: [Datum], gültig bis: [Datum]
Art der Nachfrage: [erste / zweite und letzte]
Kundenbeziehung: [Neukunde / Stammkunde]
Mehrwert, den ich anbieten kann: [z. B. freier Ausführungstermin im März, Variante mit günstigerem Material, kurze Besprechung vor Ort]

Anforderungen:
- Höchstens 90 Wörter.
- Freundlich, ohne Druck, ohne Floskeln wie «Wir haben noch nichts von Ihnen gehört».
- Eine klare, einfache Frage am Schluss, die leicht zu beantworten ist.
- Anrede mit Platzhalter [Name], Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung mit «ss».
- Platzhalter [persönlicher Satz] für einen Bezug zum Gespräch.
Erstelle drei Varianten: herzlich, sachlich und sehr kurz.

Wählen Sie eine Variante, ergänzen Sie den persönlichen Satz und senden Sie die E-Mail als Antwort auf Ihre Offerte.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht zu oft. Zwei Nachfragen sind in der Regel genug. Wer öfter schreibt, wirkt aufdringlich und schadet der Beziehung.
• Kundendaten nicht in Gratis-KI. Namen, Adressen und Offertbeträge lassen Sie im Chat weg. Die KI braucht nur den Rahmen.
• Keine neuen Zusagen ohne Prüfung. Wenn die KI einen Rabatt oder eine kürzere Lieferzeit ins Spiel bringt, die Sie nicht vorgesehen haben, streichen Sie das.
• Auf Einwände vorbereitet sein. Häufig kommt als Antwort «zu teuer». Wie Sie darauf reagieren, zeigt Auf Preiseinwände antworten.
• Absagen akzeptieren. Bedanken Sie sich auch für eine Absage. Das hinterlässt einen guten Eindruck für spätere Anfragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleines Umzugsunternehmen in St. Gallen verschickt pro Woche rund zehn Offerten, aber nur ein Teil wird beantwortet.

Vorher: Nachgefragt wird nur, wenn gerade Zeit ist, und dann per Telefon mitten am Tag. Viele Kundinnen sind nicht erreichbar.

Nachher: Die Disponentin erstellt mit der Vorlage zwei Standardtexte und speichert sie als Outlook-Vorlagen. Beim Versand jeder Offerte setzt sie eine Kalendererinnerung nach sieben Tagen. Die erste Nachfrage bietet jeweils einen konkreten freien Umzugstermin an. Mehrere Kundinnen antworten, sie hätten die Offerte schlicht vergessen. Wer absagt, nennt oft den Grund, was beim Kalkulieren künftiger Offerten hilft.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Kontext, Ziel und Ausgabeformat so festzulegen, dass die KI Texte im gewünschten Ton liefert. Sie üben, Beispiele zur Steuerung einzusetzen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen.

Am Ende erarbeiten Sie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Ablauf aus Ihrem Beruf, etwa für die gesamte Offertkorrespondenz von der Anfrage bis zur Nachfrage. Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Häufige Fragen

Soll ich per E-Mail oder per Telefon nachfassen?

Beides ist möglich. Die E-Mail hat den Vorteil, dass die Kundin in Ruhe antworten kann und den Verlauf vor sich hat. Ein Anruf ist persönlicher und eignet sich gut für die zweite Nachfrage oder bei grösseren Aufträgen.

Was, wenn die Kundin schreibt, sie habe sich noch nicht entschieden?

Bedanken Sie sich und fragen Sie, ob noch Informationen fehlen oder ob ein späterer Kontakt passt. Notieren Sie das vereinbarte Datum und melden Sie sich dann wie abgemacht.

Kann ich das Nachfassen automatisieren?

Ja, viele CRM-Programme, also Systeme zur Kundenverwaltung, können Erinnerungen oder vorbereitete E-Mails auslösen. Lassen Sie automatische E-Mails trotzdem persönlich klingen und prüfen Sie, ob die Kundin nicht inzwischen telefonisch geantwortet hat. Tipps zur Pflege solcher Notizen bietet Verkaufsnotizen mit KI ins CRM übertragen.